淺析高校檔案信息化工作的問題及對策

梅龍

【摘要】檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用以計算機及其網絡技術和現代通信技術等為代表的現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

【關鍵詞】檔案信息化，高校檔案信息

高校檔案信息是高校信息資源管理的重要組成部分，高校檔案信息化建設已成為當代高校檔案工作的基礎工程和重要內容，是檔案工作發展的方向和時代特征的表現，但我國高校檔案的信息化工作仍存在一些亟待解決的問題：

（1）檔案信息化工作的重視不夠認識模糊。

有的人認為檔案管理工作無足輕重，無非就是整理資料之類的事情，只要不出差錯就可以了。因而在行動上表現出安于現狀的工作態度。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要思想根源。甚至有些高校領導也沒有認識到檔案信息化建設的重要性，認為檔案信息化對高校發展作用不大。我們要從檔案工作的實際出發，使檔案工作的方針、政策、法規、標準、檔案工作者的思想觀念，同我國當前的經濟社會發展相適應。

（2）檔案管理以傳統模式為主，信息化開發利用不足。

目前存在的問題主要是檔案現代化管理落后，傳統的檔案管理模式仍在主導地位。多數檔案館（室）采取被動上門服務的方式。在檔案管理信息化建設過程中，設備、硬件、軟件系統、技術等方面的配套，需要投入大量的資金，同時還需大量資金支持維護與更新，資

金投入不足已成為制約高校檔案管理信息化建設的最大障礙。信息化管理手段亟待加強。

（3）網絡安全存在隱患，對高校檔案安全是一個挑戰

高校檔案的內容日趨豐富，檔案信息的數量也隨之增加。各種先進網絡信息技術的推廣應用，信息共享更加便捷。但是檔案信息具有本身的特殊性需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。高校檔案信息化加強了檔案部門與校內校外的聯系，但也相應帶來了像電腦病毒、電腦黑客攻擊、非法訪問竊取信息等造成的安全問題。

（4）檔案制度不健全及工作人員工作不規范

工作人員未經專業培訓，管理意識淡薄，對檔案工作的重要性不理解，在收集、整理、歸檔時分類不準確，造成查詢、調閱時諸多不便。

要想適應形勢發展，使檔案工作在學校工作中真正發揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現跨越式的發展，轉變觀念，從隊伍結構、軟硬件設備等方面提供必要的條件，推進檔案管理的信息化建設。

一、保障檔案信息化建設的組織領導與經費投入。

高校檔案管理信息化就是以電子計算機數據庫及互聯網為主體，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤、磁盤等載體中，通過計算機網絡和終端等方式實現檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶提供更為便捷、生動、豐富及到位的檔案信息服務。高校檔案信息化工作應取得領導的高度重視大力推廣普及計算機管理檔案，結合檔案整理新規則的貫徹，抓住機遇，創造條件，使應用計算機管理檔案的程度達到80%，多數高校檔案室（館）需要實現人手一臺計算機。在網絡建設上，高校檔案室（館）需要專線接入校園網。在信息化的建設中加強領導是成功的基本保證，足夠的經費是建設信息化必要的投入。

二、轉變傳統觀念，提高認識水平

互聯網技術的發展和應用將帶來檔案管理工作的革命，檔案信息化是檔案改革和發展的制高點與突破口。要實現檔案的現代化，實現跨越式發展，檔案信息化是一個關鍵因素。作為檔案工作人員要強化主動服務意識。實現由被動服務向主動服務轉變，在工作中善于分析、總結檔案信息化工作的規律。

三、建設高質量的高校檔案信息數據庫

高校檔案信息化是以數據形式集合成數據庫。準確、規范、穩定的數字信息以及完整的數據項目和內容是高質量數據庫的基本要求。作為高校檔案管理部門首先要做好前期的調查研究工作，根據用戶的需求和館藏檔案的實際情況，按照輕重緩急循序漸進地進行相應數據庫的建設。

四、提高檔案管理人員素質，優化隊伍結構設標準

人是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質將直接影響到檔案管理工作的實際成效，建立一支高素質的檔案管理人才隊伍是高校檔案信息化建設的重要環節。要努力提高檔案人員的政治素質。提高在職檔案管理人員的綜合素質。通過繼續教育、專題培訓、專題講座等形式普及信息化管理知識，提高在職人員的信息處理的能力，優化知識結構，使他們的業務水平得到顯著提高。檔案是為工作服務的，是各項工作順利進行的保障，檔案人員應具備與時代步伐相一致的思想觀念。

五、重視檔案信息的安全管理

務必要高度重視檔案安全管理工作，忠實履行“為黨管檔、為國守史、為民服務”職責，擔負起檔案安全管理工作責任，抓好檔案安全管理工作。由于檔案信息不像公開出版發行的雜志、報刊信息那樣可以在網上任意發布，它有一定的保密性。因此要在互聯網上實現多媒體檔案信息的檢索和利用，首先要解決不同用戶的訪問權限問題。檔案信息的安全技術主要包括數據加密、訪問控制、身份認證和安全通信等。加密技術是網絡安全最有效的技術之一，

它是應對非法用戶通過惡意攻擊、電磁竊取手段等造成文件丟失、信息泄密等不安全現象的主要安全手段之一。

當代對高校檔案信息化管理模式和工作人員都提出了更新更高的要求，要充分發揮信息技術在檔案管理中的應用，使檔案管理工作發揮出應有的經濟效益及社會效益，使高校檔案管理工作與時俱進，滿足高校各項工作的需求。endprint