新媒體背景下公共檔案館信息服務分析

黃華+李廣都+錢昌俊

摘要：本文以新媒體技術在公共檔案館信息服務中的實際應用為研究對象，分析新媒體在公共檔案館信息服務中的存在問題，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：新媒體公共檔案館檔案信息服務

一、新媒體背景下公共檔案館信息服務的應用現狀

新媒體是利用數字技術、網絡技術、移動技術等，通過互聯網、無線通信網、有線網絡等渠道，以及電腦、手機、數字電視等數據終端，向用戶提供信息的傳播形態和媒體形態。隨著智慧城市的電子政務發展，公共檔案館的信息服務必須借助新媒體技術。只有這樣，才能有利于公共檔案館接收和保管各類政務檔案數據，同時也為今后的利用服務工作打下良好的基礎。目前，新媒體在公共檔案館信息服務中的應用主要包括四個方面：

（一）公共檔案館的專門網站

國內各級綜合檔案館都建立了網站，其主要內容涉及檔案信息發布、檔案法規政策、檔案業務管理、檔案文化展示等方面，其中管理性和服務性為主要特征。高校檔案館也積極參與了網站建設，例如“復旦大學檔案館”“武漢大學檔案館”等，其主要內容包括“檔案新聞”“法律法規”“檔案文化”“三維實景校史館”等欄目。在其他國有企業和事業單位的公共檔案館中，新媒體技術廣泛運用于單位業務流程之中，這些單位的檔案館基本上依托本單位的數據中心和信息部門的技術條件建立起自己的網站，實現本單位檔案數據的在線歸檔、在線查詢、在線備份等。

（二）公共檔案館的官方微博

公共檔案館微博的發展較快，但是更新速度較慢，而且受字數限制，發布的信息數量較少。高校檔案館也開通了檔案微博，主要內容涉及檔案利用、檔案文化小知識、學術講座信息等。由于高校的館藏數量沒有綜合檔案館館藏數量多且信息開發利用率較低，因此高校微博的社會關注率不高且轉發內容也較少。

（三）各類移動數據終端

微信公眾平臺是面向政府、媒體等機構推出的合作推廣業務，只要通過在線注冊賬號，就可擁有一個微信公眾號，公共檔案部門的微信公眾平臺發布和訂閱功能，可實現與年輕群體對接，讓檔案愛好者和業務咨詢者提供不同的檔案信息。全國影響力較大的綜合檔案館微信號，例如天津市檔案館、北京市檔案館、金山記憶、江蘇檔案、民國大校場等。也有一些影響力較大的高校檔案微信公眾號，例如上海交大檔案館、山東大學檔案與校史等。

（四）網絡電視及網絡視頻接收系統

相對傳統的有線電視而言，網絡電視及網絡視頻等現代視頻資源正在被百姓所接受，并且一些節目的觀眾收視率較高，一些地方的公共檔案機構主動與社會主流媒體合作，通過這種方式較好地傳播了檔案文化，充分發揮了數字檔案資源的利用便捷性。例如，北京衛視播出的紀實類節目《檔案》、天津電視臺播出的《王者檔案》、TVB播出的《星期二檔案》，這些節目利用國內外已經解密的檔案歷史資料，以案件和事件現場實錄回放為線索，按照一定的主題提供歷史真相，披露國內外大案、社會傳奇等，收到了較好的效果。

二、新媒體背景下公共檔案館信息服務運用中的存在問題

（一）公共檔案數字資源的管理和利用存在諸多不足

新媒體平臺的管理與維護面臨著較大的困難與風險。檔案館網站的初期建設、后期的信息更新、網站維護，主要依靠專業的媒體運營商或者計算機專家。隨著綜合檔案館館藏資源的數字轉化，檔案數據的利用越來越方便，但是綜合檔案館的館藏檔案分類和數據整合模式，主要是基于歸檔之前的管理需要，歸檔后的數據重新按照分類標準建設專題數據庫，才能滿足用戶的需求。檔案館館藏資源的專題數據庫建設，也需要借助新媒體技術進行更深入的數據整合和建庫工作。同時，與檔案網站的建設相比，微博與微信對信息發布的質量有著更高的要求。比如，微博限制長度140字符，這就要求公共檔案館發布的信息內容必須精煉，在標題等關鍵描述中，要具有一定的吸引力。此外，由于專用設備和固定信道等限制，網絡電視和網絡視頻在信息獲取的便捷性、信息的時效性方面，無法體現出新媒體技術的最大優勢。

（二）公共數字檔案資源整合和共享機制需要加強

新媒體環境下的檔案資源利用主要是數字資源，主要渠道是公共網絡。公共檔案館的首要問題還是公共檔案資源管理。無論是在傳統媒體的背景下還是在新媒體的背景下，公共檔案館的自身基礎建設都是最為重要的，未來公共檔案館將面臨來源更復雜、形式更多樣的檔案信息，檔案收集、整理、保管各方面都需要統一、適合的新標準。然而，目前由于各級公共檔案館不同地區的差異，檔案數字化程度或高或低，這些都直接影響了檔案信息利用工作的順利開展。

（三）新媒體運用技術層次低，數據挖掘技術薄弱

新媒體在公共檔案館信息服務中，主要存在三方面的弱勢：（1）公共檔案館網站建設水平較低。目前絕大多數的公共檔案館都有自己的網站，可這些網站建設較為粗糙，信息內容不豐富，更新速度慢，有些網站模塊設計也不合理，以文字與圖片為主，較為單一。（2）檔案官方微博互動性不強。微博是當今年輕人主要的社交平臺，但信息更新不及時，且發布頻率低，導致檔案官方微博利用率不高，勢必會損失一部分檔案利用者。（3）數字信息服務不能滿足手機新媒體技術的要求。智能手機已經基本成為人手必備的電子產品，而檔案與手機應用結合就是在微信平臺上查詢所需的檔案信息，形式過于簡單。

三、新媒體背景下公共檔案館信息服務的應對舉措

（一）立足館藏，發揮新媒體在檔案利用中的技術優勢

鑒于新媒體的交互式特點，公共檔案館可以通過新媒體平臺，例如微博、微信加強與檔案利用者之間的交流，重視反饋信息，再根據其習慣進行個性化定制服務，主動推送其感興趣的信息。同時，檔案館還可以借鑒微博的分享功能，使公開的檔案信息不僅在檔案館與檔案利用者之間進行交流，還可以在用戶之間進行交流與傳播。據了解，部分地方綜合檔案館的微信平臺，立足自身的特殊館藏資源，發布的信息得到許多社會民眾的點擊和下載。例如，第一歷史檔案館的“皇史宬”微信號，發布了大量清史檔案，吸引了很多清史愛好者每天瀏覽。天津市檔案館的微信公眾號“天津市檔案館”、第二歷史檔案館的微信公眾號“民國大校場”等，都是立足館藏挖掘檔案資源，被許多手機用戶關注的微信公眾號。endprint

（二）建立健全公共檔案數字資源的整合和共享機制

各級政府要重視新媒體環境下的公共檔案館信息服務工作，不斷加大資金投入，在智慧城市的信息技術平臺設計中，考慮到公共檔案資源的利用和發布需求，在技術設計中預留一些端口，方便社會各界和檔案部門利用信息平臺便捷地獲取公共檔案數據資源。各級公共檔案館應該建立相應的共享機制，確保各類重要的公共檔案數字資源能夠實現跨庫、跨館的技術整合和共享。作為公共檔案館工作者，特別是地市一級的綜合檔案部門，要充分認識新媒體的特點，并積極加以利用。例如，江蘇一些縣市的數字檔案資源可以在數字電視上查詢，這就是當地政府在推動三網融合中，積極實現平臺共享和資源整合的模式。

（三）加強合作，全力提升檔案信息文化的傳播力

除了與相關文化機構、社交主流媒體合作以外，還應大力與知名檔案學者進行合作。通過這些相關的合作，不僅會使檔案利用工作更加生動形象，而且也有利于檔案文化的宣傳。因為許多檔案學者建立微博的時間較早，積累了一定數量的閱讀群體，兩者的合作既可以彌補公共檔案館官方微博粉絲數量的不足，對館藏檔案進行很好的宣傳，也可以幫助博主提高知名度，提升檔案信息的傳播力度。例如，檔案微信公眾號“檔案那些事兒”，就是中國人民大學學者和北京市檔案局人員合作開設的，不僅文化娛樂性強，而且有很強的學術性，獲得很多社會人士、檔案學者的關注。微信公眾號“檔案那些事兒”的微信傳播指數“WCI”多次在檔案微信群的排名中高居榜首。再如，中央檔案館的網絡視頻制成之后經過多家新聞媒體轉發，擴大了影響力，提高了檔案文化的社會影響力。

*本文為2015年國家檔案局科技項目《大數據時代國家綜合檔案館的數據精準推薦及數據專題服務研究》（項目編號：2015—X-16）、2016年江蘇省哲學社會科學基金項目《大數據背景下公共檔案管理對政府治理能力提升作用研究》（項目編號：16TQB008）的階段性研究成果。

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作者單位：1.南京師范大學泰州學院檔案室

2.南京理工大學檔案館

3.泰州機電高等職業技術學校endprint