淺析信息時代下檔案管理的創新

摘 要：在現代化發展非常迅速的今天，每個行業的發展與改革都離不開創新，因為創新是改革動力的源泉，因此在信息時代飛速發展的今天，檔案管理工作也需要進行不斷的創新。傳統的檔案管理工作已經不能適應現代社會發展的節奏，從客觀方面而言必須對檔案管理進行創新，若想讓檔案管理工作有更進一步的發展，就要對其進行科學的信息化建設，以此達到應用科學的信息化手段完成檔案管理工作的根本目標。文章從信息化入手，闡述了檔案管理信息化相關的內容與任務，分析了檔案管理在創新過程中存在的問題及策略，從而進一步促進檔案管理工作的不斷創新。

關鍵詞：信息化；檔案管理；創新

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化的含義

在檔案行政管理部門工作指導中，檔案管理信息化指在相關檔案行政管理機構的科學組織與引導下，在檔案管理的過程中利用現代化的信息技術，收集與保存檔案有關的信息資源，更加有效的利用檔案信息資源。

1.2 檔案管理信息化的特點

1.2.1 我國檔案管理行政部門不斷的完善檔案管理，對其進行了科學的管理，制定了較為統一的信息化管理政策及其法律法規。

1.2.2 在革新傳統的檔案管理之后，對電子檔案及其相關文件進行信息化管理，這意味著我國的檔案管理已經步入信息化。

1.2.3 在檔案管理信息化的過程中，充分展現了當今信息技術給檔案管理帶來的便利之處，已經達到數字化與現代化管理的目的，進一步提升了檔案管理工作效率。

2 檔案管理信息化建設的相關內容及任務

2.1 檔案管理信息化建設的主要內容

2.1.1建設基礎設施

在檔案管理的信息化建設中，其先決條件就是要建設先進的軟件與硬件基礎設施，這決定著檔案管理是否能真正實現信息化。我國若想構建一個具有統一標準的檔案管理信息化的平臺，就必須要確保國家檔案行政管理機構的基礎設施建設與各地區檔案管理信息化基礎設施的建設同步發展，只有這樣才能確保全國擁有一個統一的檔案管理信息化平臺。

2.1.2統一標準規范

在檔案管理信息化的過程當中，一定要重視信息化管理的標準規范，在制定該標準規范時必須要做好前期的調研與分析工作，再結合現有的標準對其進行合理的完善，做到全國標準規范完全統一。

2.1.3建設人才隊伍

由于社會在不斷的發展進步，對高素質人才的需求量越來越大，其要求也越來越高。因此，我國要在相關方面對檔案工作人員進行專業培養，尤其是要提升管理人員在計算機技術的方面的應用水平，只有提高檔案管理人員的科學技術水平，才能更好的服務于檔案管理信息化的建設。

2.2 檔案管理信息化建設的任務

檔案管理發展至今，進一步提升檔案管理人員的信息化管理能力，大力促進國家檔案管理信息化的發展，推動檔案管理信息化的基礎建設是根本任務。為了真正實現檔案管理信息化，我國相關檔案行政管理機構對其進行了統一規劃，并推動各地方單位普及信息化技術，通過先進的信息化管理技術提高檔案資源的利用率。

3 信息時代下檔案管理創新現存的問題及其策略

3.1 規劃缺乏前瞻性

就我國目前的實際情況而言，我國在檔案管理信息化的發展規劃中存在規劃缺乏前瞻性等問題。之所以制定的規劃較為落后，基本原因有以下幾點：其一，在一般的檔案信息資源的管理過程中，大都呈現出空間分割特點，在其資金與權限方面也有一定的限制，統一規劃出全國標準相當困難。其二，當檔案自信化發展一定的改變時，檔案信息管理系統的設計在一定程度上會發生改變。

為了改變這一現狀，檔案管理信息化應該構建一個統一的數據庫，將分散的信息資源統一存儲，不過該方法不能很好的實現信息共享。此外，地區檔案管理部門在進行體制改革時一定要考慮地區數字檔案館的基本情況，最好在產生電子文件之前就做好檔案信息化的建設，把現行的相關文件統一進行管理，使其達到檔案信息資源統一管理的目的。

3.2 服務理念較落后

隨著檔案管理信息化的不斷發展與進步，其服務的對象也由傳統的領導層逐步涉及到最基層，經歷了由內到外的拓展，在很大程度上擴展了其服務對象。然而在擴大對象層面的過程中，面臨著檔案信息資源的安全與保密問題，在與其相關的經濟利益與社會效益方面也面臨著諸多問題。

為解決服務理念落后這一問題，首先要做的就是全面增強其服務觀念思想，我國在建設信息化基礎設施時，就要考慮到檔案管理信息化的相關進程。不僅如此，在不涉及國家規定的保密檔案信息資源的前提下，應該進一步拓展檔案信息化服務層面，國家在規劃信息化建設時要涉及到不同地方檔案信息化管理工作，在人力、物力等方面給予更多的支持。此外，在檔案信息化發展的過程中，要對其進行科學的指導，各地方有關行政單位在發展電子政務時要注意與國家檔案信息化的發展保持同步。最后，我國相關部門還要不斷完善檔案信息化管理的法律體系。國家及各地方政府在制定該方面的法律法規時必須要保證能夠確保檔案信息管理的安全，在大力發揮檔案信息資源的同時保證該信息資源能夠被合法使用。

3.3 法律法規不健全

在檔案管理信息化發展的過程中，雖說我國在相關方面制定了一定的法律法規，但已經出臺的法律法規還不能滿足檔案管理發展的實際需求，沒有形成良好的法律體系。

為了完善相關法律法規，我國在發展計算機網絡等一些現代化信息技術時一定要結合國際相關標準，使其能夠達到統一規范的目的。再者，在檔案信息管理的過程中一定要根據國家嚴格的規定進行操作，并在檔案管理信息化方面制定科學合理的行業規范與標準。最后，國家要促進檔案信息化管理法律機制的建設，進一步加快標準化建設的進程。

3.4 信息共享不流暢

在信息技術飛速發展的今天，各行各業卻還存在著或多或少的信息壁壘，而檔案管理信息化也不例外，在發展的過程中也面臨著信息流通不暢等問題。

為了達到信息共享這一目的，我國有關管理部門要改革現行的工作方式，傳統單純管理型的理念已經不符合現代化發展的標準，因此要將其改革成服務型模式，也就是把多個管理職能部門進行合理的整合，將檔案管理工作變成協調服務。

4 結束語

在這個科學技術飛速發展的時代，各行各業的發展都需要對其進行不斷的改革創新，檔案管理工作亦是如此。當今，信息化的發展對檔案管理工作提出了更高的標準，只有對檔案管理工作進行創新，才能促進檔案管理工作的不斷進步。但是在對檔案管理工作進行創新的過程中，一定要保護好國家與民眾的利益，為大量檔案信息資源需求者提供優質服務。通過不斷完善檔案信息化管理的基礎設施，推動檔案管理信息化發展的速度，讓創新成為檔案管理信息化發展的動力源泉。

參考文獻

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[2]郭歡.檔案管理存在問題及改進措施[J].城建檔案.2017（07）

[3]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務.2016（18）

作者簡介

李海玲（1984-），女，漢，山西省呂梁市離石區，本科，山西省呂梁市國土資源局，研究方向：檔案專業。endprint