淺析新形勢下事業單位檔案管理及服務模式的創新

摘 要：檔案管理是事業單位開展、提高自身管理工作的重要基礎內容之一，其管理模式與管理體系也須順應當前新形勢下檔案管理、服務模式創新的要求。因此，事業單位應立足于信息化改革的基礎之上，不斷優化、創新檔案管理及服務模式，以提升其服務管理效率。本文就水利單位檔案管理及服務模式的創新進行分析、闡述。

關鍵詞：事業單位；水利；檔案管理；服務模式；創新

事業單位檔案既其歷史發展、現實情況的客觀且真實的反映，也是其重要的無形資產。新形勢下，事業單位原有的檔案管理體系、模式均已無法滿足信息化時代的發展需求；因此，事業單位檔案管理的優化與創新，既是事業單位發展的需要，也是新形勢下提升其檔案管理及服務的需要[1]。本文就水利單位檔案管理及服務模式的創新進行分析、闡述。

1 新形勢下水利事業單位檔案管理特點及其管理創新的必要性

新形勢下，隨著現代數字化信息技術及社會化進程的迅猛發展，水利事業單位檔案管理數字化、信息化水平也隨之不斷提升，因此水利檔案管理也呈現出以下特點：一是數字化信息化背景下的水利檔案管理既可以促進其檔案管理工作效率的提升，也可以有效降低其管理成本費用；二是數字化信息化檔案管理也更有利于水利單位諸多工作的順利開展，也更有利于水利單位與其他相關部門的交流與溝通，這對保障其檔案管理工作效率與質量也具有積極的促進作用[2]。

新形勢下的水利單位檔案管理管理及服務模式創新的必要性：一是在云計算、物聯網等現代數學化技術的推動下，解決了現代檔案管理工作中的諸多難題；這也成為了水利單位檔案管理順應新形勢、新時代發展的必然要求。二是隨著事業單位體制的改革，這也推動了水利單位信息化發展，進而也為其檔案管理數字化建設與發展創造了有利條件。故此，水利檔案管理及服務模式的創新也是順應體制改革的必然選擇。三是傳統事業單位檔案管理流程復雜、繁瑣且檔案信息的整理難度大，尤其是在對歷史資料、信息調出、查詢時工作效率低下；而經過檔案管理及其服務模式的創新，則可以全面解決上述問題；因此，這也是水利檔案管理工作發展、提高工作效率的必然需要。

2 新形勢下水利事業單位檔案管理及服務模式創新的內容

1、構建數字化檔案管理模式

水利事業單位檔案管理既是其重要的無形資產，也是有效提升其單位管理效率的重要保障。而數字化技術則可以有效地將傳統的文字檔案信息資料轉化成為數字化檔案信息，并對其進行及時的更新、補充以及整合等，進而達到提升檔案管理、服務效率的目的[3]。

2、構建自動化檔案管理模式

欲提升水利事業單位檔案管理、服務效率，自動化檔案管理、服務則是其必需的創新途徑。同時，自動化檔案管理還涵蓋了數字化掃描識別、OCR識別、電子標簽等，這些數字化技術均可以提高檔案管理的自動收集、、檢索、篩選以及關鍵詞自動提取等，進而為提升其管理、服務質量與效率奠定了基礎。

3、構建體系化檔案管理模式

信息化事業單位檔案管理、服務建設是一個體系化過程中；其涵蓋了檔案文檔一體化、內部管理、服務流程一體化以及部門（包括下屬單位）間銜接一體化。而信息化檔案管理則可以全面提升檔案信息數據的兼容性與通用性，為提升事業單位檔案管理服務建設體系奠定了技術基礎。

3 水利事業單位檔案管理、服務模式創新途徑

1、提升檔案管理人員專業素養

水利單位檔案管理及服務模式的創新與其管理人員的專業素養是密不可分的；因此，應以提升檔案管理人員專業素養，強化其工作責任意識，進而發揮出專業人才的作用。因此，水利單位應定期或不定期對檔案管理人員的專業知識、信息化應用技能進行相應的培訓與考核，以全面提升其檔案管理工作效率及服務質量的同時，還要加強對其檔案管理工作的職業素養、責任心的培訓與考核，進一步增強其服務意識、樹立起檔案創新管理意識，從而提升檔案管理質量與效率[4]。

2、優化業務流程與相關制度

水利事業單位檔案管理原有檔案管理業務流程相對落后，其無法滿足信息化、數字化檔案管理及相關服務；因此，水利單位應進一步優化業務流程，不斷的拓展、豐富檔案管理服務功能及服務內容；使之服務范圍、服務形式均能夠得到全面的優化與提升，進而滿足單位檔案管理與服務需求。同時，水利單位還應不斷完善、更新現有的檔案管理軟硬件建設，加強對各類檔案信息資源的整合，全面完成檔案管理信息化平臺的建設。另外，水利單位還應進一步優化、完善檔案管理的相關制度建設，積極引入現代的、先進的檔案管理組織架構，完善相關制度，以進一步保障檔案管理、服務模式創新的順利開展[5]。

3、強化水利單位檔案管理與服務意識

水利事業單位檔案管理具有綜合性強、地域性顯著、價值性高以及時間性差異大等特征，這也給其檔案管理帶來了較多的困難，同時，也對其服務模式提出了更多的挑戰。傳統水利單位檔案管理、服務工作模式存在著“重管理、輕服務”的問題；但在管理、服務創新的過程中，應充分借鑒現代化管理、服務模式積極向開放型、信息化、數學化的檔案管理轉型；并通過積極轉變檔案管理人員的服務意識，從提升自身服務質量、服務水平入手，利用各種創新手段、創新思維為促進水利事業的發展、改革發揮出積極的作用。

4、建立健全檔案管理、服務體系

首先，加快傳統檔案的數字化建。水利事業單位應積極推進各下屬地方水利部門檔案數字化建設，并將其列入到水利信息化整體規劃建設之中；進而推動水利檔案存儲、管理、服務數字化。同時，并通過現有信息傳輸網絡與平臺，完成相關檔案信息資源的共享；使檔案管理、服務網絡化、信息化。

其次，加大檔案開發力度。檔案管理與服務工作的創新，應立足于對水利單位中各類檔案的開發；并借助現代信息技術將水利工程檔案加以分類、完善；并從各類水利工程檔案中有機地提取、開發對社會水利建設發展有學習、推廣意義的信息加以分享、推廣；進而將檔案服務工作“做活”，為各級水利部門以及水利工作者的決策與管理提供更多的參考。

第三，提升檔案管理信息的安全性。為避免檔案信息的丟失、損壞，檔案管理技術人員應借助現代信息技術加強對現在檔案數學、信息的安全管理，如機房的防火、防盜以及計算機中防病毒、防黑客的安全技術防護等；并對重要的檔案數據文件、系統文件定期進行備份；同時，還應加強檔案管理人員對相當數據、信息的保護意識，進而切實保障檔案信息、數據的安全性。

綜上所述，檔案管理既是事業單位管理工作的重要內容之一，其管理水平、服務質量也直接關系到事業單位能否持續、健康的發展。因此，在進行檔案管理及服務模式創新的過程中，既要提升檔案管理人員專業素養，也要優化業務流程與相關制度；并通過不斷強化水利單位檔案管理與服務意識來保障事業單位檔案管理、服務創新的順利完成。

參考文獻

[1]張蘊倩，曹瑛，胡繼成，等.新形勢下創新水利工程檔案管理的途徑[J].江蘇水利，2016（1）.

[2]尤麗，淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].檔案信息化，2014（06）.

[3]黨立萍.事業單位檔案管理創新與改革新思路研究[J].黑龍江史志，2014（07）.

[4]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015（12）.

[5]楊鳳廷.水利檔案管理信息化建設應注意的問題及對策[J].才智，2015（23）.

作者簡介

張波（1978-），女，江蘇淮安，漢族，大專，研究方向：檔案管理。endprint