談人事檔案管理中存在的問題

秦國平

摘 要 檔案是一種非常重要的具有較權威信息的資源。檔案管理的好壞關系到一個單位的工作能否正常運行。事業單位生產以及經營的有效數據和資料就是來自完善的檔案管理。在人員調動和職務安排過程中都需要涉及檔案的管理。但是隨著各種改革的不斷深入，事業單位的檔案管理存在的問題越來越明顯。人事檔案是圍繞著個人開展的，一個人的基本情況和工作表現等等都會記錄在這個檔案里，包括出身背景、社會關系、工作表現以及社會獎懲等等。這些檔案是上級組織在選拔、任命時的重要參考依據。但是我國事業單位人事檔案管理存在很多問題，比如制度不完善、管理人員素質不高、管理信息不普及以及利用率低等等。但是隨著事業單位的改革與發展，人事檔案管理水平提高是一種必然的趨勢。

關鍵詞 人事檔案 管理 存在問題

中圖分類號：D523. 2 文獻標識碼：A

1事業單位人事檔案管理概述

（1）事業單位人事檔案管理的內涵。眾所周知，事業單位是我國國家機構中不可忽視的一部分，發揮著科學、教育、社會福利等多方面的社會功能，以服務為主，因此此項工作直接關系到國家的發展，社會的穩定以及人民安定的生活。事業單位人事檔案是由一系列文檔組合而成的，記錄著每個員工的成長階段與經歷，社會關系和所獲榮譽、獎懲，是可以反映一個人思想素質和業務能力水平的關鍵憑證。領導可以通過人事檔案對一個人的德、能、勤、績、廉等各方面進行考察，了解他們的錄用、干部任免、崗位調換等等。因此，人事檔案的管理事關國家發展與經濟命脈，是推動社會主義事業的加速器。

（2）做好事業單位人事檔案管理工作的重要性。人事檔案是事業單位開展各項工作的基礎性材料，也是維護事業單位工作人員個人利益的關鍵憑證。因此，隨著經濟的發展和社會各項制度的改革，簡單的人事檔案管理已經不能滿足當今社會的需要，各種工作單位與個人之見的利益糾葛已經是必須要解決的問題，檔案管理可以很好地解決由于歷史遺忘帶來的問題，也是法律依據之一。由于人事檔案記載了一個人的出身、生活經歷、學習狀況、工作能力以及社會榮譽的獎懲，而且很多材料都是原始材料，不可復制的，因此在必要的時候是解決矛盾的重要砝碼。

2事業單位人事檔案管理工作中的問題剖析

（1）一些領導干部對人事檔案管理工作重視不足。對于人事檔案的管理一直存在一定的誤區，大家都以為這種工作比較瑣碎且沒有技術含量，不容易獲得成績或者提升的可能。尤其是領導干部，更覺得對于人事檔案的管理，任何人都可以通過抄抄寫寫來完成，只要保證保密性、完整性即可。因此很多人事部門的領導經常會安排一些兼職人員來負責此項工作。也導致了實際工作中很多應付的現象發生，這些都阻礙了各個事業單位的進一步發展和改革，甚至降低了服務質量。

（2）人事檔案管理人員素質需提高。檔案管理，大家都知道是一項十分重要而且繁瑣的事情，而且隨時時代的發展，對這項工作的要求逐漸向著專業性發展，工作人員往往需要連續工作很久，而且不宜頻繁地流動人事?？傊?，沒有一定的物力、財力就不可能保障人事檔案的真實性、及時更新性以及準確性。因此如果讓人事部門的相關人員來兼任這項工作，或者是臨時借調都是很難高效率、高質量地完成這項工作的，現實當中也出現過很多不能及時歸檔、材料丟失等問題的，以致于造成了很多不能挽回的損失。

（3）人事檔案管理信息化尚未普及。為了適應信息化的時代，我國很多事業單位安裝了“人事檔案管理系統”，但是由于此系統在設計的時候定位并不專一，因此在適用的過程當中只能記錄員工的一些基本資料，對于員工在工作中的資料或者社會獎懲很難一一記錄，這也就導致了員工檔案材料記錄不全、準確性等問題。再加上事業單位人事檔案管理在實際操作中手工的內容比較多，紙質檔案仍然普遍存在，這是很多資料和檔案不能長期保存的根源所在。因此事業單位的信息化管理有待進一步加強，這樣才能更好地推動其信息化發展。

（4）人事檔案材料制作不規范。人事檔案材料制作不規范是現實中常見的，主要的表現也不過以下兩大類：第一，人事檔案材料的分類不規范，比如管理人員確實知道人事檔案需要分類管理方便查詢和更替，但是在實際操作中，分類標準并不好把握，這也就給人事檔案的查閱和利用帶來了很大的不便。第二，材料制作過程不嚴謹，很多材料在制作過程當中沒有統一的標準，都是一些默認的規則。

（5）積極建立信息現代化檔案管理。現如今已經進入信息化高速發展階段，互聯網的發展改變了人們傳統的辦公方式?；ヂ摼W具有高效率，高儲存量，低成本以及查詢與管理方便等特點。面對相關事業單位信息化建設力度不足的情況下，應當將互聯網辦公結合到檔案管理中，建立健全相關檔案管理設備，大力發展相關系統的開發或引進先進的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時提高了相關人員的辦公效率，同時信息化管理不需要實體空間，可以節約紙質檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節能減排型辦公，值得大力推廣。

3總結

綜上，我國目前事業單位人事檔案管理當中的問題還很多，已經影響了我國人事檔案管理工作的改革與進一步發展。因此我國應該采取相關措施進一步完善各項管理制度，重點提升管理人員的素質以及事業單位中領導對于人事檔案管理的重視程度，這樣才能推動我國事業單位人事檔案管理進一步發展。加強人事檔案管理隊伍的素質建設，引進先進的管理設備和手段，充分利用信息化時代帶來的便利，建設對社會開放的管理平臺，這樣既可以制約人才流動，也可以解決很多現有的問題。只有這樣，我國事業單位的人事檔案管理才能再上新臺階，從而為我國社會主義事業貢獻一份力量。endprint