地方學術性社團換屆程序和意義

凌勇堅　+施珉　陳偉建

[摘 要]該文論述了地方學術性社團組織按時換屆的操作程序和意義，其中包括換屆大會的主要議程，會上向代表們所要提供的相關資料，所需填寫的換屆審批表格、具體操作和審批手續，以及新一屆理事會產生的方式等，提出了規范化運作的必要性及積極意義。

[關鍵詞]地方學術性社團 會議議程 操作程序 換屆意義

地方學術性社團組織，是指那些在當地民政部門登記注冊、具有獨立的法人資質、有固定的辦公場所、有專人（專職或兼職）進行管理、通常有一家企事業單位作為支撐單位的地方性非營利學術組織，并在業務主管部門，如當地科協或當地社科聯的領導下開展工作，遵守業務主管單位的章程和組織通則。在環太湖區域，這些年來由于各地黨委、政府極為重視這項工作，業務主管部門的工作人員也傾注了大量的心血，推動地方學術性社團組織迅猛發展，逐漸步入了規范化、標準化和有序化的運作軌道。

一、學術性社團換屆操作程序

地方學術性社團組織換屆工作是一項系統工程，涉及方方面面，須考慮周詳。在環太湖區域，由于各個地市的業務主管部門對此項工作已經出臺了一套較為完善的管理制度和操作程序，各個社團組織只要照章運作即可。各個社團組織在本屆社團理事會任期屆滿時應召開換屆大會預備會議，將各位理事們召集在一起磋商、討論有關換屆事宜，確定新一屆理事會的組成人員、框架結構和今后發展的目標思路，在達成共識的基礎上，授權社團秘書長等工作人員具體操辦。

目前環太湖區域各地學術性社團組織換屆的操作情況，盡管細節逐年有所變化，在不同的地市也會有所區別，但基本要求亦已趨向于規范化，有一定的雷同性和穩定性。據統計，較具代表性的報批工作流程是：在社團理事會任期屆滿前4～6個月時，先與上級業務主管部門進行溝通，匯報換屆大會預備會議情況→組織實施換屆籌備工作→會員（代表）大會前1個月報送召開會員代表大會請示→得到地方上級業務主管部門審核同意→召開會員（代表）大會→向地方上級業務主管部門遞交相關的備案材料→向當地社團登記管理機構（當地民政局）辦理有關備案和變更手續。具體承辦時，需要向業務主管部門遞交如下資料：（1）提交社團組織準備換屆的申請；（2）填寫社團換屆審核表；（3）新一屆社團理事會選舉辦法（舉手還是投票，等額還是差額）；（4）社團理事會候選人名單，擬任理事長、副理事長、秘書長等新一屆擬任理事名單；（5）社團會員名單；（6）具體開會日期。

環太湖區域各地學術性社團組織換屆需要填寫2～3張表格呈送上級業務主管部門審核，詳見表1、表2、表3。

有了這些報批程序和格式化模板（申請、備案表格），不僅方便了上級業務主管部門對所屬學術性社團組織的管理和申報指導，而且操作性強，更加標準、規范和高效，因而受到了社團換屆操辦人員，尤其是社團秘書長的好評。

二、學術性社團換屆大會流程

社團換屆（代表）大會得到上級業務主管部門認可，召開日期一經確定后，換屆（代表）大會也就進入了倒計時。此間，秘書長及籌辦人員就按照各個團體會員單位的會員人數，分配參會代表的名額，指導組建代表團，并發出開會通知（通常應提前15～20天時間發出），以便參會人員提前安排好自己手頭的工作，如期赴會、有備赴會，使會議開得更加精彩，更有成效。

為了開好會議，通常大會組委會下設三個工作小組，即秘書組、后勤組、會務組，三個小組各司其職，在秘書長的統籌安排下協同工作。

在換屆（代表）大會召開當天，組委會工作人員應提前到位，布置會場，發放資料，登記、報到、接待。大會開始時，首先由上屆理事會秘書長或常務副理事長介紹領導和嘉賓，然后進入會議各項議程，詳見表4。

當新一屆社團理事會產生后，上屆理事會就完成了自己的使命。此間，最受與會者們關注和熱議的話題是新一屆社團理事長和秘書長的人選，因為人選不同，其思想理念、個人志向、目標定位和工作風格也不同，對未來社團的走向和發展影響極大。

社團理事長。理事長是社團的中心人物，在社團中發揮著旗幟性的作用，在集體領導和決策方面起主導作用，一般是由他提出社團工作的總體框架思路和發展目標，決策社團工作中的重大事項。

社團秘書長。秘書長是社團的主要負責人之一，是社團辦文、辦事、辦會等具體工作的“操盤手”，是社團與會員單位和會員之間聯系的紐帶，常常是理事長和社團的代言人。秘書長一般是在理事會的授權范圍內，按照社團章程中規定的權限，在理事長的領導下，處理社團中的日常事務，如工作創新、團隊協作、橫向聯系、隊伍建設和思想建設等。社團秘書長是否勤政，有無親和力和團隊意識，能否開拓進取，對未來社團工作的績效影響極大。如湖州市機電工程學會近期召開換屆代表大會，盡管理事長和秘書長作了留任，但理事會中的理事卻作了較大幅度的調整，大膽啟用了一批新人，尤其是兩位副秘書長分別換上了“70后”、“80后”有工作激情、年富力強的年輕人，大家對這樣的工作班子充滿期待。

三、學術性社團換屆的意義

與時俱進，推陳出新，不斷優化社團組織的人員結構是地方學術性社團組織永葆青春的最佳良方，而定期召開換屆（代表）大會不啻是一條有效途徑，便于不斷地因時制宜，吐故納新，構建一個更具戰斗力的新團隊，其意義如下：

（一）自我完善，優化結構

學術性社團組織通過換屆，可以階段性地系統總結上屆理事會的工作情況，如工作中取得了哪些成績和有哪些成功經驗，需要繼續保持和發揚；又有哪些失敗的教訓和不足，需要避短和完善等。通過定期換屆，能夠不斷地注入理事會的新鮮血液，使一些德才兼備、勇于進取、有志于社團工作的年輕人到理事會工作，使社團更加朝氣蓬勃，更加充滿生機和活力。

（二）因時制宜，吐故納新

一般4～6年后，社團理事會成員的情況就會發生一定的變化，如退休、換崗、離崗、身體健康等其他原因，這就使得這部分理事會因變而不能代表原先的會員群體，也不能有效地行使話語權，倘若此時再不作必要地調整，勢必會影響社團工作的有序開展，在新的機遇和挑戰面前也難有大的作為和發展。定期換屆，可以較好地解決這一問題，更好地面向未來。

（三）施展才華，搭建舞臺

創建學術性社團組織的初衷就是為了給每一位有一技之長和有施展才華愿望，又熱衷于社團工作的有識之士搭建一個服務大眾、表現自我和實現自我的平臺，而定期換屆就能給更多脫穎而出的優秀分子創造這樣的機會。如今，環太湖區域學術性社團組織換屆，都會充實一些當地學界精英和后起之秀，他們思維活躍，辦事雷厲風行，啟用這些新人，在新老交替的傳幫帶中更易開拓創新，激發思想的火花，開創更好的工作局面。例如，湖州市機電工程學會近期召開換屆代表大會，當地高校的一位“70后”分院常務副院長（博士、教授）擔任副理事長，他知識面寬廣，思路活躍，善于建言。由于他的加盟，使學會工作多了一位優秀智囊。

總而言之，地方學術性社團組織定時換屆是發展進程中必不可缺的工作環節，凡是那些堅持規范化運作，堅持按時換屆的社團就會充滿活力，就會逐步進入健康發展的軌道。綜觀目前，環太湖區域眾多績效比較好、辦團時間比較長、規模比較大的社團組織都是歷經一屆又一屆社團人的努力，在規范化辦團中不斷地總結經驗，吐故納新，優化結構，才一步步走向興旺之路的。

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