運用PDCA提高醫(yī)學(xué)裝備管理水平

——王瑞珍 李亞軍

運用PDCA提高醫(yī)學(xué)裝備管理水平

——王瑞珍 李亞軍*

引入FOCUS-PDCA，結(jié)合醫(yī)院等級評審要求，借鑒其他單位成熟經(jīng)驗，從完善管理制度及流程、規(guī)范建立檔案、動態(tài)管理、設(shè)備維修及資金核查5方面進(jìn)行改進(jìn)，使醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理工作趨于科學(xué)化、規(guī)范化。

PDCA；醫(yī)學(xué)裝備；管理

First-author's address The First Affiliated Hospital of Xi'an Medical University, Xi'an,Shaanxi, 710077,China

醫(yī)學(xué)裝備是用于臨床領(lǐng)域并具有明顯專業(yè)特征的物資和裝置的統(tǒng)稱。它包括單獨或者組合使用于人體的儀器、設(shè)備、器具、材料或其他物品，包括所需軟件。醫(yī)學(xué)裝備管理部門負(fù)責(zé)全院醫(yī)學(xué)裝備的購置、安裝、驗收、維修保養(yǎng)和質(zhì)量管理等工作[1-2]。先進(jìn)的醫(yī)學(xué)裝備是醫(yī)院發(fā)展和提升服務(wù)水平的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和醫(yī)學(xué)技術(shù)的快速更新，臨床診療工作對設(shè)備要求越來越專業(yè)。在《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細(xì)則(2011版)》中，涉及醫(yī)學(xué)裝備管理條款共16項，這說明規(guī)范醫(yī)學(xué)裝備管理工作對提高醫(yī)院管理水平有重要作用[3-4]。一直以來，西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理方法相對單一落后，急需進(jìn)行規(guī)范化管理以滿足現(xiàn)代化醫(yī)院的要求。設(shè)備科以醫(yī)院等級評審為契機(jī)，通過使用FOCUS-PDCA管理工具，在學(xué)習(xí)借鑒其他單位醫(yī)學(xué)裝備管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，對該院醫(yī)學(xué)裝備管理工作進(jìn)行了改進(jìn)，旨在對醫(yī)學(xué)裝備進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理，逐步提升醫(yī)學(xué)裝備管理水平。

1 “F”階段：發(fā)現(xiàn)問題

醫(yī)學(xué)裝備管理主要包括醫(yī)學(xué)裝備的質(zhì)量管理、采購管理、計量管理及設(shè)備檔案管理等4方面。該院設(shè)備科日常管理工作信息化水平不高，在制度上和管理上與三級甲等醫(yī)院條款要求有一定差距，未建立有效的醫(yī)學(xué)裝備動態(tài)管理檔案，難以掌握醫(yī)學(xué)裝備配置和使用情況。

2 “O”階段：成立CQI小組(表1)3 “C”階段：明確現(xiàn)狀

(1)科室設(shè)備管理依賴于財務(wù)科資產(chǎn)管理系統(tǒng)，備用設(shè)備和學(xué)校購入設(shè)備未納入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，部分設(shè)備新購入賬和報廢下賬不及時，導(dǎo)致賬實不符。

(2)血壓計、加樣槍等計量器具，按財務(wù)分類為低值易耗品，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中按數(shù)量管理，未建立電子臺賬，無法掌握全院配置使用情況，阻礙了計量工作順利、規(guī)范開展。

(3)設(shè)備管理信息化程度低，裝備檔案信息簡單，設(shè)備標(biāo)簽沒有唯一性編碼等，增加了資產(chǎn)核查難度，難以對全院設(shè)備分布進(jìn)行統(tǒng)計和監(jiān)管，同時對未維修或長期閑置設(shè)備沒有建立動態(tài)記錄。

表1 CQI小組成員及分工

姓名職稱分工魏建華主管技師組長,組織會議,改進(jìn)任務(wù),與成員保持溝通及協(xié)調(diào)王瑞珍技師副組長,配合完成協(xié)調(diào)和總結(jié)工作,完成設(shè)備初步建檔工作戴軍技師組員,計量設(shè)備統(tǒng)計和計量跟進(jìn)王迪主管技師組員,監(jiān)督設(shè)備維修事宜,完成維修信息化管理工作并統(tǒng)計王花技術(shù)員組員,設(shè)備驗收和資料管理,配合完成標(biāo)簽粘貼工作強(qiáng)婷婷技術(shù)員組員,設(shè)備核查和標(biāo)簽粘貼工作李媛媛技術(shù)員組員,對低值設(shè)備及時入賬,登記新購入計量設(shè)備

圖1 醫(yī)學(xué)裝備管理水平低下的原因分析

4 “U”階段：根本原因分析

針對現(xiàn)狀，召開CQI小組會議，展開討論，找出原因[5]。見圖1。

5 “S”階段：提出改進(jìn)方案

(1)依據(jù) 《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細(xì)則(2011版)》 中相關(guān)條款逐條核對，找出差距，分配到人，設(shè)立預(yù)期目標(biāo)。

(2)建立醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)基礎(chǔ)檔案，制定標(biāo)準(zhǔn)化分類方法和設(shè)備建賬流程，檔案信息要求包括資產(chǎn)購置基本信息、設(shè)備運行狀態(tài)及維修使用情況等。

(3)對學(xué)校入賬醫(yī)療設(shè)備和科室備用設(shè)備核對實物后造冊入賬，納入監(jiān)管范圍。所有醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)如遇院內(nèi)調(diào)撥，嚴(yán)格按照賬、卡、物相符原則建賬。

6 “P”階段：計劃階段

(1)根據(jù)《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細(xì)則(2011版)》要求，由組長負(fù)責(zé)，科室成員共同配合，改進(jìn)設(shè)備管理制度和流程。

(2)對醫(yī)療設(shè)備實行全生命周期管理，重點核查檔案完整情況、設(shè)備運轉(zhuǎn)記錄、維修響應(yīng)記錄等。

(3)完成全院醫(yī)療設(shè)備的核查，包括低值設(shè)備、學(xué)校入賬設(shè)備以及其他備用設(shè)備。根據(jù)《WS/118-1999全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備分類與代碼》建立資產(chǎn)唯一碼，生成設(shè)備資產(chǎn)標(biāo)簽并粘貼，科室臺賬清晰無誤[6]。重點做好計量設(shè)備核查工作。

7 “D”階段：實施階段

(1)通過科室成員共同努力，完善醫(yī)學(xué)裝備管理制度及流程，對設(shè)備購置、論證、審批、驗收及使用等做到責(zé)任明確，程序規(guī)范，制度完善。

(2)規(guī)范醫(yī)學(xué)裝備檔案，根據(jù)醫(yī)療設(shè)備分類標(biāo)準(zhǔn)建立設(shè)備唯一編碼，確定資產(chǎn)唯一性。分類中包含低值易耗品16類，固定資產(chǎn)30類。同時，將全院資產(chǎn)根據(jù)使用風(fēng)險分為3大類(I類、II類、III類)。

(3)清查全院醫(yī)學(xué)裝備，做到賬物相符，利用管理軟件生成資產(chǎn)條形碼標(biāo)簽，并完成全院標(biāo)簽粘貼工作，做到設(shè)備賬、卡、物相統(tǒng)一。通過管理系統(tǒng)，即時調(diào)取設(shè)備的購置、合同、驗收、使用情況等，并對已報廢但財務(wù)暫不能下賬的設(shè)備狀態(tài)給予“待報廢”標(biāo)記，實現(xiàn)資產(chǎn)動態(tài)管理。

(4)在醫(yī)學(xué)裝備管理軟件中建立設(shè)備維修模塊，設(shè)備報修后，設(shè)備科人員立即響應(yīng)，維修完成后錄入維修工作內(nèi)容，方便隨時查詢和統(tǒng)計工作量，也有助于其他成員進(jìn)行問題分析和學(xué)習(xí)。

(5)在資產(chǎn)核查中，對學(xué)校招標(biāo)購入及各科備用設(shè)備建立資產(chǎn)卡片，同時建立全院計量設(shè)備電子臺賬，為全院計量器具管理工作開展提供便利[7]。

8 “C”階段：檢查階段

完善了醫(yī)療設(shè)備基礎(chǔ)信息，建立了醫(yī)療設(shè)備電子臺賬和科室臺賬，賬本交付科室負(fù)責(zé)人確認(rèn)賬物相符并簽字。全院共建立51個科室的醫(yī)學(xué)裝備賬本。改進(jìn)前，僅對固定資產(chǎn)建立臺賬，造成設(shè)備資產(chǎn)統(tǒng)計不全，資產(chǎn)核查后將科室備用機(jī)和低值設(shè)備(金額低于1 500元)及學(xué)校入賬設(shè)備納入了管理范圍。

同時，按照三甲評審要求，計量設(shè)備建立總臺賬及科室分臺賬，在資產(chǎn)清查中將財務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中作為數(shù)量管理的計量器具統(tǒng)計入賬，并補(bǔ)充完善器具編號，建立唯一資產(chǎn)編碼。經(jīng)核查，全院現(xiàn)有計量設(shè)備800余臺(含新增管理272臺)。設(shè)定設(shè)備檢定周期，通過軟件計量管理提醒，提前安排計量檢定。

此外，在維修管理方面，通過維修量統(tǒng)計可以查看近期各科室設(shè)備使用狀態(tài)及維修情況，方便工程師制定維修計劃，同時針對不同風(fēng)險的設(shè)備安排預(yù)防性維修或計劃性維修[8]?？梢酝ㄟ^軟件直觀查看工作量，若有更換配件可同時實現(xiàn)材料計費，完成月底維修量和維修費用統(tǒng)計工作。

9 “A”階段：處理階段

經(jīng)過FOCUS-PDCA循環(huán)改進(jìn)，一定程度上提高了醫(yī)學(xué)裝備管理水平。為了尋求更深入地發(fā)展，規(guī)定后期工作應(yīng)分工明確、責(zé)任到人、反復(fù)循證：(1)執(zhí)行整改后醫(yī)學(xué)裝備管理制度和流程；(2)定期進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，提高科室成員認(rèn)識；(3)利用手持式終端每年至少進(jìn)行1次資產(chǎn)清查和計量標(biāo)識核對工作。

通過PDCA對醫(yī)學(xué)裝備管理工作進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，初顯成效。建立了醫(yī)學(xué)裝備信息化管理檔案，完成了全院資產(chǎn)清查，建立了賬物三級管理制度，完善了計量器具檢定的精細(xì)化監(jiān)管，同時對設(shè)備運行狀態(tài)和維修狀況實現(xiàn)了信息化追溯。實踐證明，PDCA是一種合乎邏輯的工作程序[9]。為了實現(xiàn)醫(yī)學(xué)裝備的全生命周期管理，設(shè)備科全體成員將堅持使用PDCA，計劃將設(shè)備申購、合同簽訂、到貨驗收、維護(hù)保養(yǎng)等信息化管理作為下一個持續(xù)改進(jìn)方向[10]，全面提高醫(yī)學(xué)裝備信息化管理水平。

[1] 賴東珍.綜合性三級甲等醫(yī)院生物醫(yī)學(xué)工程科的科學(xué)管理模式及其發(fā)揮的作用[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2009(7)：41-44.

[2] 路秀珍,賈瑜賓.加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備使用及管理適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化需要[J].中國水電醫(yī)學(xué),2002(4):61-64.

[3] 陶 菁，馮 銳，方 茜，等.我國綜合醫(yī)院等級評審方法研究[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2013,20(3):46-48.

[4] 衛(wèi)醫(yī)管發(fā)〔2011〕33 號 三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)(2011 版)[S].2011.

[5] 周益清.現(xiàn)代企業(yè)管理方法 PDCA工作方法研究[J].中國科技博覽,2009(4):66-69.

[6] 中華人民共和國衛(wèi)生部.WS/118-1999 全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備(商品、物質(zhì))分類與代碼[S].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，1999.

[7] 高曉燕,李素敏,崔澤實.醫(yī)學(xué)裝備風(fēng)險管理文獻(xiàn)的計量研究[J].中國醫(yī)學(xué)裝備,2013,10(4):12-14.

[8] 任慶惠,張和華,尹 軍.醫(yī)學(xué)裝備管理中規(guī)范物資清查的研究[J].中國醫(yī)學(xué)裝備,2016,11(13):125-127.

[9] 趙 玲,吳少敏.PDCA循環(huán)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用[J].管理觀察，2013(1):202.

[10] 尹傳勝，李 濤，吉利俠.PDCA在醫(yī)用設(shè)備管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2006(4)：89-91.

《衛(wèi)生軟科學(xué)》征訂啟事

《衛(wèi)生軟科學(xué)》是由中華人民共和國國家衛(wèi)生和計劃生育委員會主管，中國衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)會、云南省衛(wèi)生廳主辦，中國衛(wèi)生軟科學(xué)雜志社編輯出版。國際刊號：ISSN 1003-2800，國內(nèi)刊號：CN 53-1083/R。每月15日出版，全年12期，共120元，全國各地郵局均可訂閱，郵發(fā)代碼64-51。歡迎直接匯款至編輯部訂閱，量大從優(yōu)。

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Through the FOCUS-PDCA, combined with the hospital grade assessment requirements, and learned from other units’ mature experience, improvements were made from five aspects: the improvement of management system and process, standardizing the establishment of archives, dynamic management, equipment maintenance, and funding verification, which made the hospital medical equipment management work gradually scientific and standardized.

PDCA; Medical Equipment; Management

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.5.06

王瑞珍李亞軍*

李亞軍西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 陜西 西安 710077

UsingPDCAtoImprovetheManagementLevelofMedicalEquipment/WANGRuizhen,LIYajun.//ChineseHealthQualityManagement，2017,24(5):14-16

李亞軍：西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院院長

E-mail：liyajun9@hotmail.com

2016-10-21

修回日期：2017-04-20

責(zé)任編輯：吳小紅