淺談家庭檔案建立的幾點認識和體會

尹國芹

現今的家庭一般都會保存數量不等的照片、往來書信、日記、發票、說明書等，這些就是我們常說的檔案。一般情況下，我們每個家庭都是把這些“檔案”隨手放進柜子里、抽屜內或箱子里，往往造成存放雜亂，一旦使用的時候尋找起來很困難，有些很可能會被遺忘，而且也不易長久保存。對這些檔案進行必要的分類、編號、編目和科學的排列，便可以說建立起了正常意義上的家庭檔案。作為社會組織的最小單位、社會細胞的家庭，應不應該建立起家庭檔案呢？我認為是非常必要的。定期對家里的物品進行分類歸檔并非為了歸檔而歸檔，而是讓這些檔案資料實現管理規范化、科學化，便于查找，更好地使用。建立檔案，既可以為家庭成員和親友服務，還可以為社會建設和人類進步服務。

一、建立家庭檔案的必要性

隨著人民群眾物質生活和精神生活水平的不斷提高，人們對家庭檔案的建立越來越重視。家庭檔案是真實記錄家庭的歷史、演變，是對家庭成員進行愛家教育、激勵下一代成長的生動教材。可以說，家庭檔案已成為每個家庭精神文明建設的一個重要組成部分。家庭檔案的建立，能夠提高家庭生活的質量，促進家庭成員的和睦，加深與親人間的感情，維護與增進朋友間的友誼。

（一）建立家庭檔案是社會發展的需要

家庭成員在同社會方方面面的交往中，會形成許許多多的權益證據材料，證明家庭、個人應該承擔的義務以及可以享受的權利。作為趨利避害的需要，人們逐漸形成自覺的習慣，妥善管理和維護這些在家庭及社會活動中形成的法律關系的證據。

（二）建立家庭檔案是家庭成員工作和生活的需要

家庭檔案作為一種伴生物，是家庭成員在工作和生活中形成的有留存價值的檔案。如平常保存的照片、錄音帶、錄像帶，能夠直觀反映家庭成員形象的變化，人們可以利用它們見證浪漫的愛情、體驗親情、友情的溫馨，追思逝者的音容及寄托對子女的希望；購物發票、收藏字畫、家庭成員的學習成績、畢業證書、榮譽證書，是家庭成員學習成長經歷的記錄。

（三）建立家庭檔案是家庭生活的需要

在家庭管理中，家庭檔案管理是其重要基礎部分。建立起完整齊全的家庭檔案，可以為家庭中的各項管理提供可靠的信息依據，讓家庭成員免去不少翻箱倒柜之苦，直接提高工作、生活效率。反之，家庭檔案管理的混亂，必然給家庭管理帶來許多不便，甚至給家庭帶來一些不必要的損失。

（四）建立家庭檔案有助于養成良好的生活習慣

家庭檔案的建立，有助于人們收集生活中的每一個細節，養成良好的生活習慣，切實提高家庭檔案收集的自覺性，做到置物有定位，生活有條理。使日常生活中不需要為找尋某一重要的憑證依據而浪費更多的時間和精力，減少不必要的家庭糾紛和煩惱。同時，讓每個家庭成員在思想意識中注重歷史文化資料的積累，利用其著書立訓、傳承文明、陶冶情操，提高家庭和個人的文化品位。

二、家庭檔案收集整理的具體做法

家庭檔案是以家庭為單位、以家庭成員為元素而形成的。簡單的說，一個家庭就是一個單位，每個家庭成員就是一個內部組織機構，便于家庭檔案綜合材料的建立，方便于每個成員檔案的管理和使用。

（一）收集材料

材料收集齊全是建立家庭檔案的關鍵。在收集家庭檔案時，包括文字、實物、照片等都要留心歸檔，把大量的零散的東西收集起來。當然，一些重要的、涉及個人隱私的材料很難收集。如家庭存款情況、孩子的信件等。而個人的各類獎狀、證書卻是很好的組成部分，包括小事材料的收集，如平時的煤氣、電費、水費等單子都保管整理好。通過一件件材料的收集、一件件事情的真實記錄，通過家庭檔案的形式呈現出來，是相當有意義的事情。家庭檔案大致可分為財產檔案、證件檔案、說明書檔案、個人履歷檔案、健康檔案、照片檔案、榮譽檔案、成果實物檔案等。

（二）分類歸檔

1.家庭綜合類。凡是涉及到整個家庭的各種載體，具有保存價值的都可歸入綜合類。如族譜家譜、家史、家電、戶口本等。雖在某一成員名下，但屬全家的如房產、汽車、賬目等也歸入綜合類。

2.個人檔案類。每個人的工作、生活、健康、學習、社會交際等活動所形成的各種材料，它真實反映了本人的歷史、現狀，可歸入個人檔案。具體包括每個家庭成員各個階段的個人簡歷，個人證書（學歷證書、榮譽證書、畢業證書、結婚證、獨生子女證、房產證、身份證、工作證、駕駛證、教師證等），各類照片（生活照、證件照、結婚照），發表的文章、作品，收藏的郵票、票證、古籍、字畫，體檢表，往來書信，日常用品、家電、家具、汽車、購房、購貨（支付）憑證及發票、說明書，子女從出生到上學到就業每個階段的成長歷程記錄等都要收集整理。

（三）整理編目

在分好類別的基礎上，按照材料形成的時間順序進行排列，即形成時間較早的排在前面，較晚的排在后面。在檔案的編號上，加蓋檔號章，即文件材料排好以后，有了一定的順序，就在文件的固定位置蓋上一個章，進行編號。編號是為了清晰標明材料的位置，能方便、快捷地查閱、利用，編號采用流水號的方法，如家電說明書，第一本證件，從“1”開始編起，依次按順序將本類的所有證件檔案編完。然后依據分類方案，排列順序，編制檔案目錄。目錄內容包括類號、件號、題目、日期、頁數和備注。盒號用鉛筆填，暫不固定，然后按照件號的先后順序分門別類將檔案材料裝入檔案盒。

三、加大宣傳力度，增強全社會家庭建檔意識

許多家庭不知道什么是家庭檔案，更不懂得如何收集整理這些檔案，從這一角度和現實生活看，雖然家家都有檔案，但絕大多數家庭又沒建立起家庭檔案。這就需要各級檔案部門加大家庭檔案建檔的宣傳力度，提高全社會的檔案意識，讓廣大群眾在日常生活中養成收集、整理和保存檔案材料的良好習慣，從而更好的將收集的家庭檔案材料整理保管。建立家庭檔案的目的是利用。只有家庭檔案得到充分利用，家庭檔案的內容才更充實，作用發揮得就越大。我們到一個家庭看到的全家福；每個月水電氣用了多少錢；家用電器壞了，需要維修時的說明書和電路圖；購買日常用品出現質量問題退換時需要的發票...利用建立好的家庭檔案，按圖驥索，便可快速便捷找到自己需要的物品。因此，家庭檔案的建立，不僅能夠滿足家庭生活的各項需要，還有助于推進國家檔案事業的不斷向前發展。

（作者單位：山東臨朐縣檔案館）endprint