新形勢下檔案管理人員素質提升對策

高強

摘 要：新形勢雖然為檔案管理工作創造了良好的發展條件，但同時也對檔案管理工作提出了更多的挑戰。在這種情況之下，檔案管理人員就必須要根據社會和經濟的發展情況對檔案管理模式進行優化創新。還要樹立相對較高的創新意識、安全意識、服務意識，這樣才能更好的解決檔案管理過程當中遇到的一系列問題和困難。本文首先分析了檔案管理工作開展過程中檔案管理人員的素質問題，然后分析了新形勢下全面提高檔案管理人員素質的有效措施。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；人員素質；提升對策

在社會發展和科技發展進程不斷加快的情況之下，各行各業都已經步入了激烈的市場競爭當中，這使得各行各業必須要面臨來自市場和各方面的發展挑戰。檔案管理工作是發展過程當中必不可少的重要內容，對企業和單位的全面和可持續的發展產生著深刻的影響。然而，現階段的檔案管理工作卻并沒有樹立激烈的市場競爭意識，這不僅會大大的降低檔案管理工作的整體效率，同時也會使檔案管理工作的各方面優勢不斷喪失。為了能夠全面的提升檔案管理工作的整體效率和質量，相關部門就必須要全面加強對檔案管理工作的重視。

1 檔案管理工作開展過程中檔案管理人員的素質問題分析

（一）新舊員工交替

現階段，大部分的單位和企業都引進了先進的信息化技術對重要檔案進行有效的管理，在信息化發展日益加劇的情況之下，檔案管理工作對于工作人員的各方面素質和網絡技術水平的要求不斷提高。在實際的管理過程中，70后的員工數量相對較多，而80后的員工占據比例相對較少。這部分工作人員雖然具有豐富的檔案管理經驗和檔案管理專業知識，但是網絡專業知識和計算機技術卻是這些管理人員的短板。這些管理人員大部分都是沿用傳統的檔案管理模式來進行檔案管理，而且本身接受新知識和新事物的能力相對較差，因此很難滿足越來越高的檔案管理工作的要求。而由于編制和其他方面的問題，企業和單位很少安排具備較高網絡專業知識和實際管理能力的80后和90后的人員參與到檔案管理工作當中，這就會使得檔案管理工作相對落后于社會的發展現狀，從而嚴重地阻礙了信息化檔案管理體系的有效構建。

（二）缺乏管理人才

想要確保信息化檔案管理工作能夠順利展開，檔案管理人員不僅要具備較為豐富的專業知識和管理能力，同時還要能夠掌握與檔案管理有關的其他領域知識，并且具備相對較高的網絡設備、軟件系統、網站數據庫、局域網等操作和維護的能力。另外，管理人員還必須要做好更新工作和日常的維護工作，并且要采取有效的措施不斷地提升檔案管理信息數據庫的安全性和科學性，這樣才能夠確保檔案管理信息化系統能夠高效快速的運行，從而能夠保質保量的完成相關的檔案管理工作。然而，在實際的信息化檔案管理系統的構建過程當中，由于相關的企業和單位投入資金相對較少，從而使得管理設備和管理技術不能夠與社會保持同步發展，這嚴重地阻礙了檔案管理工作效率的全面提升。加之檔案管理工作的發展空間相對較小，大部分的檔案管理工作人員的待遇較差且工資相對較低，這就使得具有較高計算機專業知識和操作能力的人才不愿意到檔案管理部門工作。在嚴重的缺乏具有較高水平和管理能力的高素質管理人才的情況之下，檔案管理過程當中遇到的各種問題不斷的增加。

2 新形勢下全面提高檔案管理人員素質的有效措施

（一）建立健全的獎懲體制

檔案管理工作本身涉及的內容相對較多，在長期重復、繁瑣的文字工作過程當中，工作人員的熱情和積極性會受到極大的消磨。這就會使得工作人員在實際的工作過程中出現一系列的不良情緒和消極心理，對檔案管理工作的效率和質量的提升造成一定程度的阻礙。因此，相關部門就必須要充分地考慮工作人員的實際工作情況，在管理過程當中制定較為完善的檔案管理獎懲制度，嚴格的對檔案管理工作人員的實際管理行為進行詳細而規范的要求。相關部門可以適當的提高獎勵力度，從而全面的激發檔案館工作人員的工作積極性，同時也要加大違規操作和管理不當的相關處罰力度，確保檔案管理工作的整體質量能夠得到顯著提升。相關部門可以根據檔案管理人員的業務能力和創新水平對其進行綜合評價，然后為表現較為優秀的員工提供相應的物質獎勵和精神獎勵，也可以在實際的檔案管理工作過程當中推行末位淘汰制，對于工作過程當中消極怠工和表現相對較差的管理人員，就要根據情況給予其適當的處分，管理行為對檔案管理工作造成嚴重不良影響的員工，相關部門可以根據實際情況考慮調離或辭退該員工。

（二）全面加強員工的培訓

在檔案管理工作開展的過程當中，無論是傳統的檔案管理，還是信息化的管理，都需要依靠管理工作人員來執行相關的操作。因此，檔案管理工作人員的管理能力和管理水平，對檔案管理工作開展的效果會產生較大的影響。因此，為了確保管理人員能夠樹立全新的自主學習和創新管理的意識，并且能夠在日常的工作當中積極主動地完成各項檔案管理任務，相關機構就必須要制定較為科學的員工培訓機制，分層次、有目的性地安排工作人員參加針對的職業技能培訓。

一，相關機構必須要改變傳統的隨機培訓的方式，根據管理工作的要求制定科學有效的培訓計劃，并且將培訓計劃納入到年度工作計劃和發展計劃當中。安排專業的工作人員對計劃執行的實際情況進行有效的監督，并且根據實際的培訓效果對培訓計劃進行優化調整。這樣能夠顯著的提升檔案管理人員培訓的制度化和經常化水平。二，在傳統的員工培訓過程當中，大部分的單位和機構都選擇開展講座和聽取主題報告的方式來加強培訓，這種培訓通常是安排全體員工共同進行。培訓的內容和培訓的形式較為固定，且培訓缺乏針對性和適應性，因此很難使培訓取得相對較好的效果。因此，相關部門就必須要充分的利用互聯網絡和多媒體技術，在原有的培訓基礎上不斷的增加交流學習和參觀訪問，并且充分的利用QQ和微信，以及構建員工培訓專業平臺等的方式，全方面、多層次地開展檔案管理工作人員的專業化培訓。三，在管理人員參加培訓之后，相關機構還必須要建立較為完善的培訓后考察制度和培訓考試制度，并且安排工作人員對檔案管理人員的培訓效果進行全面檢測和考核。

3 結束語

檔案管理工作主要是對各種信息和資料進行收集和整理，看似簡單的工作想要做好卻十分困難。不僅要求管理人員首先要具有較高的管理能力和專業知識，同時還要具備豐富的管理經驗，這樣才能夠在檔案管理工作發生問題的第一時間采取有針對性的措施進行解決。除此之外，相關部門還必須要與時俱進地引進先進的管理技術和管理設備，并定期地安排專業的檔案管理工作人員參加強化培訓。這樣不僅能夠使檔案管理工作能夠達到預期的效果，同時也能為檔案管理工作人員的工作能力和服務水平的全面提升奠定良好的基礎。

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