企業(yè)檔案利用的效益分析

梅瑰

摘 要：眾所周知，企業(yè)檔案記錄著企業(yè)經營發(fā)展、職工個人信息等，對企業(yè)經營發(fā)展具有重要作用。尤其是現(xiàn)代激烈的市場競爭中，企業(yè)想要實現(xiàn)長久發(fā)展，立于不敗之地，其合理的企業(yè)決策是必不可少的。而企業(yè)決策需要依靠案較多信息資源，進而涉及到企業(yè)檔案的應用，確保正確決策實現(xiàn)經濟效益最大化。對此，筆者根據(jù)實踐研究，就企業(yè)檔案利用的效益進行簡要分析。

關鍵詞：企業(yè)檔案；利用效益；研究分析

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）18-0237-01

企業(yè)檔案的利用是客觀的分析企業(yè)經營狀態(tài)、經濟效益等，便于企業(yè)信息資源的研發(fā)和使用，確保檔案利用的合理性。此外，企業(yè)檔案的有效利用也能夠節(jié)省較多管理成本，對工作質量與效率的提升具有重要作用，使得企業(yè)在競爭中提升綜合實力，實現(xiàn)長存。

1 企業(yè)檔案利用效益分析

1.1 企業(yè)檔案利用

企業(yè)檔案作為檔案經營管理的重要組成部分，對企業(yè)經營發(fā)展具有重要作用。所以，還需要企業(yè)給予高度重視，科學合理利用檔案，正視企業(yè)檔案功能，挖掘企業(yè)檔案價值，這對企業(yè)企業(yè)法管理檔案的經濟效益和社會效益提升具有重要作用[1]。同時，也能夠幫助企業(yè)在激烈的競爭中實現(xiàn)長存。

企業(yè)檔案利用是使用者借助計算機管理系統(tǒng)搜集所需檔案。通過企業(yè)檔案信息達到利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得到實現(xiàn)的過程。檔案利用是多種要素的有效融合。

1.2 企業(yè)檔案利用效益

第一，檔案信息利用效益內涵。立足于經濟學角度分析，效益是經濟活動的最后標準，是投入和產生的比較。檔案利用效益作為檔案利用結果的要素之一，在一定程度上能夠真實的展現(xiàn)企業(yè)對檔案部門的投入與企業(yè)信息要求的滿足度。企業(yè)檔案部門投入越大，其產出也就越大，效益自然將得到提升。檔案利用效益分為正效益、負效益。如果投入高出產出后，檔案利用效益則是負數(shù)，也就是負效益。但一般情況下，人們所說的檔案利用效益多為正效益。

第二，企業(yè)檔案利用效益特點。首先，多功能性。多功能表示一個檔案具有多種作用影響。企業(yè)通過產品檔案能夠不斷的延伸產品屬性為新產品的研發(fā)提供借鑒。此外，也能夠融入到市場中展開技術轉讓與投入。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)一切經營活動信息，是企業(yè)資源的重要部分[2]。不過，檔案管理部門并不能夠直接的創(chuàng)造價值，需要借助檔案資料信息實現(xiàn)價值創(chuàng)造。因此，其效益有一定的間接性。多數(shù)企業(yè)檔案歸檔主要為便于后續(xù)參考應用。所以，基于此點看檔案利用效益具有延伸性。檔案利用效益的長期性是檔案的利用可以在較長時間中得到收益，效益作用和使用年限的轉變延續(xù)方式共存。檔案儲存價值的長效性也是檔案利用效益長期性的前提。

2 企業(yè)檔案信息利用效益機理

2.1 檔案利用效益因素

第一，企業(yè)檔案利用投入。想要做好檔案利用與作用的發(fā)揮，還需要企業(yè)檔案在使用中有一定的投入。做好預算檔案使用投入，這對企業(yè)檔案效益的提升具有重要作用。企業(yè)檔案利用投入也是檔案生產和使用階段的資金投入，例如：檔案生成費用、管理費用等。筆者認為：企業(yè)檔案利用管理費用投入包含人力、軟硬件投入。企業(yè)檔案利用系統(tǒng)要求確保科學合理，硬件和軟件作為企業(yè)檔案利用的重要支撐，是搭建企業(yè)檔案利用的墊腳石。不過，其人員投入也是不可或缺的。第二，企業(yè)檔案利用產出。針對企業(yè)檔案產出，其直接產出為檔案，隨后是檔案對企業(yè)效益的作用[3]。企業(yè)檔案資源對經濟效益與社會效益具有較大影響。企業(yè)檔案資源為部門所用，部門的效益產生也涵蓋著檔案利用的產出，其效益為企業(yè)檔案部門提供檔案信息的使用而完成的。

2.2 檔案利用特征

第一，成本投入少。企業(yè)檔案能夠重復使用，其使用無需任何費用投入。由其投入也僅是在打印、郵寄上的較少支出。檔案的重復使用也不能對原檔案造成損失，具有保值效果，其作用價值度在使用中得以展現(xiàn)。例如：水利工程中的設計方案、地質勘查數(shù)據(jù)記錄等檔案信息可以應用在鐵路工程中。其使用無需較多人力、物力、財力投入，只要將檔案信息打印即可。

第二，無局限性與共享性。企業(yè)檔案利用可以劃分為當前利用與歷史利用階段。當前利用企業(yè)檔案應用較多，并被廣泛應用在生產經營管理中。歷史利用階段主要應用在素材分析為企業(yè)管理提供參考[4]。其利用時間沒有限制，使用次數(shù)也沒有限制。其共享性特點主要為信息資源實現(xiàn)了連接，應用范圍更廣、讓企業(yè)檔案資源實現(xiàn)了共享。

2.3 檔案利用效益體現(xiàn)

第一，社會效益體現(xiàn)。社會效益主要為管理、文化、軍事、生產等創(chuàng)造出的勞動成果為社會所共享，促進社會進步、推動社會經濟發(fā)展。檔案利用的社會效益也體現(xiàn)在社會效益出發(fā)衡量檔案使用工作效率和收益。第二，經濟效益主要是勞動消耗和成果的比較。企業(yè)檔案能夠推動企業(yè)經濟效益的提升，其使用企業(yè)檔案節(jié)省了人力、物力投入，能夠直接幫助企業(yè)實現(xiàn)經濟效益最大化。

3 提升企業(yè)檔案利用效益方法

3.1 構建企業(yè)利用反饋機制

第一，被動搜集方法。首先，用戶在使用企業(yè)檔案前需要進行登記，把用戶個人信息以及利用信息填寫在登記表中。登記信息包含利用企業(yè)檔案數(shù)量、時間、目的、形式，以及檔案使用后的影響效果，例如：經濟效益、社會效益等。第二，主動搜集方法[5]。首先，可以通過調查問卷形式。企業(yè)檔案管理部門結合具體狀況進行問卷調查。其次，走訪調查。結合檔案使用登記所反映的信息，進行重點用戶訪問。最后，網絡調查。利用計算機網絡進行網上信息反饋，進而掌握用戶的使用狀態(tài)與檔案部門服務效果。

3.2 企業(yè)檔案信息用戶信息心理--行為分析

用戶的檔案信息需求具有復雜性特點，綜合分析研究用戶信息心理---行為，尋找其規(guī)律成為提升企業(yè)方案信利用效益的有效方法。endprint

用戶信息心理是用戶信息的搜集、需求、使用等心理。用戶信息心理過程是不斷變化的，可以通過心理學中認知--情感--意識過程理解，三者之間具有交互性、連接性，凸顯了固有的內在規(guī)律性。信息影響用戶，用戶就會生成吸收反映。通常狀態(tài)下，信息對用戶的影響突出表現(xiàn)為改變用戶思維：影響用戶知識是結構、引導用戶進行正確決策、引導用戶行為等。用戶能夠在信息影響下創(chuàng)造更多信息進而得到效益收獲，將其應用在企業(yè)管理中具有重要作用。

3.3 提升檔案信息人才素養(yǎng)

第一，提升職業(yè)道德素養(yǎng)。檔案管理人員需要做好保護、管理檔案的責任，保證檔案完整性與安全，保證檔案真實性與信息的持續(xù)性，為用戶提供檔案信息。此外，培養(yǎng)職工職業(yè)精神、愛崗敬業(yè)精神，提升保密意識，特別是企業(yè)檔案的管理對企業(yè)發(fā)展具有重要作用[6]。檔案職工也要保護企業(yè)歷史發(fā)展記憶的真實感、連續(xù)性。第二，業(yè)務水平。隨著科學技術的進步，信息技術得到了廣泛應用。將其應用在企業(yè)檔案管理中，能夠提升檔案管理效率與質量。對此，還需要企業(yè)提升職工業(yè)務水平與能力。提升職工信息意識與分析處理能力，在眾多檔案數(shù)據(jù)中進行信息整合與管理。第三，提升理論知識素養(yǎng)。檔案管理人員不僅要掌握相關專業(yè)知識，例如：管理學、技術學等，也要注重現(xiàn)代檔案信息服務的知識水平提升，例如：檔案傳播、電子文件管理等。不斷挖掘檔案資源，增加檔案使用效益。

4 結語

綜合分析，檔案利用是凸顯檔案價值特點與經濟效益的重要內容。企業(yè)經營發(fā)展中必須依靠企業(yè)檔案的利用，才能實現(xiàn)企業(yè)經濟效益的提升。

參考文獻

[1]董志敏.基于大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用分析[J].綠色環(huán)保建材，2017，（02）：23-24.

[2]覃日珍.企業(yè)檔案管理的網絡信息化及開發(fā)利用分析[J].通訊世界，2017，（07）：86-87.

[3]吳艷新，祁瑞峰，耿紅霞，劉暢，陶永宏，李小慧.開發(fā)利用科技檔案為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益[J].露天采礦技術，2016，（05）：63-64.

[4]孟凡秀.科技檔案利用在企業(yè)中的價值[J].城建檔案，2016，（04）：29-30.

[5]張蓉.提高石油企業(yè)檔案信息利用效益分析[J].陜西檔案，2016，（02）：101-102.

[6]杜鵑.探析科技檔案在建筑企業(yè)生產經營中的作用[J].辦公室業(yè)務，2016，（12）：72-73.endprint