貧困山區(qū)便民服務(wù)中心檔案管理信息化探析

鄭海軍

【摘要】：信息技術(shù)是現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的新生技術(shù)，它越來(lái)越受到廣泛重視并已普遍應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到貧困山區(qū)便民服務(wù)中心檔案管理中，可以有效促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化。本文重點(diǎn)在貧困山區(qū)便民服務(wù)中心檔案管理信息化的途徑、策略等方面進(jìn)行探索。

關(guān)鍵詞：檔案管理；便民服務(wù)；信息化；途徑；策略

便民服務(wù)中心是近年來(lái)全國(guó)城鎮(zhèn)社區(qū)和農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)新興的一種服務(wù)居民、居民，服務(wù)社區(qū)和農(nóng)業(yè)一種地方基層組織機(jī)構(gòu)。其主要功能是將有關(guān)涉及居民或村民的一切審批、收費(fèi)、服務(wù)項(xiàng)目全部集中納入，實(shí)行超市化集中服務(wù)，不讓群眾跑路，方便群眾辦事，為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為此，便民服務(wù)中心就要制定和組織實(shí)施各服務(wù)窗口的各項(xiàng)管理制度，檢查協(xié)調(diào)各窗口部門按規(guī)定辦理服務(wù)對(duì)象的審批事項(xiàng)，組織與協(xié)調(diào)聯(lián)合辦理、統(tǒng)一辦理行政審批、服務(wù)事項(xiàng)，對(duì)窗口工作人員進(jìn)行管理培訓(xùn)和考核，受理各類有關(guān)便民服務(wù)的投訴、咨詢，發(fā)布有關(guān)公開(kāi)信息。做好這些工作，自然就會(huì)產(chǎn)生很多文書(shū)檔案。利用現(xiàn)代信息化技術(shù)管理和利用好這些檔案，對(duì)于提升便民服務(wù)中心服務(wù)質(zhì)量具有較大推動(dòng)作用。為此，本文就以四川省平昌縣為例就貧困山區(qū)便民服務(wù)中心檔案管理信息化的途徑、策略等方面進(jìn)行探索。

1深化檔案信息化意識(shí)，切實(shí)重視檔案管理

改變傳統(tǒng)的思維觀念，跟上時(shí)代的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，利用先進(jìn)的思想觀念和技術(shù)，建立與時(shí)俱進(jìn)的管理制度，促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。便民服務(wù)中心的檔案室要向數(shù)字化檔案室方向發(fā)展，檔案人員要改變?cè)械摹暗取薄ⅰ耙钡乃季S方式，要敢于主動(dòng)參與到檔案管理創(chuàng)新中來(lái)。現(xiàn)代文書(shū)檔案管理要求主動(dòng)地為社會(huì)各界提供各種綜合性、戰(zhàn)略性的高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，能夠充分對(duì)文書(shū)檔案信息資源進(jìn)行深層次加工，創(chuàng)造新知識(shí)信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。在實(shí)際的工作中，領(lǐng)導(dǎo)層的決策在很大程度上影響著文書(shū)檔案管理的層次。檔案人員要積極主動(dòng)地做好檔案工作的宣傳，主動(dòng)提供有關(guān)檔案工作資料參與決策需要，爭(zhēng)取更多的支持。同時(shí)通過(guò)宣傳，加大每一位成員的檔案意識(shí)，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭(zhēng)取全體人員對(duì)檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開(kāi)展。

2.夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，構(gòu)建信息化管理體制

要正確處理傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系，就要進(jìn)一步夯實(shí)檔案整理的基礎(chǔ)性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個(gè)源頭抓起，做好檔案的全過(guò)程管理，從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學(xué)方法進(jìn)行整理以及管理工作。文書(shū)檔案主要來(lái)自外單位收文和本單位發(fā)文。對(duì)發(fā)文而言，在進(jìn)行文件收集的過(guò)程中，要保證文件齊全完整、來(lái)源準(zhǔn)確，不能弄虛作假；對(duì)收文而言，要仔細(xì)甄別和鑒定，保證收集有切實(shí)查考利用價(jià)值的文件，節(jié)約國(guó)家資源。通過(guò)計(jì)算機(jī)關(guān)鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務(wù)、簡(jiǎn)化部門歸檔工作程序。文書(shū)檔案管理與職能部門業(yè)務(wù)管理相互發(fā)展，相互促進(jìn)，加強(qiáng)文書(shū)檔案對(duì)部門業(yè)務(wù)發(fā)展的指導(dǎo)，通過(guò)部門業(yè)務(wù)發(fā)展帶動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作服務(wù)職能和指導(dǎo)功能的發(fā)揮。

3.加快信息化建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字檔案性模式

加強(qiáng)便民服務(wù)中心檔案的信息化建設(shè)，自然那就要構(gòu)建數(shù)字檔案。其內(nèi)容一般包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（電腦等）、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等內(nèi)容。其中檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是尤為重要的一環(huán)。它又包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、電子文件的收集與歸檔。中心檔案室要充分利用全省統(tǒng)一的檔案管理軟件，完善文書(shū)檔案的錄入，方便檔案利用檢索。同時(shí)，利用高速掃描儀等技術(shù)將利用率高、關(guān)注度較多的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描加工，存儲(chǔ)于電腦，最大限度滿足用戶的需求。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，便民服務(wù)中心的文書(shū)檔案可利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)推出遠(yuǎn)程利用服務(wù)，通過(guò)設(shè)置各種服務(wù)和查詢規(guī)范，服務(wù)更加便民。

4.加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)，確保信息化管理安全

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化檔案管理安全性需要得到足夠重視。為保障檔案信息安全，要從源頭進(jìn)行控制，建立健全安全保障制度，對(duì)需要上網(wǎng)文件、檔案建立審查制度，可成立專門的審查小組，嚴(yán)格審查把關(guān)防止涉密文件、檔案?jìng)鬏數(shù)焦簿W(wǎng)絡(luò)上。要完善軟硬件安全設(shè)施，加大檔案信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)工作。區(qū)分涉密計(jì)算機(jī)、涉密網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管。對(duì)需要開(kāi)放應(yīng)開(kāi)放的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供公開(kāi)，便于利用。提供涉密檔案信息服務(wù)要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。要嚴(yán)格安全管控紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工。要科學(xué)完善電子檔案管理軟件，同時(shí)配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數(shù)據(jù)安全、可靠。要采取計(jì)算機(jī)中裝入防火墻、防病毒、安全認(rèn)證等他安全措施的同時(shí)，做好重要的文件的電子備份，防止數(shù)據(jù)丟失、損毀造成不可挽回的損失。

5.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提升信息化管理水平

要適應(yīng)檔案信息化管理，就必須建設(shè)信息化的檔案管理人才隊(duì)伍。一是應(yīng)更多地選拔專業(yè)對(duì)口、知識(shí)面寬、層次高的人才進(jìn)入便民服務(wù)務(wù)中心，以優(yōu)化檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。二是建立良好的激勵(lì)機(jī)制。在保證檔案工作人員在職務(wù)晉升、福利待遇等方面的權(quán)利外，也要獎(jiǎng)懲分明，建立日常考核機(jī)制，激發(fā)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性。三是加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)。財(cái)務(wù)多種方式加強(qiáng)對(duì)便民服務(wù)中心的檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)鉆研信息技術(shù)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，創(chuàng)造新知識(shí)信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務(wù)。

6結(jié)束語(yǔ)

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。加快便民服務(wù)中心檔案信息化建設(shè)，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，進(jìn)一步加快便民服務(wù)中心檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)文書(shū)檔案電子信息規(guī)范化管理，才能更好地為便民服務(wù)工作提供檔案服務(wù)，才能為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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