淺談檔案管理在人力資源管理過程中的重要作用

李云娟

摘要：企業只要加強人力資源管理的戰略地位和作用，建立和完善的現代人力資源技術系統，培養、造就高水平的管理團隊，奠定堅實的人力資源工作基礎，加大人力資源的培訓與開發力度，則整個企業的綜合管理水平和人力資源競爭力就會不斷提升，從而不斷提升企業的核心競爭力。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源；提升

人事檔案管理的問題一直倍受人力資源管理部門的關注和重視，但受到各種因素的影響，致使人事檔案在管理上存在不同程度上的影響和制約，從而得不到更好的發展，造成檔案的材料不齊全，從而給人力資源管理帶來了不可估量的損失。因此，要牢牢抓住改革帶來的一切機遇，認清改革是加速人事檔案工作的大趨勢。樹立創新觀念，人才信息觀念和效益觀念，從而進一步推動人事檔案工作制度化、規范化和科學化，把量化觀念、管理觀念、責任觀念、效益觀念有機結合起來，充分發揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。如何更好地發揮人事檔案管理的作用，為企業歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才提供重要依據，提升企業的人力資源管理，是本文論述的重點。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

1、人事檔案為人力資源管理提供真實可靠的信息。一個企業要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發揮他們在各個崗位上的最大效力，人力資源管理部門就必須首先掌握有關每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經歷、思想品德、業務水平、個人技能、個人素質等。通過查閱員工的人事檔案就可以了解每個員工的全部歷史和全部工作經歷，從而為企業的選人、用人提供有價值的參考信息。通過人事檔案全面了解員工的詳細情況，就可以避免壓抑人才、埋沒人才，使各類人才各就其位，揚其長，避其短，正如英國的一句格言所說：“使合適的人在合適的位置上”，只有這樣才能在最大程度上發揮人力資源的作用。2、人事檔案為人力資源管理提供重要的依據。人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的依據。像績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，是人力資源管理的一個重要環節，關系著員工的晉升和獎懲，決定著企業對不同員工該采取什么樣的培訓方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，作出相應的決策，從而保證企業決策的科學化、合理化。

二、人力資源管理中利用人事檔案的現狀

通過上面的論述可以看出人事檔案在人力資源管理中發揮著舉足輕重的作用，然而在現代人力資源管理中卻出現了與此截然不同的情況，那就是人事檔案在逐漸被淡化，企業在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點：1、人事檔案的內容不全面。我國目前的人事檔案都是套用。干部檔案的模式，其中的材料大多側重于反映本人的“政治歷史”，而真正進入檔案的反映一個人的工作能力、工作業績、培訓方面的材料卻很少。企業希望利用人事檔案了解和掌握一個人全部信息的要求得不到滿足，給企業選才、識才帶來了不便，使往日風光的人事檔案受到了冷落。2、人事檔案內容缺少真實性。由于經濟的發展，競爭的壓力越來越大，人們為了找到工作、找到一份好工作，就會在檔案上做些手腳。如把人事檔案中的工作時間提前了，把學歷變高了，有的檔案材料甚至出現了涂改痕跡。這些信息給人力資源管理制定崗位配置計劃、退休解聘計劃及各種培訓計劃造成誤導，使人力資源管理在企業中的作用發揮受到了阻礙。

三、改善人事檔案在人力資源管理中作用的途徑

1、充實人事檔案的內容。人事檔案應為人力資源管理提供有價值的信息和數據，人力資源管理部門通過利用人事檔案，可以從中探索人才成長規律、工作經歷等信息，從而為開發人才資源提供依據，提高人力資源管理的科學水平。因而在傳統人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個人綜合能力、素質和由權威部門認定的業績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料，改變傳統檔案“千人一面”，千篇一律的現象，使人事檔案成為人力資源管理的得力助手。2、增強人事檔案的真實性。真實性是人事檔最基本的特性，也是人事檔案的“第二靈魂”，失去了真實性，人事檔案也就失去了其存在的意義。要想做到“檔如其人”“檔即其人”就必須首先保證歸檔材料的真實可靠，做到實事求是，完全符合當事人的實際情況。其次，要加強相關法律法規制度的建設及審核機制、監管機制的力度，對每一個工作流程和環節把好關，為人力資源管理的決策提供可靠依據。3、加強人事檔案的時效性。人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。4、加強人事檔案的現代化管理。當今社會，信息化和網絡化已占據了主導地位，如何快捷方便地找到所需人才的信息，成為人力資源管理的關鍵問題。傳統人事檔案的紙質管理模式已遠遠不能滿足這種需求了。這就要求改革人事檔案的管理方式，大力推進人事檔案的現代化，變由紙質管理為信息化管理，加快人事檔案信息在全國聯網的步伐，實現個人信息的聯網查詢，以此來消除由于時間和空間等問題帶來的障礙，做到人事檔案資源的社會共享，使人力資源管理部門足不出戶便能方便快捷的查詢到想要了解的那個人的全部信息，而不必東奔西走，從而節省了時間，提高了工作效率。

總之，當今知識經濟時代，企業之間的競爭越來越激烈，表現為企業核心競爭力的競爭。因此，不斷提升企業的核心競爭力，是保持企業競爭優勢的戰略選擇。人力資源作為企業最具創造性和能動性的第一資源要素，對企業核心競爭力的提升具有直接的決定性的作用。endprint