關于高校畢業生檔案管理的思考

陳愛華

摘 要 隨著國內各大高校擴生計劃，每年都有成千上萬的學生走向社會，2017年全國高大招校畢業生人數達到了795萬人，大學生檔案是記錄學生的學習經歷、成長過程以及榮譽所得等，從而對于學生個人的考核、評價工作的開展，讓學生獲得一個更加公平社會競爭環境，讓學生早日找到自己社會位置，具有重要的信息價值。但是，現在大批高校畢業生涌入勞動力市場，“畢業即失業”、“就業形勢比較嚴峻”的現在很普遍，“大眾創新，萬眾創業”，近年來，經常出現這樣的情況：一些畢業生在用人單位工作多年以后，忽然發現自己的人事關系仍無著落。有的雖然與工作單位簽訂了勞動合同，但沒有到人事部門辦理有關手續，等想辦理時，已過了畢業派遣期限，致使自己的工齡、身份、檔案、保險沒能及時辦理。究其原因，大都認為，只要有工作，管他什么工齡、身份、檔案、保險，有沒有人事關系無所謂，等想到辦理保險、戶口等事宜時，就比較麻煩了。如何加強檔案管理、充分發揮檔案的社會價值，不斷提升服務質量，成為當前必須深入思考的問題。

關鍵詞 高校畢業生 檔案管理

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A

1高校畢業生檔案的作用

以前，在國家對高校畢業生實行統分統包的時候，每到畢業時期，高校會根據實際情況，將高校畢業生的寄往用人單位。隨著高校畢業生就業制度改革，畢業生的檔案由人才市場、人才交流市場或畢業學校代管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案落實到就業單位。在很多學生中常常會出現這樣的情況，出去工作一段時間后，連自己的檔案放在哪里去了也不知道，應該找誰來解決這個問題也是一頭霧水。

現在，成千上萬的籌劃著自己的未來的高校畢業生，對自己的人事檔案的“落腳地”有考慮的不多。對于“人事代理”這個名詞了解的也不是很多。

人事代理是指人事行政部門所屬人才交流服務機構依據國家有關人事政策法規，本著充分尊重單位用人自主權、個人自主擇業的原則，接受用人單位或個人委托，對其人事業務、人事檔案及相關事宜實行集中、規范、統一的社會化管理和系統服務的新型人事管理方式，是適應現代人力資源管理的有效模式。

對高校畢業生而言，辦理人事代理首先解決的是落戶的問題，其次保證了畢業生不論在何種類型單位（包括私營、三資或民營企業）工作，其本人的合法權益、應有的社會、政治待遇和人事服務都能得到保障。人事代理提供的服務項目主要有：就業推薦、轉正定級、計算工齡、評定職稱、出國政審、接轉黨團組織關系、代辦養老保險、落戶等。

2高校畢業生檔案管理的思考

在當前就業形勢嚴峻、就業結構性矛盾較為突出的情況下，做好高校畢業生人事檔案管理工作，是落實積極就業政策、做好就業服務工作的重要手段。加大高校畢業生檔案管理的軟件、硬件建設力度，可以從以下幾個方面著手：

2.1健全完善檔案管理制度

現有的涉及高校畢業生檔案管理的相關文件有《中華人民共和國檔案法》、中組部、原人事部《流動人員人事檔案管理暫行規定》（人發[1996]118號）、中組部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字[2012]28號）、《中共中央組織部 人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發[2014]90號）、《湖南省流動人員人事檔案管理暫行辦法》（湘人發[1998]137號）等，隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作面臨新的挑戰，其作用也越來越受到全社會的關注。高校畢業生是一支龐大的隊伍，開展高校畢業生人事檔案管理工作，是落實積極就業政策、做好就業服務工作的重要手段。建議在國家層面出臺全國統一的高校畢業生人事檔案管理政策，細化檔案的轉遞、接收、歸檔、借閱等制度，嚴格按照政策加強管理，尤其要嚴把高校畢業生人事檔案轉進轉出關口。同時，從檔案利用的方式、檔案利用的手續、出具證明材料的手續等方面，建立高校畢業生人事檔案利用制度；強化檔案安全保密管理，徹底杜絕泄密、失密、篡改現象。健全高校畢業生的檔案管理制度，由籠統到細化，由零散到系統，不斷促進畢業生多渠道多形式就業，推進“大眾創業、萬眾創新”的就業方式，為高校畢業生提供配套服務，解除后顧之憂。

2.2推動檔案信息技術應用

在中國經濟步入“新常態”的時期，互聯網技術、思維方式和組織原則的滲透，將使傳統行業更有效地實現轉型，迎來發展新局面。網絡信息技術為檔案管理提供了新的途徑和方法，也提升了管理工作效率。在新時期，依托于網絡信息技術，提升檔案管理工作效率，確保人們能在第一時間獲得最準確的檔案信息資料，接受到快捷的檔案管理服務，要善于利用多媒體技術、掃描技術等對大學生檔案中的照片、作品、文本信息等進行掃描，實現數字化處理，形成電子檔案，創建一個電子化的檔案數據庫，實現紙質檔案和數據格式并存。實現檔案信息內容的電子化檢索、歸類與整理，實現檔案管理現代化管理，充分利用網絡技術創新檔案管理，實現檔案的安全性、保密性、真實性和完整性，進一步提升高校畢業生人事檔案整體服務水平。湖南省“流動人員人事檔案管理一體化服務平臺”于2016年元月開始試運行，湖南的高校畢業生人事檔案的信息化進程中走上了一個新的臺階。

2.3加強檔案管理隊伍建設

高校畢業生人事檔案管理是一項政策性和業務性較強的工作，集服務性和保密性于一體。一方面是職業繼續教育常抓不懈。人社、檔案部門要經常組織檔案業務知識培訓，通過“充電”提升工作人員業務技能和管理能力。另一方面，加強專業技術人才隊伍建設，大力宣傳和鼓勵檔案工作人員參加檔案系列職稱的評審，使初、中、高級檔案專業技術人員梯度合理，從而使檔案工作走上一條專業化、理論化道路。

總而言之，在新形勢新條件下，高校畢業生檔案工作必須緊跟時代發展的步伐，檔案管理者要從觀念上重視高校畢業生檔案管理，采取積極有效措施，努力探索管理模式，完善檔案管理服務，不斷創新管理方法，使高校畢業生檔案管理朝著科學、規范的方向發展。endprint