淺談企業新入職人員的辦公室禮儀

房照

在產品日趨同質化的今天 ，從某種意義上說，現代企業的競爭是一種形象競爭，而形象則是社交禮儀的核心體現，就個人而言，它是衡量道德人格、氣質修養和文化教養的尺度；從企業角度，則傳遞著企業實力、經營理念和企業文化等信息。作為一個成熟的企業，不僅可以通過對外樹立品牌形象來宣傳確立自己的市場地位，更可以通過企業內部人員的良好表現來展現素質，提高內涵，長久呈現本企業的綜合實力。所以，無論老員工還是職場新鮮人，用規范的禮儀對待自己和他人，盡早明了“禮是做人的規矩、儀是做事的規矩”，對企業本身、對自身成長都很重要。本文從辦公室禮儀基本內容和禁忌出發，論述職場新人應該具備的基本禮儀基礎和素養。

新入職的辦公室工作人員，經常犯一些錯誤，比如上司向你要一份文件時，很難盡快從雜亂無章的辦公桌上找到，最后發現被塞在某個角落，而這時上司或許已經等的不耐煩。有專業公司曾對美、法、澳、英、德2600多名經理人做過一項調查，調查顯示，48%的受訪者認為下屬辦公桌雜亂無章，盡管還是能夠找到想要的東西，但他們希望下屬能隨時提供幫助，而且是迅速和令人愉快的。所以說，下屬的辦公桌凌亂不堪，會讓人不舒服，特別是如果從事比較機密性的如金融、財務之類工作，文件亂放，會顯得不夠專業和仔細，甚至失去工作機會。文件堆疊、筆亂放會給人邋遢、效率低下的感覺，而零食、手霜、口香糖、日歷等私人物品過多，則顯得不夠成熟和敬業。辦公桌無論男女，私人物品都不應超過三件。

沒有經過專業職場訓練的新人，往往有一些自身不太好的習慣，常見的如玩轉筆、穿拖鞋、遲到、閑聊、不負責、抱雙臂、抖腿等，這些看似細小的動作，在上司眼中往往另有含義，比如玩轉筆，給人閑散、不嚴肅、不認真的感覺；蹺二郎腿不莊重、穿拖鞋不文雅、聽音樂太隨意、吃零食顯幼稚、玩頭發不自重、抱雙臂讓難溝通、當眾化妝不禮貌、同事間交頭接耳有八卦多嘴不靠譜之嫌......當然大部分人厭惡的是不負責，很多上司并不是完全不能容忍員工犯錯，主要是看其能否從錯誤中吸取教訓，找出解決問題的方法，職場新人因為過于在意大家對自己的看法和評價，往往不敢勇于承認錯誤，而給人留下沒有擔當的印象。以上都可以歸納為影響晉升的辦公室惡習，如不注意這些細節和禮儀，自己前行的路上將會多走不少彎路；而這些禮儀和細節處理得當，將很快成為一個文質彬彬、效率高超、受人歡迎的職場人士。

另外，辦公室的著裝也很講究，除TPO原則外，還需注意干凈整潔、自然合體、時實從上。前兩個容易理解，而“時實”是著裝注意不同場合，“從上”就是根據上司領導著裝來選擇自己合適的衣著，既便于開展工作，也最好突現領導特色，而非宣賓奪主或華而不實。

除此以外，職場新人還要注意辦公室以外的禮儀，它是你素養全面、言行合一的重要體現。比如開門關門，電梯使用等。很多人聽說過這樣一個例子，有一位多年從事禮儀培訓的老師，一次去企業給新員工培訓，按照習慣，她推門進入后，會為下一為拉著門以便對方進入和接手，正常情況下后進入者會接替她為接下來的進入者拉著門，而很快會有后來者象他一樣為更后方的人服務。可惜五六分鐘過去了沒有一個人接替她，特別是一群剛入職的員工從她面前揚長而過，連聲謝謝都沒有，她就這樣慘變門童，哭笑不得。單單一個開門關門的動作，就把一個人真正的素養體現出來了。所以，辦公室以外我們可以先從一個小小的開門動作學起，對于男士來說，和女士同進入一個關著門的房間時，男士應該走上前去把門拉開讓女士先入。如果門是往里開的，男士應該先推門進去然后扶往房門讓女士進入。當房內有人時，不管是自己還是其它人進入房間，都應該敲門得到允許再入。在被允許進入房間后，轉身將門輕輕關上，而非反手將門關上。進入房間時應注意腳下有無地毯或凸起，以防將自己絆倒顯得狼狽。出門后面向里邊將門輕輕關上，盡量不背對屋里的主人關門。當手里有東西時可以放下再開門或請人幫忙，切忌用自己的腳或膝蓋來幫忙。對于敲門言，在職場中是被相當重視的，敲門、拍門、捶門都不可取，最好的做法是手握空拳，用第二、三指的肌肉部分輕輕觸碰，發出“噗噗噗”的聲音，是為“扣門”，此為職場人士最高雅的敲門動作。

在使用電梯方面，當電梯在進行中時，如按不到可請人幫忙，不要有大幅度的跨越姿勢；如電梯里只有兩人，可適當聊聊天，但電梯里人多時，則盡量少說話，公事私事均不宜談及；出電梯也有講究，如果你是最后一位擠進電梯的，有人要下時應一手擋著電梯門防止關閉，一面步出電梯讓別人先下，然后重新返回電梯；電梯人多的情況下，無論男女還是上下級都沒有優先的說法，門口的人應先出一步，方便其它人依次出電梯。乘座電梯時也可能會遇到特殊情況，比如參加工作不久的員工在電梯遇到自己的老板，在沒有其它人員的情況上，新入職場的員工往往有些，不知所措，這是不可取的。正確的做法是，不要試圖逃避，而是正面相對，稱呼他的職務并主動問候，全程保持微笑。如果老板主動問起工作情況，切忌支支吾吾，音量適中的清楚回答即可。當然，乘坐電梯也有三大禁忌，一是忌銅墻鐵壁功，即遵循先下后上原則，等電梯時不要堵在門口，而應站在兩側。二是忌目中無人術，電梯是狹窄空間，隨意拋包甩頭發都有可能影響他人。三是忌九鷹白骨爪，等電梯過程中顯出極不耐煩之勢，反復按鍵。這些都是影響我們素質形象的不良行為。

最后新入職人員還應注意發傳真、郵件、聊天軟件禮儀。給領導發傳真后最好在文件上注明已發送或發送時間，以判斷工作是否完成，發完記得拿走原件，以免遺失造成影響或損失。郵件禮儀方面，主題要明確簡潔，便于查看，也易較好達成我們的目的；如是急件可做簡要說明，內容最好簡明扼要；要根據對象選擇開頭語和祝福語，既要禮貌又不過于客套。對于聊天工具的使用禮儀，首先要有安全意識，防止電腦中毒，自動發送消息干擾他人；在忙碌時，最好設置一下狀態；不閑聊，重要的事情盡快表達清楚完整；在給對方網址時先說明網址內容，是尊重對方的表現；注意保存聊天記錄，避免同樣問題反復詢問。

綜上所述，職場新人提早注意學習和積累，對相關知識靈活解讀和運用，會讓原本陌生的環境和生疏的工作很快熟悉和常態化。endprint