加強檔案數字化建設提高科技檔案利用率

摘 要：作為國家檔案的重要組成部分，科技檔案利用效率的高低直接影響著政府機關、事業單位以及社會團體的工作質量，而隨著信息化時代的到來，如何提高科技檔案的利用率已然成為相關檔案管理部門所面對的重要問題。因此，本文基于科技檔案的利用價值，重點探究了加強科技檔案數字化建設的措施，以供參考。

關鍵詞：科技檔案；數字化建設；檔案利用率

隨著經濟的高速發展，作為第一生產力的科技已成為提升國家經濟核心競爭力的關鍵因素，因而科技檔案也得到了日益廣泛的關注和重視。所以，想要切實發揮科技檔案的內在價值，就必須順應當今的數字化發展趨勢，不斷加強科技檔案的數字化建設，提升檔案的利用率，因此本課題的研究具有積極的現實意義。

1 科技檔案的利用價值

所謂的科技檔案，就是指在科研活動中形成的已實現整理歸檔的科技材料，其中包括了豐富的最新科研成果、原始數據資料、先進技術以及科研秘密等，是各類檔案中最具利用價值的檔案之一[1]。科技檔案是人們進行研究、生產以及設計等活動的重要參考資料，若能充分利用科技檔案，了解和掌握先人的研究結晶，就能有效避免走彎路情況的出現，大大提高了科研效率，節約了大量的人力、物力和財力，對于提升科研水平、促進經濟發展具有十分重要的作用。而隨著數字化進程的加快，若科技檔案仍采用傳統的紙質管理，隨著檔案數量的增多，不僅會造成檔案管理和查詢難度的加大，更會在一定程度上導致數據資料的丟失或損耗，進而極大影響了科技檔案的利用率，使其無法切實發揮內在價值，因此，做好科技檔案數字化建設是大勢所趨。

2 加強科技檔案數字化建設的措施

2.1 轉變利用觀念

第一，單位領導。領導應不斷提高對科技檔案數字化建設的重視程度，認識到科技檔案不僅是國家珍貴的數據信息，更涉及到各個領域的發展前途問題，因而應在保證科技檔案管理質量的基礎上，將科技檔案數字化工作置于首要地位，為加快檔案數字化建設出謀劃策，真正意義上地做好數字化建設工作。除此以外，領導也應加大對檔案管理部門的經費投入，為管理部門配置先進的數字化管理設備，以為數字化建設工作打下良好的軟硬件基礎，同時定期對管理人員進行思想教育，讓他們能切實認識到科技檔案數字化的意義和價值，提高人員對數字化建設的重視。

第二，管理人員。部門人員應積極轉變檔案利用理念。科技檔案是我國科研成果的集合，其中包括了各個科研領域的重要成果信息，其重要性自然是不言而喻。要想切實發揮科技檔案的價值，就必須跟上時代發展步伐，做好數字化建設工作，否則就難以提高科技檔案的利用率。管理人員應擺脫傳統等人查檔觀念的束縛，要切實認識到檔案管理不是目的，充分利用檔案才是目標，想要更好地用活用好檔案，就必須依靠數字化技術，積極主動地為調檔者提供服務，以進一步提高服務效率，從而為科研人員提供更為優質的檔案服務。

2.2 做好編研工作

科技檔案編研工作的質量高低同樣影響著檔案數字化建設的質量。只有切實完成科技檔案的編研工作，才能挖掘出檔案中潛在的極具價值的信息，才能為數字化建設打下良好的數據基礎，進而提高檔案的利用效果。首先，管理人員應深入了解和把握當下的檔案利用需求，通過對近段時間檔案調用者的分析，把握近來較為熱門的研究課題，并以此來為依據對科技檔案進行分主題地系統地數據整理；其次，部門人員應明確掌握單位的庫存檔案數據。只有這樣才能讓管理人員更好地了解當前檔案資料的數量和分類情況，以為數字化建設奠定堅實基礎；最后，管理人員應切實做好檔案編研工作，檔案管理人員應對科技檔案中的原始資料進行選擇、處理和加工，以形成分類清晰、內容齊全的檔案成果。

2.3 建立管理平臺

想要真正做好科技檔案的數字化建設工作，最為關鍵的就是建立完善的數字化檔案管理平臺。首先，應用影像掃描技術，將科技檔案中的全部數據信息轉換為能為計算機所識別并能有效存儲的數字資料，其中包括有檔案的目錄信息以及原文數據，以初步實現紙質科技檔案的數字化處理，同時也應妥善保管原始紙質檔案，這是因為在信息轉換過程中，極有可能由于技術或人為等因素造成信息的損耗或丟失，因此，在實現檔案數字化的過程中也應做好原始檔案的保管工作；其次，對已轉換完成的科技檔案數字信息數據進行整合并建立起完善的數字檔案數據庫，同時依據一定的標準將其中的檔案信息進行系統地分類處理，此外，也應不斷完善數據庫的更新和整合功能，以保障檔案數字信息的安全性；最后，建立起數字化檔案管理平臺，實現數據庫信息的共享，不斷完善信息搜索及查詢功能，以加快檔案服務速度，提供檔案的利用效率，同時也應設置權限制度，使得各調檔者只能在一定的權限范圍內進行檔案的查詢以及下載，而無法對信息內容進行修改，以此來保證檔案信息的安全性。

2.4 提升人員素養

首先，單位應做好檔案管理人員的培訓工作，定時定期地開展專業管理技能培訓以及開辦與數字化技術主題相關的講座，以此來提高管理人員的學習積極性，有效提升部門人員的業務素養、管理水平以及數字技術水平，激發人員的創新意識和服務意識，使其能更好地滿足當前的科技檔案管理需求；其次，單位也應加大專業人才引入力度，聘請兼具專業檔案管理經驗以及計算機網絡技術的復合型人才，加強單位的科技檔案管理人才隊伍，為實現科技檔案數字化奠定人才基礎；最后，領導應依據當前單位實際的科技檔案數字化情況，完善績效考核制度，對管理人員各個階段的科技檔案數字化建設工作成果以及檔案服務情況進行考核，并將考核結果與薪資、年終獎金、優秀評比以及職位升遷等關乎個人利益和榮譽的項目直接掛鉤，以此來進一步提升管理人員對于檔案數字化建設的重視，提升檔案的利用率[3]。

3 結論

總而言之，加強科技檔案的數字化建設是提升檔案利用率的基礎和前提，也是進一步提升檔案管理部門工作效率和發揮科技檔案內在價值的核心手段，因此，實現科技檔案數字化是大勢所趨，檔案管理部門應不斷提高對于科技檔案的重視程度，積極轉變傳統的管理觀念，打造數字化管理平臺，以提升檔案利用率。

參考文獻

[1]王紅英.加強檔案數字化建設提高科技檔案利用率[J].東方企業文化，2014，07：241.

[2]張欣.淺談如何提高科技檔案的規范化管理和利用率[J].管理觀察，2013，28：141-142.

作者簡介

肖婷婧（1985-），女，漢族，河南駐馬店人，本科，助理館員，現從事檔案管理方面工作。endprint