初探信息時(shí)代檔案管理工作存在問題及對策

郭亞軍

摘 要：隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中也逐漸凸顯出了信息技術(shù)的優(yōu)勢。與傳統(tǒng)檔案管理工作不同，信息時(shí)代下的檔案管理工作主要借助了計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息化技術(shù)來進(jìn)行的。因此，在實(shí)際中就要分析出現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的不足，采取有針對性的方法，提高管理的效果。基于此本文針對信息時(shí)代下的檔案管理工作進(jìn)行了簡要闡述，并提出幾點(diǎn)個(gè)人看法，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；問題分析；對策探究

在社會經(jīng)濟(jì)的的發(fā)展下，我國已經(jīng)進(jìn)入到了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中，且信息管理與公開已經(jīng)成為了社會發(fā)展的重要體現(xiàn)之一。作為一項(xiàng)比較復(fù)雜的、工作量較大的工作，就要利用好信息技術(shù)，以此來提高檔案管理工作的質(zhì)量。但是由于我國的檔案管理工作信息化發(fā)展時(shí)間相對較短，所以在實(shí)踐操作中不可避免的出現(xiàn)了較多的問題。因此，就要做好解決工作，滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。

1 現(xiàn)階段信息時(shí)代檔案管理工作中存在的不足

1.1 通用性不足

就目前的檔案管理軟件來說，存在著不統(tǒng)一的特點(diǎn)，且相關(guān)部門中所使用的計(jì)算機(jī)型號以及系統(tǒng)軟件上也存在著較大的差異，這樣也就給我國的檔案管理軟件研發(fā)工作帶來了問題。其次，對于電子政務(wù)系統(tǒng)以及辦公自動化系統(tǒng)來說，也存在著統(tǒng)一研發(fā)難以實(shí)現(xiàn)的問題。由于軟件上的通用性不足，使得檔案信息不能實(shí)現(xiàn)共享，從而也就限制了檔案的信息化發(fā)展。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)程度不足

對于不同地區(qū)中的檔案管理工作來說，在建立內(nèi)部網(wǎng)站的過程中并沒有采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化的建設(shè)形勢，這樣也就使得后期管理上出現(xiàn)了風(fēng)格迥異等問題，最終也就難以滿足標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理需求，不僅降低了標(biāo)準(zhǔn)化管理的程度，同時(shí)也難以滿足高效化的要求[1]。

1.3 安全性與保密性不足

借助信息化的管理手段，雖然減少了檔案管理工作中的工作量，但是由于現(xiàn)階段的網(wǎng)絡(luò)病毒與黑客影響，使得管理系統(tǒng)很容易受到攻擊而造成系統(tǒng)癱瘓問題，嚴(yán)重的還會出現(xiàn)重要資料丟失等問題。其次，在不穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，也降低了檔案管理的安全性，最終也就難以滿足信息時(shí)代下的檔案管理工作需求。

1.4 綜合素質(zhì)不足

對于信息時(shí)代檔案來說，與傳統(tǒng)的檔案管理上存在著較大的差異，也就要求工作人員要掌握好現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能操作好計(jì)算機(jī)，同時(shí)也可以在軟件出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)采取有效的措施來進(jìn)行處理。但是通過調(diào)查可以看出，現(xiàn)階段的檔案管理人員在工作素養(yǎng)上存在著一定的不足，這樣也就難以滿足檔案管理工作的健康發(fā)展需求。

2 信息時(shí)代下的檔案管理工作措施

2.1 做好信息化建設(shè)工作

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息化管理的目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，以此來發(fā)揮出的那桿管理的價(jià)值。所以為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就要做好檔案資源信息化建設(shè)工作。第一，要及時(shí)采用先進(jìn)的技術(shù)措施，以此來滿足檔案信息化管理的需求，確保檔案、文件等方面可以實(shí)現(xiàn)一體化的管理需求，同時(shí)也可以提高信息檢索的速度。在面對不同載體的檔案來說，借助信息技術(shù)也可以對文字類與圖像類等方面進(jìn)行數(shù)字化的存儲，同時(shí)也可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)等對信息資源進(jìn)行整合，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閳D文并茂的資源，從而豐富好檔案信息的形式。第二，要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來提高信息的傳輸與交流效果，避免受到距離上的影響，保證信息資源共享的目標(biāo)。可以說，在這種管理模式下，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲，同時(shí)也可以預(yù)防檔案老化以及人為損壞等問題的出現(xiàn)[2]。

2.2 建立出高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫

在信息時(shí)代下，檔案的基本形式往往是借助數(shù)字來進(jìn)行的，且對于追類數(shù)字來說，就是人們所稱之為的數(shù)據(jù)信息。作為數(shù)據(jù)傳輸中的重要平臺，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞與發(fā)展。隨之差生的數(shù)字化檔案是需要存儲的，而存儲的地方就是數(shù)據(jù)庫。所以在實(shí)際中就要建立出高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，從而確保檔案管理工作的順利開展。可以說馬澤涵中數(shù)據(jù)庫不僅要滿足網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)需求，同時(shí)也要滿足人們的閱讀需求與對數(shù)據(jù)的讀取標(biāo)準(zhǔn)。此外，在建設(shè)信息庫的過程中，還要綜合好檔案的未來發(fā)展情況，選擇科學(xué)的軟件，從而滿足未來的發(fā)展需求。在完成數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作后，也要做好運(yùn)行與維護(hù)管理工作，從而保證信息的安全性與完整性[3]。

2.3 完善安全保障體系

對于我國的信息資源來說，檔案資源有著極為重要的地位，尤其是在政治建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)中都有著極為重要的地位。就現(xiàn)階段來說，檔案信息化得到了快速的發(fā)展，相應(yīng)的其安全性問題也受到了人們的廣泛關(guān)注。為了保證信息的安全性，就要建立出相應(yīng)的檔案信息安全保障體系，其次，不僅要防范黑客等方面的入侵，同時(shí)還要加強(qiáng)身份認(rèn)證，借助管理手段來保證系統(tǒng)的安全性。

2.4 做好人才培養(yǎng)工作

在信息化的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了普及，因此，在實(shí)際中就要求檔案管理人員要掌握好管理知識，同時(shí)還要掌握好現(xiàn)代化的信息技術(shù)，以此來提高檔案信息的管理質(zhì)量。其次，對于檔案管理人員來說，不僅要具備高度的事業(yè)心，同時(shí)還要具備一定的正是鑒別能力與責(zé)任感，這樣才能及時(shí)采取有針對性的措施，不斷提高自身的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，提高工作的質(zhì)量[4]。

3 結(jié)語

綜上所述可以看出，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也要做好創(chuàng)新與完善，同時(shí)還要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，以此來滿足檔案管理的健康發(fā)展需求，解決好存在的問題，保證檔案的安全性與保密性，提高管理的效果。

參考文獻(xiàn)

[1]柳青.董娟.林雪.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國成人教育，2005，（04）：45-46.

[2]徐輝.淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012，（23）：124-124.

[3]陳琳.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].時(shí)代報(bào)告：學(xué)術(shù)版，2012，（12）：88-88.endprint