探析事業單位檔案管理中現代化方式的利用

張兵

摘 要：為了保證事業單位之中檔案管理部門能有良好的質量，需要檔案管理部門能在管理中積極的運用現代化類型的管理方式，并結合實際的管理情況確立相應的應對方案。本文就事業單位之中檔案管理部門現代化管理方式的運用進行了分析。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化

傳統模式下的檔案管理工作存在著管理內容較多、程序繁瑣的特點，并且因為傳統模式下的檔案管理工作主要是以紙質媒介為基礎，這也在無形之中給檔案的保存以及管理帶來了難度，正因為傳統模式下的檔案管理工作存在這些方面的缺點，也是使得傳統模式下的檔案管理逐漸被時代所淘汰，需要檔案管理法方面的人員能在工作中運用現代化類型的管理方式，促進管理質量的全面提升。

1 事業單位在檔案管理方面實施現代化管理方式的必要性

傳統模式下檔案管理模式由于將檔案信息完全記錄在了紙質文件上，進而在開展檔案管理的階段需要投入大量的人力資源進行管理，并且事業單位在其檔案儲藏量方面較大，檔案管理工作內容較為繁瑣，使得傳統模式下的檔案管理工作的效率偏低，對事業單位的發展會產生不利影響。其次，傳統模式下的檔案管理不僅在保存方面存在這較大的問題，同時一旦工作人員需要對檔案資料進行查詢，則需要耗費大量的時間，尤其是在一些大型的事業單位之中是，要想在龐大的檔案資料之中找到某一個關鍵的檔案資料往往要經過較多環節的查詢、檢查。第三，當事業單位檔案資料不斷的積累之后，紙質檔案儲存媒介的缺點就會表現出來，在檔案資料不斷累積之后就會在體積方面呈正比例增加，并占用大量的檔案儲存空間，不利于檔案儲存工作的長遠發展。

面對以上的這些困難需要檔案管理方面的工作人員能積極的將現代化的檔案管理方法融入實際的管理之中。現代化的檔案管理模式不僅能提升檔案管理方面的效率，同時目前現代化的檔案管理由于逐漸實現了無紙化類型的管理，進而也就使得事業單位之中的檔案管理工作在查詢方面、保存方面都有了根本性的變化。由此可見，事業單位之中檔案管理部門實行現代化的檔案管理模式是必要的，同時也是可行的。

2 現代化類型檔案管理模式在事業單位檔案管理部門中的運用

2.1 檔案索引之中的運用

檔案信息在目錄建立以及信息索引方面的質量直接決定了檔案信息管理的效率，同時也是檔案管理中的重要環節，傳統模式下的檔案管理受到紙質媒介的制約，使得查詢工作較為復雜并且效率較低。而使用了現代化模式的檔案管理方法之后就能在檔案管理環節中實現無紙化的管理效果，能將收集來的檔案信息直接以電子文件的形式輸入到電腦之中，并且借助于電子計算機強大的編程功能以及處理能力，將電子類型的檔案信息直接分類保存，這樣當管理人員需要進行檔案信息調取的時候就可以直接在電腦終端上面查詢自己所需要的檔案信息，在簡化了查詢工作環節的同時，也使得檔案管理方面的效率有了大幅度的提升，為檔案管理方面的發展提供了穩定的基礎。

2.2 輔助業務方面的運用

實際的檔案信息管理是一個較為復雜的體系，不僅做好檔案信息的鑒定工作、保存工作，同時由于一些檔案信息在收集階段存在著碎片化的特點，因此還需要檔案管理方面的工作人員能完成檔案信息的收集工作以及整理工作，并能對一些特殊資料進行深入的統計，在整理階段中出現的大量檔案信息也正是檔案處理工作的一大難點。而當在檔案信息的管理階段中實施了現代化類型的管理方式之后，就能為工作人員開展工作提供極大的輔助，達到減輕工作人員工作量、提升工作人員工作效率的目。其次，現代化管理模式對于檔案管理工作的輔助效果也是多方面，在一些管理方面還實現了管理工作的自動化、便捷化，在檔案信息文件的借閱管理中，通過現代化設備的輔助，就能是借閱人員使用相應的證件完成自助借閱，方便了人們借閱。

2.3 檔案庫房管理方面的利用

在現代社會經濟發展模式下，科學技術不斷進步，事業單位檔案庫房管理過程中，應當對現代計算機技術進行有效利用，結合事業單位檔案庫房管理實際情況，建立現代化庫房管理系統，合理利用計算機技術和設備，對事業單位檔案庫房進行全方位監控，提高檔案資源的安全性。與此同時，應當建立并完善設備監控系統，對檔案庫房內的空調設備和空氣濕度控制設備進行有效的監控，保證檔案庫房環境滿足檔案管理的標準，一旦與檔案保存標準不符時，監控系統會自動發出報警，以提醒檔案管理人員對其進行妥善處理。現代化方式在事業單位檔案管理中的有效運用，有助于實現檔案管理的智能化和規范化，促進事業單位檔案管理工作的現代化發展。

3 事業單位檔案管理中利用現代化方式的不足及改進建議

雖然利用現代化的技術，將計算機以及網絡技術應用于事業單位的檔案管理，能夠在很大程度上節約工作時間，提高工作效率以及準確率，但是同時，計算機管理中也存在著以下問題：首先，文檔分離問題。在我國，文檔工作在其通過文檔口時，將文件的前面兩個階段視作文件，而只將后面兩個階段視作檔案，而且管理標準也不統一，這樣使文檔運動各個階段相互獨立，致使文檔分離。其次，網絡安全問題。由于網絡技術不斷升級，對檔案信息實施網絡管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機技術，如果只對電子文檔相應的邏輯歸檔進行了設計，而并未考慮到其物理歸檔，網絡一旦遭到破壞，電子文檔將會丟失。再次，設備利用率較低，復合型人才較為缺乏。檔案室對計算機進行應用時，功能單一，大部分僅僅用于文件打字或者檔案著錄，對財力、物力和人力無疑是一種浪費。為此，首先，應當對文檔進行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。應當在事業單位內部實施文檔一體化，消除重復環節，使文件與檔案歸為統一的系統，同時采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始的及時介入。其次，根據檔案管理目前網絡化的特征，解決好其安全問題。加大研究力度，對檔案信息在上網之前進行加密控制，對網絡安全進行及時測評等，開發有力的安全軟件等，保證檔案資料安全。再次，對檔案管理者進行計算機相關知識的培訓，引進復合型人才，提高功作效率，更好的駕馭現代化方式中的檔案管理。

4 結束語

事業單位要想對檔案資料實現良好的管理，就要把現代化的方式融入到檔案管理過程中，重視現代化方式在檔案管理過程中的重要性，并且結合自身的發展優勢創新管理方法，從而對檔案管理的方式進行優化，最終為檔案資料的高效管理提供一份良好的基礎。

參考文獻

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