電網企業智慧檔案館建設構想

章茜+束暢

摘 要：隨著電網企業在信息化上的發展越來越深入，檔案管理也開始進入到信息化層面上來。為保障檔案管理的完整、高效、安全和便捷，設備主人制就成為特高壓設備檔案信息管理中必定要選擇的一種管理模式。而數字檔案館在文件整理、保存、使用上有這非常顯著的優勢，當前數字檔案的數量快速增加，檔案管理已經進入到了云存儲時代。設備主人制作為特高壓設備檔案信息管理中的一種高效模式，在收集海量信息的背后卻也存在著管理上的相對不便，所以本論文基于此背景，構想建設一種可以擁有龐大檔案息處理和管理能力的電網智慧檔案館，解決傳統檔案管理中的問題，并通過利用程序和互聯網解決智能輔助管理、實體化檔案智能化管理以及數字檔案便捷使用等當前需要解決的問題。

關鍵詞：智慧檔案館；檔案信息化；設備主人制

隨著電網企業設備、設施體系的越來越復雜，檔案管理就成為一個擺在所有檔案管理員面前的大問題。檔案管理要求做到完整、高效、安全和便捷，但當前的檔案管理機制著實難以達成這些條件。隨著檔案管理信息化在全球范圍內開始流行，我國的電網企業也開始了相關方的嘗試，本文設想一種符合企業要求的“設備檔案全壽命周期管理”要求的智慧檔案館，旨在通過信息化管理機制解決當前電網企業在設備檔案管理上的問題。

1 電網企業智慧檔案館的功能特點

智慧檔案館通過先進的信息技術進行架設，旨在對以前的使用者和檔案館信息和資料的交互模式，把以前使用者主動查詢信息和資料的方式改變成檔案館主動輸出信息資料的方式。這樣就能提升檔案管理的靈敏度、精確度和便利性，需求者也就能夠更有效率的獲得超特高壓電網的重要設備檔案資料，從而構架出檔案館智慧化服務以及管理的業務管控形式。智慧檔案館以應用服務為導向，以深化使用模式、優化服務為中心理念，以資源管理、業務協作、特高壓電網的重要設備信息收錄和輸出為主要作用，以構建高效率、智能化、標準化檔案資料管理平臺為著力點，在數字檔案館的構建和發展中，更好的提高設備檔案管理的信息化和資料收錄和輸出能力。智慧檔案館有著擬真感、資源管理自動化、設備狀態信息分析預警、信息輸出智能化的特性。

和傳統意義上的數字檔案館相比，基于特高壓電網的重要設備的智慧檔案館由三個部分組成：首先是設備檔案的日常管理更具有自動化和智能化，涵蓋設備歸檔信息的搜集、征集和標準化整理機制等等；第二是檔案館資源的合理利用，智慧檔案館可以提供多種常規化的檢索模式，比如普通檢索、關鍵詞檢索、區域設備檢索等，以達成智能編輯檔案、研究設備工作狀況、設備工況走勢預測和設備老化分析預警等智能化的使用需求。開發檔案利用的智能交互系統，提升對于檔案使用著的人機信息傳輸效率；第三是對之智慧檔案館資源的有效利用，建立起基于設備檔案的檔案信息庫，基于設備數據的設備工作狀態統計分析等等。為企業對超特高壓電網的重要設備檔案的效率化使用提供技術支持。

2 智慧檔案館的建設構想

（一）當前建設條件和相關要素的準備工作

1、電網企業智慧檔案館建設籌備案例

國家電網公司的一直對檔案信息化管理方面的建設十分重視。早在2011年，建成企業實體檔案館，并一同建立了數字檔案館體系，并建立了合乎檔案館要求的使用服務。資料收集移交、智能庫房等模塊，對其公司檔案觀館的構建有著比較大的優勢，電網企業完全可以借鑒甚至利用這些已經被確認可行的研究成果進行二次開發和創新。

2、電網企業智慧檔案館建設準備

電網企業智慧檔案館建設最重要的就是對企業設備檔案管理機制的集中改造。將設備以前的數據上傳至電子檔案資料庫只是第一步，而以后檔案資料的收集和傳輸將在下文提到。在上傳信息時，要注意對設備的相關文書、工時、工況、狀態等核心信息進行統一化管理，并在上傳后將數據資源進行集中化保存。為以后的使用，開發和智能功能的實現創造有利條件。將這些準備工作做好之后就可以著手建立起智慧檔案館了。

（二）智慧檔案館的建設目標

企業智慧檔案館最終會建立起一個能以完整、高效、安全和便捷的方式完成檔案管理的系統。具體包括特高壓設備檔案信息的收集、整理、提取利用、監測功能。以及對系統本身的管理、設備工作情況的監視、另外也可以附加性的實現“設備主人制”中負責人工作情況的記錄。通過加入管理配置、離線工具等一些輔助類型的功能，來更好的優化檔案管理系統中的人機交互部分。利用數字化信息化手段假設信息交流網絡，把從基層負責設備的“主人”和“檔案員”與智慧檔案館串聯起來，，構成一個網絡化、信息化、智能化。全自動的特高壓重要設備數字檔案館。

（三）智慧檔案館的建設步驟

智慧型數字檔案館不僅僅只是對當前已經建立起的數字檔案館做出更新和功能擴充，而是一個要把數字檔案館配備上智能收集、分析、交互能力的系統化工程，大致可以按照下面幾個個步驟來加以建設：

首先要進行課題研究和探索。智慧檔案館這個概念實際上非常新，放眼國際也沒有比較完善的建設實案和可參考的依據，即便有，對于超特高壓電網重要設備管理中的設備主人制也沒有比較好的契合度，需要在建設進程中不斷進行摸索。對于此，可以讓公司的檔案管理部門組織擬定專門的課題進行研究探討，也可以請來專們的公司對智慧檔案館的構建細節（尤其是基層檔案員與智慧檔案館的設備信息交互）、最新進展等方面進行研討，展開對各個下屬單位的智慧檔案館構建思維路線的調研整理工作，聘請相關領域的專家做出預案的制訂修改，敲定智慧檔案館的構建工作步驟，用以確定檔案館的整體建設內容。

二是智能館庫構建。附屬的智能化設備的應用是檔案館和基層管理員之間進行信息交互的平臺，譬如物聯網有關設施、數字化傳世設施等，能夠很好地提升檔案的時效性以及檔案更加智能的利用，減少檔案管理員的人工進行歸檔工作量。在未來伴隨工業機器人等自動化技術的發展，也可以根據企業實際情況（主要是超特高壓電網中的重要設備檔案規模）在實體資料檔案庫中加裝機器人或機械手，來完進行職能檔案整理、檔案接觸、回收檔案上架等，降低檔案管理者的勞動強度。

第三是檔案管理系統優化。在基于前期研究成果的基礎上，組織企業內的信息化專業人才集中對公司當前存在的部分設備數據信息管理數據進行整理，明確需要上傳到數據庫中的內容，并結合設備主人制進行智慧檔案館系統的研發。在互聯網數據平臺建立好時組織企業檔案人員對整理好的信息進行集中歸檔上傳，并通過物聯網技術來達成設備檔案資料的查閱、借出、和保存上的智能化。并通過大數據系統對已經上傳的設備檔案資料進行深度分析，統計其設備工作狀態、損壞維修次數和維修原因、報損等數據，為企業提供一些重要電力設備平均工作時長、損壞頻率等方面的參考數據，為企業進行設備調整和采購等方面提供依據。

（三）基層兼職檔案員配合智慧檔案館要做的工作

最后是基層方面配合智慧檔案館進行數據采集上的制度建設。所有設備都要明確到人，負責管理和設備檔案記錄。做到每日記錄工況、每周通過智慧檔案館終端上傳設備工作數據，實時報損保修。設備或設備主人出現更換和變動時，基層班組要把變動情況進行上傳并在檔案館處留下記錄。對于一般缺陷，設備主人需要跟蹤記錄處理情況并上傳檔案館，并將最終的維修計劃和方法也一并上傳，確保設備檢修資料的完整性。對于接近或超過壽命周期的設備，應密切關注運行狀況，加強運行監視，及時進行預警。

3 總結

在物聯網、大數據分析等先進技術不斷發展的今天，智慧檔案館的建設已經具備了其基本條件。數字檔案館作為過渡性檔案管理系統已經為企業帶來的很大的便利，電網企業也更加愿意嘗試將檔案管理和各種設備管理機制（比如設備主人制）相結合。相信在未來電網企業都會擁有更為先進的智慧檔案館。

參考文獻

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