基于國家臨床重點專科建設項目自評分析科室檔案管理現狀

李卉　文博

摘要：指出了武漢同濟醫院于7月23日啟動了2012年到2016年度國家臨床重點專科建設項目自評工作。針對自評平臺填報時間緊、材料廣、任務重、要求高，從而反映出科室檔案管理中存在組織不健全、數據分散、信息化程度低的問題，提出了在全院范圍內加強檔案管理的文化建設，建立相應制度和體系，提升電子化程度，并不斷發掘檔案信息的應用潛能的改進措施，為醫院決策提供依據。

關鍵詞：檔案管理；國家臨床重點專科醫院；管理

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A文章編號：16749944（2017）18023203

1研究背景

2005年，衛生部醫政司開始考慮國家臨床重點專科評估與建設；2008年，國務院批復衛生部的“三定方案”中，在醫政司職責中明確了“指導醫院臨床重點專科建設”的內容；2009年，陳竺部長在全國醫政工作會議上，要求開展國家臨床重點專科評估工作；2010年3月，衛生部下發了《國家臨床重點專科評估試點工作的通知》，公布了《國家臨床重點專科評估管理辦法（試行）》，正式啟動了消化內科、骨科和婦產科的試點工作，并印發了評估標準。至此，國家臨床重點專科建設與評估框架基本建立＼[1＼]。

武漢同濟醫院急診醫學科于2012年成為國家臨床重點專科建設單位，目前是華中地區急危重癥救治基地重要的組成部分，是湖北省重癥醫學質量控制中心主委單位，湖北省醫學會重癥醫學分會領導單位，是湖北省ICU專科護士培訓基地。每年接受大量從周邊省市轉入的危重患者，參與了多項國內重癥醫學診療指南的制定，承擔周邊省市大量進修醫護人員的培訓工作，具有較大的專業影響力。

2國家臨床重點專科自評的填寫特點

國家臨床重點專科建設項目自評于7月28日正式啟動，歷時兩周，持續到8月13日結束填報，由科室指定專員登錄專門的信息上報系統填報評估所需的各專科信息，后由國家專家通過網上評估系統，查看各專科已填報上傳提交的自評報告及上傳的附件材料，對各醫院專科進行在線評估。并抽取部分建設項目單位開展現場評估。其特點可歸納為以下幾個方面。

2.1填報的時間緊迫

從接到通知到試填結束為一周的時間，正式填報為兩周的時間，填報的時間有些緊迫，填寫內容不完善。

2.2收集材料任務量大，要求高

自評內容涉及5個一級指標，14個二級指標，40個三級指標。從臨床到人力到財產設備到科研到教學等諸多方面。所需要的材料需要從科研處、醫務、統計、后勤處、財務科等數10個部門進行收集。所需數據的年份跨度時間長，涉及2012～2016年共5年的數據。

2.3要求有充分的證據支持

每個項目均需要將支持材料作為附件上傳，要求有充足的證據來支撐材料，以便達到評估的要求。

2.4格式要求較高

格式必須為圖片（如JPG格式），圖片格式的要求：大小不能超過2MB。

2.5試填期間，系統更新頻繁

設置試填寫期間系統會根據需要對合適和內容不斷調整，需要針對系統的變化迅速準確的做出相應，以達到自評的需要。

3科室檔案管理現狀

3.1組織機制不健全

醫院涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關檢查考核措施，醫院科室檔案管理機制不夠健全，職責不明確。科室檔案沒有統一的管理標準和模式，缺乏必要的督導管理，在質量控制方面得不到保障。目前，急診醫學教研室分設了3位秘書，分別管理教學、質控和科研等全科其他事項。在日常工作中各自收集各自工作范圍內的數據，科室數據沒有進行統一的匯總和整理。在遇到迎檢和評估工作時，通常由不同的秘書進行主導和整理，從而導致收集的科室數據存在分類不清、內容缺失、格式混亂、隨意性強等情況，十分不利于資料查找。

3.2數據分散

隨著醫院精細化管理的不斷深入和學科的分化，醫院出于行政管理的考慮，分設了許多職能部門，除了常規設立的人事、醫務、科研、統計、教學和檔案等職能部門之外，同濟醫院還設立了手術總監部、醫院感染管理科、質量控制委員會等部門。這些職能部門向科室收集工作范圍內的相關數據，并進行歸納、整理、總結和儲存。在科室需要時，將相關內容按照各自的格式提供給科室。

科室醫務工作人員在臨床、科研和教學工作中，產生的過程數據和結果數據沒有及時反饋到科室，在科室統一收集時，醫務人員提供的數據存在格式不統一，內容缺失，證據缺失等情況。

3.3信息化程度低

近年來，隨著科學技術的進步，計算機和網絡技術在醫院管理中得到廣泛運用，但卻很少應用于科室檔案管理中。導致科室檔案管理技術手段落后，主要以建立文件夾來管理，多半還停留在手工和半手工狀態，沒有一個很好的數據管理平臺，制約了科室檔案事業的蓬勃發展。

如在本次十二五國家重點專科建設項目自評報告填報過程中，許多資料數據缺失不全，導致無法及時提供給專科建設項目的填報專員，需要向各相關部門討要，如項目資金使用情況需財務和后勤提供，專科建設類需要統計科提供，技術突破與創新需要醫務處提供，發表的論文情況需要科研處提供等等，嚴重降低了填報的工作效率＼[2＼]。

4改進措施

4.1建設和強化科室檔案管理的文化

以科室檔案價值為取向，形成重視檔案收集、整理和利用的氛圍，將科室檔案管理納入醫院文化建設。在醫院文化管理的整體規劃下，完善科室檔案管理職能，賦予醫院科室檔案新的內容和使命。通過文化氛圍的建設，逐步破除因信息收集不及時而導致的信息孤島狀況，消減信息產生后滯留甚至遺失的情況，要求科室的每一個成員成為主動的概念、知識和數據的提供者，然后通過收集歸檔、整理歸納，提煉上升，最終服務于醫院文化建設，長期發揮它的作用＼[3＼]。endprint

4.2建立健全醫院檔案管理體系

醫院應當建立檔案管理的立體構建：首先，由院級領導牽頭建立“醫院檔案管理委員會”，主要職責為對全院的檔案管理工作進行規范，制定工作制度、劃定工作內容、擬定工作實施細則和考核標準；其次，設置檔案管理科，負責院級檔案的整理歸檔，同時對科室的檔案管理工作進行定期培訓、指導，并負責建立監督和考核管理辦法；第三，確定科主任為科室檔案管理第一責任人，每個科室需要配備專職或兼職人員從事科室檔案規整管理工作。

4.3建立檔案管理制度

醫院應當自上而下建立起統一的檔案管理制度，推進檔案工作的標準化，建立統一檔案的收集和歸檔方法、程序、時效等內容，定期整理分類歸檔、備份儲存。避免由于科室人員的工作調整或計算機軟硬件更新或老化等原因導致的檔案丟失，確保檔案資料的完整性＼[4＼]。建立檔案的檢查、評估和考核體系，并將考核結果與科室負責人和相關人員績效掛鉤。

4.4落實全院統一的電子化檔案管理系統

建立全院統一的電子化檔案管理系統，支持對紙質及多媒體等多種信息載體的檔案進行數字化處理和轉換。實現檔案資源數字化采集、規范的管理和準確的檢索。通過醫院內網平臺，實現檔案信息資源在不同部門和不同臨床科室之間的共享，從而提高了信息的流轉速度和利用效率，也為醫院和科室的決策提供充足的信息資源。最后也是最重要的，建立災難恢復系統，進行定期的更新和備份維護，保障檔案資源的安全性和可靠性＼[5＼]。

4.5拓展科室檔案信息資源，充分挖掘科室檔案信息潛能

檔案信息資源的開發利用是檔案管理的主要目的，應不斷拓展科室檔案信息資源，創新性地挖掘科室檔案信息潛能，提高其使用價值。例如通過匯總分析科室醫療缺失信息資料，可從中歸納出缺失原因、涉及人員等，進而制定針對性的規避措施；匯總分析醫療不良事件，可分析其產生的原因，進而提前做好與措施，防患于未然；匯總分析急危重癥搶救資料，可為提高搶救成功率尋找突破口；匯總比較醫護人員職業能力資料信息，可為每一個體的績效考核、晉升評優、外出深造等提供有說服力的依據等等。另外，完好的科室檔案信息在發生醫患糾紛時，能在舉證或提供證據時，將起著極其重要的作用＼[6＼]。

參考文獻：

[1]

王羽. 加強國家臨床重點專科建設持續提高全國醫療服務能力＼[J＼]. 中國醫院，2013（1）：1～5.

＼[2＼]郝培來. 醫院科室檔案管理創新＼[J＼]. 中華醫學，2010，23（6）：426～427.

＼[3＼]吳曉琪。醫院檔案與醫院文化建設＼[J＼].江蘇衛生，2002，1（6）：44～45.

＼[4＼]王媛. 淺談醫院電子化檔案管理中存在的問題與對策＼[J＼]. 蘭臺世界，2013（s3）：58-58.

＼[5＼]李珍香. 淺析醫院檔案電子化管理＼[J＼]. 現代醫藥，2010，5（4）：370-371.

＼[6＼]伏冬梅. 醫院科室檔案管理淺見＼[J＼]. 現代經濟信息，2016（14）.

Based on the Status of Archives Management of Self - evaluation Departments of National Clinical Key Specialty Projects

Li Hui， Wen Bo

（Tongji Medical College of Hust Huazhong University of Science and Technology， Wuhan 430030， China）

Abstract： Wuhan Tongji Hospital launched the national clinical key specialty construction project self-assessment in

July 23rd 2017. Self-assessment in the platform has tight filling time， wide materials， heavy tasks and high requirements， thus reflecting the problems of imperfect organization， scattered data and low level of informatization in the management of file management. It is suggested that the cultural construction of archives management should be strengthened in the whole hospital， the corresponding system should be established， the degree of electronicization should be improved， and the latent potentialities of archives information should be explored to provide the basis for hospital decision.

Key words： file management； national clinical； key specialty； hospital managementendprint