會計師事務所信息化建設難點、原因及應對策略

廣東正中珠江會計師事務所 馮琨琮

會計師事務所信息化建設難點、原因及應對策略

廣東正中珠江會計師事務所 馮琨琮

行業信息化專題

一、前言

當前，中國正在逐步融入全球經濟一體化進程中，中國經濟的高速發展，對中國注冊會計師行業提出了更高的要求：需要中國注冊會計師更加獨立、更加專業、更加誠信，需要會計師事務所（特別是內資所）一體化、規模化、國際化，更好達成服務國家經濟建設的主題目標，為中國經濟發展保駕護航。

隨著事務所規模的不斷擴大，特別是不斷擴充的異地分所模式，讓事務所的各種管理問題一一凸顯：制度與流程一致性遵循，大量人員的計劃、招聘、考核、晉升管理，人員的分層培訓管理，項目的風險管理，審計作業過程管理，報告的質控管理、內部溝通管理等等。如果還是依賴原有的類似“計劃、組織、協調、控制”這種比較強調管理者個人作用、行為和干預的人治及流程表格化管理模式，已很難應對事務所一體化、規模化、國際化中所遇到的各類問題，這就要求事務所的內部治理及經營管理必須也只能依賴信息技術。

信息技術是利用現代計算機技術、網絡技術、數據庫技術等所設計并實施的應用系統來快速高效管理和處理信息的各種技術的總稱。其固有的邏輯控制、規范運作、強大的計算和數據統計能力以及信息的快速交換等特性，正好彌補了人治模式的短板。目前，國內大中型的會計師事務所都在積極運用信息技術加快自身變革，通過流程再造，運用信息技術，將業務流程集成到應用系統中，以管控事務所的日常經營運作，收集業務活動中的關鍵信息，自動歸集和統計，并向管理層提供運營管理報表，進行管理決策。通過規范治理來控制業務質量、提升管理水平、工作效率和業務利潤等，以期提高事務所的核心競爭力，保持事務所穩定持續發展。

圖1 事務所信息化架構

圖2 IT架構體系

二、事務所信息化建設中的問題、產生原因及其應對

結合事務所信息化建設的發展歷程，以及事務所普遍對信息化建設的需求，分析事務所信息化建設中存在的問題及產生原因，并探討應對問題的策略。

（一）信息化建設中各個資源維度及要素的關系

1.從信息技術的視角來說

信息資源包括：人、硬件基礎設施、應用系統和數據。硬件基礎設施是人與系統和數據之間的交互式設備，為應用系統和數據提供運算、承載及傳輸環境；應用系統負責管控硬件基礎設施并對人輸入的數據進行響應、傳輸和加工，轉換為我們所期望的目標數據；數據是運用IT的最終目標，確保其為我們提供期望的結果；人負責配置硬件基礎設施、操作應用系統并通過有效的權限來訪問、操作數據并利用數據進行決策。從如圖2的關系可以看出，這四個維度缺一不可，任何一個環節的缺失，都無法確保信息系統正常運行。

2.從事務所的信息化需求方面來說：

（1）事務所管理層需要一個良好的管理系統來統一一體化管理并規范業務流程運作，控制業務風險，記錄在各個業務流程中的關鍵信息數據，并能生成為其進行決策的匯總分析數據；

（2）事務所業務人員需要一個良好的審計作業系統來規范管控作業流程，能輔助獲取客戶數據并轉化為工作底稿所需記錄的基礎數據，最終生成報告，并對電子底稿進行有效管理，以便將更多有效時間花費在分析性復核及風險判斷上；

（3）事務所的IT部門需要一個良好的網絡架構、技術基礎設施、數據架構及完善可操作的信息化相關規程來確保整體信息系統安全、完整、有效運行。

（二）信息化建設中容易出現的問題、產生原因及應對策略

事務所的信息化建設，并不是一蹴而就的，也是針對事務所發展的各個階段的不同需求，逐步應對解決的。例如我們事務所當前使用的管理系統是第三次改版，每次全新版本的升級，在開發技術、功能模塊、前端界面及操作便捷性方面都較前一個版本有大的提升。我們在信息化建設的不斷摸索過程中，也遇到許許多多的問題、困難和挑戰，需要運用各種方法進行解決。總結起來有以下四點：

1.事務所管理層信息化建設的理念、思維不統一

從IT治理的理論角度來說，企業的IT戰略一定要符合業務戰略。因此，事務所的信息化理念、思維歸根到底就是事務所的戰略思維、管理思維和文化思維。事務所要實現信息化管理，最終需要靠系統落地而實現，系統的落地其實就是事務所管理模式、業務流程的落地。事務所管理模式、業務流程應該取得管理層或者是大部分管理層領導的一致確認，管理層必須在事務所運作中遵循該確認的流程，方可實施。接下來就需要把管理模式和業務流程轉化為標準的信息化系統，通過授權、配置等進行系統的訪問與操作。

目前，許多會計師事務所都面臨一個現實問題：事務所的合并。合并前各事務所都有符合自身特色及習慣化的管理模式，當前使用的已規范化的信息系統業務流程可能無法得到其他新加入事務所管理層的全盤認可，或者新加入的事務所有自己的管理系統，在轉換新系統的使用過程中需要付出較大的學習和適應成本，這樣就會使事務所一體化管理和信息系統在實際運作中的執行情況大打折扣。因此，信息化并不是某個部門或者某些人的事情，它一定是事務所管理層信息化思維統一后的統一決策和部署。管理層對信息化重視程度各異，無法達成一致性決策，必將阻礙信息化建設的進程。

2.事務所信息系統的需求確認及細節化管理

從系統開發的理論和技術角度來看，要實現一個信息系統，必須要有明確的需求分析及詳細的功能設計，開發人員才能按照功能設計清單開發出符合預期的信息系統，并進行測試上線。事務所獲取一個信息系統，不外乎通過兩種途徑：外購或者自行研發。不論通過哪種途徑進行信息化建設，都需要確定需求并設計詳細的功能說明。

需求分析的路徑相對簡單：即到各需求層級調研關鍵數據與業務流程—〉討論優化調研結果—〉確定系統模塊與功能。

然而功能設計，則需下沉到系統的數據架構、前端呈現、按鈕功能等等細節化設計，這對功能設計人員提出了很高的要求：即要深刻理解事務所的管理模式、業務流程邏輯，又要具備將這些需求轉變為數據層結構以及開發人員能看懂并理解的數據流圖等設計文檔的深厚功力，同時還要考慮系統運行過程中可能出現的各種意外情況，以及如何確保數據間的邏輯完整性等細節化因素。很可惜的是，現在很多事務所缺乏這種人才。

同時也延伸出另外一個抉擇問題：事務所的系統究竟是外購商業化軟件系統還是自建團隊開發？在信息系統開發、運維及使用過程中，有個非常關鍵的控制——變更管理，任何一個系統開發出來上線運行后，不可能一成不變，總會遇到各種各樣的變更需求：系統遷移、數據遷移、Bug及系統性能的持續優化、新功能的開發測試并上線等等。如果是外購系統，服務商對于系統的持續服務能力能否得到保證，服務的響應速度和對新需求的理解并實施，這些對很多事務所的忍耐程度都是一個極大的考驗。因此，事務所在部署信息系統時，一定要堅持自主研發，即便不進行自行開發而外購信息系統，也應牢牢掌握自主權和控制權。達到一定規模的事務所，有條件投入更多的人力物力于信息化建設的，最佳方式是建立自己的開發團隊，不但可以對系統量身訂做，在系統的后續維護、數據分析和快速變更上都能體現出巨大的優勢。舉個很簡單的例子，在一個外購的信息系統中，有些一年也用不上幾次，但又必須具備的功能，如：當我們希望增加從系統組合查詢一些統計數據，而系統前端沒有實現相應功能時，是需要另外支付服務費用給系統供應商來進行建立和完善，而且需要占用不少時間。如果有自己的IT技術人員甚至研發團隊，這些問題的解決，是輕而易舉的事情。

有些事務所或許會擔心IT人員會增加人工成本卻沒有直接創收能力，我們認為一點不用擔心IT團隊在系統建成后的人員閑置問題，現在是信息化高速發展的時代，各行各業的信息化都在如火如荼地建設著，潛在大量IT審計業務。

3.系統用戶對系統認可度及操作便捷性

系統實施后，最終是要由各角色用戶在系統中執行操作并為系統提供正確的原始數據，如果數據有問題，那么匯總統計出來的統計分析結果肯定是不可信賴的。一些信息化非常嚴格的企業，比如銀行，還需要為人工錄入的數據設置復核崗位，確保初始數據無誤。

事務所管理系統的核心理念是管控、規范，這必然與普通業務人員的工作模式和期望是矛盾的，他們希望快速完成相關工作，減少管控環節。因此，事務所的管理系統如何在風險控制和流程簡化上取得一個平衡，如何保證系統為操作用戶提供友好界面和操作便捷性功能，都是一個系統能否得到最終用戶認可并接受的關鍵因素，否則就會出現應付式的系統使用的情況，例如隨便填報數據、將系統賬號密碼給予他人以盡快完成流程等等，從而導致原始數據錯誤或者訪問非授權數據情況的發生。

系統能否得到最終用戶認可，依賴于事務所對流程的不斷優化，綜合考量可能產生的各種情況，并給出最優化的設計方案，確保風險控制及流程簡化；也依賴于系統架構設計人員和開發人員的技術功底，能否在系統及數據架構、前端界面呈現、按鈕功能、自動化任務以及數據邏輯功能驗證控制上設計的更為完美。

不少事務所在前期的系統開發上，或多或少都會因為經驗的不足，在操作界面及功能、數據的邏輯控制等等上走不少彎路，甚至推倒重新開發。總之，系統的開發設計也是一個螺旋型不斷提升的過程，是一個不斷按照新情況新需求開發新功能的迭代優化過程，一定要充分考量客戶的需求、操作習慣及數據間的內在邏輯關系。

4.關于審計作業系統的建立和部署

審計作業系統實現了對客戶財務數據的采集轉換、風險導向、自動化生成部分電子底稿、電子底稿歸檔管理等功能，對事務所的審計業務管理極為重要。然而，審計作業系統要對接不同客戶的財務數據、自動化生成許多會計科目的電子底稿、進行許多數據運算以及項目組內部工作聯動和與質控人員的交互等等，決定了作業系統的復雜程度、操作便捷性以及學習成本都不會那么簡單。本所之前曾試用和測試過幾款國內的商業化審計作業軟件，所有演示和標準化財務數據導入都非常順利，但是實際用到各類型客戶的財務數據上，總會出現各種各樣奇怪的問題，需要不斷與供應商溝通解決，有時需要等待，然而在緊張的年報審計期間，這種等待的時間往往大大超出現場審計人員的忍耐程度而不能被接受。

由于沒有成熟并被廣大審計人員認可的審計作業系統可用，電子底稿管理及歸檔問題隨之產生，在現有運作模式下，實現底稿電子化管理及歸檔也會遇到許多管控方面的問題：電子底稿版本控制、終版電子底稿審核、歸檔管理系統建設等等。

三、對事務所信息化建設未來規劃的思考

事務所的信息化建設在許多方面還有待改進并完善，為確保今后信息化建設工作的順利進行，在信息化建設目標、路徑設計以及機制安排，可以作以下考慮。

（一）目標設定

1.事務所內部管理應全面運用信息化手段，做到信息化無死角，從而實現事務所一體化管理；

2.事務所審計作業系統全面上線，以期達到事務所按照審計準則的要求執行相關業務的規范性、有效性的目的，確保審計質量的不斷提升；

3.考慮建設云平臺，在服務器、存儲、安全等基礎設施方面進行擴容并優化網絡體系架構，確保硬件基礎設施系統的可靠性、計算、容量、網絡等性能能夠支撐本事務所對信息化的更多需求；

4.強化IT團隊建設，廣納人才，以備更好適應科技技術高速發展給注冊會計師行業和事務所帶來的新挑戰、新機遇。

（二）路徑設計

1.事務所應梳理各個內部控制和管理流程，梳理各類業務和審計作業各階段的規范流程，事務所管理層對流程進行優化并確定各管理和業務環節的標準，按照優化的標準流程建立和進一步完善信息系統各功能模塊建設以及審計作業系統，強化軟件操作培訓及流程遵循；

2.加快信息化建設的步伐，不同的事務所對管理系統和審計作業系統可以按照本所人、財、物各要素綜合考慮，選擇自行開發或自行開發+部分外購或全部外購的建設部署模式；

3.充分考慮云服務部署方案，周密到位地投入相應資金進行建設，做好系統及數據遷移工作，以應對未來管理和業務發展的需求；

4.擴大IT專業人員隊伍，強化IT專業人員的技術技能培訓，加強外部和內部以及跨界的業務工作交流和溝通。

（三）機制安排

1.建立有效的IT治理模式，做好事務所信息化建設的頂層設計，成立和充分發揮事務所信息化管理委員會作用，特別是加強與管理層及合伙人的交流溝通，統一信息化理念、思維和步調；

2.嚴格遵循事務所質量控制規范及中國企業內部控制規范要求，結合事務所實際管理需求，執行信息化建設；

3.在信息化建設各方面（基礎設施購置、系統需求調研、IT人員等），特別是資金方面給予足夠的支持與配置，可成立信息化推進工作小組，負責穩步推進信息化建設。