實(shí)現(xiàn)市政檔案管理信息化的思路探索

高延莉

摘 要：市政工作一直都備受人們的關(guān)注，因?yàn)槭姓ぷ髦苯雨P(guān)系著城市建設(shè)、人們生活及生產(chǎn)，是城市建設(shè)及發(fā)展的關(guān)鍵，也是推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的重要環(huán)節(jié)，理應(yīng)得到重視。市政檔案管理是為保證市政工作中使用信息的正確性、真實(shí)性及可靠性而進(jìn)行的，對整個(gè)市政工作都有著很大的作用，能夠最大限度的降低市政工作的錯(cuò)誤率，故提高市政檔案管理質(zhì)量是必要和重要的，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化則是提高市政檔案管理質(zhì)量的重要途徑。所以本文先簡單概述了市政檔案管理信息化的意義，然后詳細(xì)分析了實(shí)現(xiàn)市政檔案管理信息化的思路與對策。

關(guān)鍵詞：市政檔案管理；信息化；思路與對策

如今世界范圍內(nèi)的很多國家都迎來了信息化及網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，很多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)等高科技技術(shù)都在各大領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，在有的領(lǐng)域更是得到了普及，極大程度上促進(jìn)了信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，從而推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)整體性發(fā)展，市政領(lǐng)域也是如此，在市政日常工作及檔案管理中同樣應(yīng)用到了信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)了市政檔案管理信息化。所以市政檔案管理信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢。在榆林市政建設(shè)和管理實(shí)現(xiàn)智慧化和數(shù)字化的進(jìn)程中必將起到重要作用，因此作者根據(jù)自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對實(shí)現(xiàn)市政檔案管理信息化的思路進(jìn)行了深入探討。

1 實(shí)現(xiàn)市政檔案管理信息化的重要意義

1.1 能夠有效提高市政檔案管理效率

市政檔案與其他類型的檔案相比，在內(nèi)容上更豐富多樣；在形式上更為傳統(tǒng)；在應(yīng)用上更為嚴(yán)肅，因?yàn)槭姓n案涉及到了城市經(jīng)濟(jì)、政治和文化等領(lǐng)域，所以不管是在內(nèi)容，還是在形式和應(yīng)用上的要求都比較高，所以需要進(jìn)行嚴(yán)格的檔案管理。隨著信息技術(shù)等的應(yīng)用，使市政檔案形式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)，轉(zhuǎn)換成了光盤和電子文件等形式，在內(nèi)容表達(dá)上已經(jīng)不僅是文字描述了，還可以是圖片、視頻和聲音等，使市政檔案的安全性得到了提高，降低了檔案管理難度，使市政檔案在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的支持下，更容易分類、統(tǒng)計(jì)、存儲、查閱和調(diào)用，簡化了檔案管理流程，從而減少了檔案管理人員的工作量，提高了市政檔案管理效率[1]。

1.2 能夠有效提高市政文件傳輸速度

眾所周知，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)都具有操作便利性、傳輸快速性和存儲高效性等優(yōu)勢及特點(diǎn)，所以將它們應(yīng)用于市政檔案管理，能夠有效提高檔案的統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確性、存儲量，使檔案資源能夠得到高效管理。在信息化市政檔案管理中，很多市政文件之間的信息及文件，都是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通和互送的，不僅提高了市政檔案傳輸中的安全性，還提高了市政檔案的傳輸速度，使市政檔案更好的服務(wù)于使用者[2]。

1.3 能夠有效提高市政檔案管理水平

在信息化背景下，市政檔案管理主要從以下兩方面進(jìn)行，即：第一，市政檔案基礎(chǔ)平臺的建設(shè)，通常包括檔案網(wǎng)絡(luò)和的檔案支撐平臺的建設(shè)，不但能夠?qū)崿F(xiàn)市政檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳輸，還能夠?qū)崿F(xiàn)市政檔案信息資源的共享；第二，市政檔案信息資源的建設(shè)，利用信息化技術(shù)建立高標(biāo)準(zhǔn)性、高規(guī)范性和高共享性的市政檔案資源數(shù)據(jù)庫，以豐富市政檔案信息資源[3]。

2 實(shí)現(xiàn)市政檔案管理信息化的思路

第一，對市政檔案信息化目標(biāo)進(jìn)行明確，在目標(biāo)明確過程中要堅(jiān)持總規(guī)劃原則和分布實(shí)施原則，以保證局部信息化目標(biāo)、短期信息化目標(biāo)、全局信息化目標(biāo)和長期信息化目標(biāo)的確立，從而提高市政檔案管理效益。第二，利用信息化背景下各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、地理信息技術(shù)等，結(jié)合市政檔案管理要求，構(gòu)建符合實(shí)際的市政檔案管理系統(tǒng)及信息平臺，使相關(guān)部門通過系統(tǒng)及平臺，實(shí)現(xiàn)對市政檔案信息的采集和利用，也可以憑借信息平臺發(fā)布市政檔案管理信息。第三，要根據(jù)市政工程相關(guān)部門職能及檔案管理要求，構(gòu)建市政檔案數(shù)據(jù)庫、管理平臺和工程網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其中檔案數(shù)據(jù)庫包括各級網(wǎng)絡(luò)的檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應(yīng)具有很高的安全性；檔案管理平臺是由管理、公共應(yīng)用和對外服務(wù)三大平臺組成；工程網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是由內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、外網(wǎng)三個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成[3-4]。

3 推進(jìn)市政檔案管理信息化的對策

3.1 加強(qiáng)信息化軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

第一，盡可能選擇開放性強(qiáng)和包容性強(qiáng)的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，以保證能夠更好的開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫和管理軟件的潛能；第二，要能根據(jù)市政檔案管理實(shí)際選擇適用性強(qiáng)的操作模塊和流程，以實(shí)現(xiàn)對市政檔案的加工處理信息化、存儲信息化、采集信息化和使用流程信息化；第三，要針對實(shí)際軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中存在的問題，制定具有制度性的信息化軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

3.2 建立健全檔案信息化的安全體系

第一，加強(qiáng)對市政檔案管理系統(tǒng)中硬件及軟件的檢查力度，即對軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行定期性安全檢查，以保證市政檔案信息化管理順利實(shí)施，如對市政檔案信息管理系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及服務(wù)器等進(jìn)行定期檢查，以了解運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決運(yùn)行中的問題；第二，作為檔案管理人員，更要嚴(yán)密保管市政檔案信息，如數(shù)據(jù)資料、圖片資料等，管理人員要利用信息技術(shù)對這些資料信息進(jìn)行加密處理，以保證檔案信息的安全性；第三，建立市政檔案數(shù)據(jù)備份中心，將每份市政檔案都備份到這個(gè)數(shù)據(jù)備份中心中去，并定期對重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和權(quán)限設(shè)置，以保證這些檔案的安全；第四，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，即建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對木馬、病毒等網(wǎng)絡(luò)安全隱患的預(yù)防。

3.3 提高檔案信息化管理人員的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)

第一，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的市政檔案管理方法，并與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)盡可能多的信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，以實(shí)現(xiàn)對各種市政檔案管理系統(tǒng)及信息平臺的搭建；第二，信息化管理人員要，要根據(jù)市政檔案信息化目標(biāo)，結(jié)合相關(guān)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，不斷提高自身的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)；第三，相關(guān)政府部門要提高市政檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以促使檔案信息化管理人員通過多種渠道鍛煉自己的檔案信息化管理能力，如參加信息化專業(yè)培訓(xùn)等。

3.4 建立統(tǒng)一的檔案資源共享體系

我國已經(jīng)迎來了信息化及網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，在各大領(lǐng)域中都廣泛應(yīng)用和普及到了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)，使廣大領(lǐng)域的生產(chǎn)力及管理水平等得到了提高，推動(dòng)各大領(lǐng)域信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。所以可以利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)等構(gòu)建統(tǒng)一市政檔案資源共享體系，以實(shí)現(xiàn)對市政檔案資源的統(tǒng)一管理及共享。

第一，對檔案進(jìn)行數(shù)字化的基礎(chǔ)工作，即制定檔案數(shù)字化的工作計(jì)劃，以滿足客戶需求為導(dǎo)向，建立檔案數(shù)字化目錄，并對規(guī)定范圍內(nèi)的檔案信息做文本和圖形文件關(guān)聯(lián)并存的處理。第二，增強(qiáng)檔案信息資源的共享，建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)信息生成、整理、歸檔的過程，以客戶需求為導(dǎo)向制定檔案信息資源共享目錄，加強(qiáng)檔案信息化和資源共享。

4 結(jié)語

總而言之，市政檔案管理是市政工作的重要保障和依據(jù)，其管理質(zhì)量直接影響城市建設(shè)發(fā)展，而實(shí)現(xiàn)市政檔案管理信息化是提高市政檔案管理水平的重要途徑，所以實(shí)現(xiàn)市政檔案管理信息化是必要和重要的。對此，上文先簡單分析實(shí)現(xiàn)市政檔案管理信息化的重大意義及思路，然后從軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化安全體系構(gòu)建、檔案信息化人才培養(yǎng)、信息化檔案工作體系完善和檔案資源共享體系五方面，分析了實(shí)現(xiàn)市政檔案信息化管理的途徑。

參考文獻(xiàn)

[1]郅航宇.新時(shí)期市政工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑[J].科技資訊，2015，13（15）：144.

[2]龔志軍.信息化背景下的市政檔案管理探討[J].山西科技，2015，30（04）：22-24+34.

[3]呂曉菲.簡析市政工程檔案管理信息化改革[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017，（05）：36.endprint