事業單位文書檔案管理相關思考

劉云愛

摘 要：文書檔案管理工作是事業單位日常基礎性工作之一。文書檔案是事業單位行政管理事務活動開展過程中所形成的信息文件，它詳細記錄了事業單位的發展歷程，對于事業單位其他管理工作實施具有參考及借鑒價值。在事業單位改革背景下，文書檔案管理變得愈來愈重要，很多事業單位文書檔案管理水平也有所提升，但依然存在部分因素對文書檔案管理質量產生了一定影響，使文書檔案的功能價值受到了約束。基于此，本文對事業單位文書檔案管理進行了分析，并結合相關問題提出了一定策略，以供參考。

關鍵詞：文書檔案；事業單位；管理；建設

1 事業單位文書檔案管理重要性分析

對于事業單位日常運行而言，文書檔案管理起到了重要的輔助性作用[1]：（1）文書檔案完整地記載了事業單位當前工作狀況及單位發展歷史。以文書檔案為鑒，可對其他管理活動如財務管理、業務管理等進行有效指導，有利于形成一個穩定的內部環境。文書檔案當中蘊含了大量信息，對這些信息進行開發，能夠將其中的潛在價值發掘出來，為事業單位健康發展提供助力。（2）文書檔案是對國家檔案的良好補充。客觀角度來看，事業單位文書檔案是國家檔案的重要組成。做好文書檔案管理工作意味著能夠為政府保存下重要的文件資料。特別是在事業單位改革背景下，這些檔案能夠為相關工作提供參考，有利于促進事業單位合理、科學轉型。（3）事業單位文書檔案是事業單位管理機關登記管理工作的原始記錄材料，記錄了事業單位整個生命周期當中的歷史活動。因此，事業單位文書檔案也能夠作為事業單位有效的法律憑證。當事業單位面臨法律問題時，這些文件資料具有法律憑證價值。

2 現階段事業單位文書檔案管理過程中存在的缺陷

雖然事業單位文書檔案管理的地位變得愈來愈重要，并且很多事業單位文書檔案管理水平較以往有所提升，但在具體工作實施過程中還是暴露了一定問題，具體表現為以下幾個方面：（1）歸檔意識有待增強。文書檔案立卷歸檔工作是文書檔案管理過程中的重要環節之一。但部分檔案管理人員立卷歸檔工作較被動，依法歸檔意識有待提升。檔案資料收集上，往往依靠檔案管理部門索取，而不能做到主動移交材料[2]。在歸檔時，工作不夠細致，材料遺漏現象較為普遍，對文書檔案質量及整體管理效率產生了一定程度影響。（2）事業單位文書檔案管理制度存在一定缺陷。與其他類檔案相比，文書檔案所涉及的內容更為復雜，管理程序較多。部分事業單位領導對文書檔案管理的重要性認知程度還不夠，缺乏有效的監督，導致文書檔案管理細節有所缺失。同時，事業單位在文書檔案管理方面缺乏相應的約束機制，這造成部分檔案管理人員在實際工作當中表現得有所散漫，存在歸檔不及時、資料整理不齊全等問題，工作態度上還有待改進[3]。再加上未能針對文書檔案管理制定相應的責任制度，導致管理工作實施較為隨意，尚未形成規范化、標準化的流程。（3）文書檔案信息化建設步伐有待加快。部分事業單位在文書檔案管理過程中，采用的依然是傳統人工管理模式，不僅效率低下，還容易出現差錯。同時，紙質化的文書檔案管理在信息共享方面存在較大短板，更新文檔信息也十分不便。目前來看，一些事業單位尚未將信息化技術與文書檔案管理充分融合起來，相關軟、硬件設施建設滯后，無法滿足文書檔案信息化管理實際需求。

3 完善事業單位文書檔案管理的有效策略

3.1 重視公文立卷歸檔

一方面，要落實好公文處理工作。公文一般具有現行效用，但并不具備原始記錄性。也就是說，要對公文進行妥善處理，才能將之轉變為有效的文書檔案。然而，很多事業單位在公文處理與文書檔案工作銜接上還存在一定不足。為了充分落實好公文處理工作，相關工作人員要重視公文審核，確保公文內容描述的準確性，以保證公文處理質量。同時，要注重公文檔案分類、篩選工作[4]。文書檔案管理人員在歸檔前要對公文價值做出有效評估，以公文的重要程度為切入點，對其進行分類篩選、整合，對具有保存價值的公文文件進行歸檔。檔案管理人員及公文處理人員應該加強溝通協作，并不斷增強自身文書檔案管理意識，實現文書工作與檔案管理的良好銜接，為公文立卷歸檔打下扎實基礎。另一方面，在公文立卷歸檔實施過程中，要明確歸檔目標與核心內容，并將公文立卷歸檔與單位長期發展目標充分關聯起來，做到“凸顯重點，層次清晰”。對于相似的公文文件應該進行有效鑒別，盡量降低文件重復度，提升文書檔案利用率。歸檔過程中，要對檔案相關材料進行全面核查，做到“查缺補漏”，保證檔案材料、文件信息的完整性，實現“無損歸集”。

3.2 完善事業單位文書檔案管理制度建設

要實現事業單位文書檔案管理科學化、合理化、規范化，必然離不開相關制度的支持。一方面，事業單位要完善文書檔案管理監督機制。通過建立健全的監督機制，并加大執行力度，以便及時發現文書檔案管理過程中存在的疏漏，并獲得有效的解決方案，對文書檔案管理工作進行持續性改進，以形成一個良性循環[5]。同時，健全的監督機制也能夠促使相關工作人員增強崗位責任感，改變以往檔案管理人員隨意、散漫的工作態度，使其全身心投入到文書檔案管理當中，進一步提升工作效率。通過對文書檔案管理進行量化評價，促進標準化管理模式的形成。另一方面，單位內部要重視人才培養機制建設。落實文書檔案管理的關鍵在于人，通過加強內部相關人才隊伍建設，才能讓相關工作充分發揮成效。單位要激勵檔案管理人員加強自主學習，并組織系統性的業務技能培訓，使其業務能力不斷增強。同時，部門內可定期開展探討會議，讓相關工作人員互相交流心得。另外，要注重檔案管理人員服務意識培養，通過教育引導，不斷提升其職業道德素養，使其能夠主動、積極地投入到日常工作當中。

3.3 加快文書檔案管理信息化建設步伐

首先，要更新文書檔案管理理念。為進一步提升管理工作效率，應該轉變傳統管理模式，將信息化技術融入其中，利用計算機、網絡、信息技術等手段，進行文書檔案資料收集、分類與整合。單位領導要重視文書檔案管理信息化建設，在人力、財力方面要加大投入力度，對陳舊軟硬件設備進行更新，創造一個良好的設備環境，將紙質化管理轉變為無紙化、自動化管理。其次，要加快文書檔案數據庫建設步伐。單位可聘請第三方專業機構參與數據庫建設，以保證數據庫的專業性。在數據庫建立過程中，要確保資料收集的全面性，避免信息遺漏。另外，要做好檔案備份，保證文書檔案的安全性，確保檔案信息文件不會丟失。

4 結語

新形勢下，事業單位文書檔案管理工作要求變得愈來愈高。要進一步完善事業單位文書檔案管理，就需要完善相關制度建設。通過落實公文立卷歸檔，加強信息化建設，提升管理工作質量及效率，為事業單位穩定發展奠定信息基礎。

參考文獻

[1]陳美珍.基于新形勢下事業單位文書檔案管理工作研究[J].城建檔案，2015（04）：66-68.

[2]劉晶.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江史志，2015（13）：179.

[3]王玲.淺談事業單位文書檔案的規范化管理[J].黑龍江史志，2015（11）：120.

[4]梁威.新時期事業單位文書檔案管理工作的現狀及強化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：153.

[5]劉丹.淺談信息化背景下事業單位文書檔案管理工作[J].科技展望，2016，26（16）：226.endprint