事業單位檔案管理工作中存在的問題及對策分析

王超

摘 要：檔案管理是事業單位的重要工作任務，只有做好檔案管理工作，才能配合開展好各種公益事業。當前事業單位檔案管理還存在現實問題需要有效解決。

關鍵詞：事業單位；檔案管理

本文從人員素質、制度體系、信息化程度與檔案管理工作環境的角度探討當前事業單位檔案管理工作的不足，并且找出具體的應對措施，從而全面提高事業單位檔案管理工作的效率，解決檔案管理工作中的實際困難。

1 事業單位檔案管理中的主要問題

1.1 檔案管理人員素質不足

機關事業單位檔案管理人員素質不足是影響檔案管理工作高效開展的重要原因，由于事業單位現有檔案管理人員兼職從事檔案管理工作，導致檔案管理人員的工作積極性較低，未能集中精力做好檔案管理工作，影響了檔案質量。例如，有些事業單位檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識與專業技能，不懂得基本的檔案管理基本操作常識，因此影響了檔案管理工作的標準化與檔案管理質量。還有的檔案管理人員對事業單位的業務工作不了解，沒能明確檔案管理工作的重點與難點，無法圍繞著日常業務工作開展檔案管理，而且缺乏學習檔案管理相關專業技術知識的機會，導致檔案管理工作能力落后于檔案事業發展速度，因此制約了檔案管理工作水平。還有事業單位沒能根據事業單位發展需要引進專業的檔案管理人才，導致檔案管理的創新能力弱，現有人員不能有效的開發檔案價值，影響了檔案管理工作的效率與質量。

1.2 缺乏有效檔案管理制度

不少事業單位還不重視檔案管理工作，沒能充分認識檔案管理工作的重要意義，不僅領導不重視檔案管理工作，而且影響了檔案管理工作制度的建立。例如，有些事業單位檔案管理工作制度不明確，檔案管理工作的流程不完善，檔案管理工作相對混亂，檔案管理工作的效率較為低下。不少事業單位沒能形成完善的檔案工作運行體系，檔案管理往往只依靠檔案管理部門人員，相關業務部門與檔案管理部門配合的不緊密，檔案管理職能作用不強，專業性不突出，沒能形成檔案管理的合作分工。還有的檔案管理計劃性不足，不能有效的梳理以往檔案管理工作中的問題，現有的制度制約作用不足，不能有效的指導事業單位相關人員開展檔案管理工作，制度與實際檔案工作運行環境有較大的差距，導致檔案管理制度的作用不足。事業單位檔案管理還缺乏必要的標準，還沒能按照標準化的思想進行檔案管理，因此影響了檔案管理的有效性，不利于全面準確的收集檔案信息，導致檔案管理過于注重檔案的存儲，沒能充分的發揮出檔案的指導、引導和借鑒使用價值。

1.3 檔案管理信息化的不足

隨著現代信息技術的快速發展，大數據技術的廣泛使用，檔案信息收集方式不斷增多，檔案數據類型也日益多樣，傳統圍繞紙制檔案進行管理的模式已經不適應現代檔案管理工作的需求。當前事業單位檔案管理工作的信息化程度不足，沒能根據信息時代的要求有效進行檔案管理工作。例如，有些事業單位檔案管理信息化設施設備配置的不足，沒能根據事業單位的實際工作需求開發出專業的檔案管理軟件系統，導致檔案管理的信息化程度不足。還有的事業單位不能配置與計算機相連接的各種檔案管理設備，致使檔案數據類型只有文檔和電子表格類型，相關的圖片、視頻信息資料保存的不足。而且不少事業單位面臨著缺乏專業信息化檔案管理人員的問題，由于信息技術人員的不足，因此嚴重的影響了檔案管理工作的效率，造成檔案信息化的程度不足問題，信息化檔案數據信息的價值挖掘不到位，因此影響了檔案作用的發揮。

2 事業單位檔案管理工作提升策略

2.1 提高檔案管理人員素質

提高檔案管理人員的素質是當前做好事業單位檔案管理工作的重點，只有不斷提高檔案管理人員的素質，才能根據事業單位的現實情況科學的開展好檔案管理工作。首先，應當全面提高檔案管理人員的責任意識，注重加強相關法律法規的宣傳工作，形成完善的檔案管理工作責任體系，有效落實具體檔案管理人員的責任，不斷加強檔案管理人員的職業道德教育。其次，加強相關人員的專業技術培訓，圍繞著檔案管理工作的實際需求，對檔案管理人員進行必要的業務技能培訓，注重培訓的長期性和階段性相結合，切實提高檔案管理人員的實際操作水平。

2.2 完善檔案管理工作制度

做好具體的檔案得工作，必須提高事業單位對檔案管理工作的重視程度，注重建立完善的檔案管理工作制度，監督檔案管理人員履行好相關的職責。為此，事業單位應當在領導的主持下，按照上級單位對事業單位檔案管理工作的基本要求，結合事業單位檔案管理工作的具體情況完善修訂現有的檔案管理工作制度，明確事業單位檔案管理工作的運行體系，相關人員各負其責，做到檔案管理工作流程的科學有序。同時提高事業單位檔案管理工作的標準化水平，圍繞著具體的檔案管理工作業務細致全面進行標準制訂工作，使檔案管理工作在統一格式、統一方法、統一流程下順利運行，為進一步實現信息化檔案管理打下基礎。

2.3 提升信息化管理水平

為了做好事業單位檔案管理工作，充分發揮出事業單位檔案管理工作的價值，必須注重使用信息化的管理方式，實現檔案管理的信息化運行。首先，應當開發符合事業單位需要的檔案管理軟件系統，注重定期對檔案管理軟件系統進行升級，不斷開發出個性化與智能化的軟件功能，切實滿足事業單位使用檔案信息的需求。其次，培養和引進專業的信息化人才，圍繞事業單位檔案管理信息化建設需要，不斷引進專業的檔案管理人員，同時開發具體的信息化檔案管理的培訓工作。第三，加強相信息化設施設備的完善工作，注重實現檔案管理系統與自動辦公系統有效連接，實現大數據式的信息收集，這樣才能提高信息化能力水平。

2.4 創新良好檔案工作環境

做好事業單位檔案管理工作，還要充分的讓事業單位職工和服務對象認識到事業單位檔案信息的重要價值。首先，提高事業單位檔案信息的開放程度，注重運用事業單位掌握的檔案信息進行開放，從而滿足公眾對社會公益事業了解的需求。其次，加強事業單位內部職工檔案信息使用的頻率，不斷展示檔案信息的價值，引導事業單位職工積極的運用檔案信息。

3 結論

事業單位檔案管理工作中的問題有歷史原因造成的，也有事業單位檔案管理制度方法不完善，人員配置不足的因素。需要根據現代檔案管理理念，進行有效的檔案管理方式創新，實現對檔案管理的精細化目標。

參考文獻

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