淺談檔案管理與知識管理內在邏輯呈現

金麗

摘要：知識管理作為知識經濟時代產生的一種全新管理思想與方法，從出現就被應用在各個行業(yè)領域，在現代化檔案管理工作中，同樣引入了知識管理；檔案管理與知識管理在很多方面有著相同之處，但又保持著彼此的獨立性，相互區(qū)別，相互作用，相互融合，呈現有機統(tǒng)一的內在邏輯關系。

關鍵詞：檔案管理；知識管理；概念；關系；相互作用

在知識經濟時代背景下，知識管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯系，社會經濟活動的決策者和引導者明確提出把知識管理的基本理念和方法全面系統(tǒng)的應用于檔案管理工作當中，人們也開始逐漸意識到知識管理和檔案管理從有所區(qū)別，到相互影響，最后有機融合，形成內在規(guī)律的邏輯關系。

一、檔案管理與知識管理的概念

知識管理是以知識為核心的管理，圍繞著知識和與知識有關的一系列生產社會活動。而知識是通過學習、實踐或者探索所獲得的認識、判斷或技能，在人類社會當中，知識已成為一種重要資源，久而久之人們認識到知識的稀缺和可靠，開始追逐知識的獲取，最終演化成一門知識學科，于是知識管理作為一種最新的管理意識和形式，經歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現代信息技術、知識經濟理論、企業(yè)管理思想和現代管理理念，在企業(yè)管理中知識管理是一項重要內容。

檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對已經收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進行日常的管理工作。檔案管理作為一項管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和為檔案利用者提供服務。

在現代社會經濟活動當中，眾多企事業(yè)單位實際經營活動就是采取和使用企業(yè)管理進行日常工作安排和產生經濟效益，而檔案管理作為一項企業(yè)管理的重要內容，逐漸得到決策者和領導者的重視，對于檔案管理本身來講，除了對檔案實體的管理以外，還有對檔案內在信息的管理，在某種程度上來說，實際上是對一種知識的使用價值的有效管理，因此檔案管理和知識管理二者很難割裂開來。

二、檔案管理與知識管理異同關系

（一）檔案管理與知識管理的相同之處

1.二者的管理對象

檔案管理的對象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識的表現形式，同屬于知識管理的范疇。知識管理的對象則主要是知識，而知識的組成部分為顯性知識和隱形知識，顯性知識主要是通過外部獲取的方式得到的，如圖書、報紙期刊等有形知識，而隱形知識是側重于無法用文字描述和表達的知識，更多的是以思想、經驗為代表的無實物形態(tài)的知識。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識范疇內，知識管理的管理對象包含了檔案管理的管理對象。

2.二者的管理目的

檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準、更快速的服務，側重滿足利用者的需求；而知識管理的管理目的是盡可能的實行知識的價值，為知識管理者提高知識理論體系，指導其作出正確的決策和判斷。可以說二者在最終終端管理工作的達成都是為了滿足使用者需求實現管理的價值，二者出發(fā)點相近。

3.二者的管理流程

不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計、利用的過程，而知識管理的流程主要是知識產生、收集、加工、整理、評價、利用，可以看出在某幾個環(huán)節(jié)當中，檔案管理和知識管理的管理流程基本類似。

4.二者的管理技術

隨著信息技術的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結合，可以說在管理技術和手段上，新一代現代化檔案管理和知識管理都紛紛以計算機技術和網絡為技術支撐和傳播媒介，二者技術手段相同。

（二）檔案管理與知識管理的不同之處

1.范圍大小

檔案管理管理范圍主要是檔案實體和信息管理，而知識管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識與隱形知識，可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識，而不具備隱形知識，知識管理二者皆備。

2.重視利用程度

在社會經濟活動中，檔案管理一直受決策者和領導者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因為檔案管理人員知識管理認知較低導致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現代化發(fā)展進程加快，情況有所好轉，但是知識管理從出現至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。

3.機制體系完善度

正是由于二者的重視程度差異較大，知識管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認知問題導致人員參與程度低，長期處于體系不完整、機制不完備的狀況。

三、檔案管理與知識管理的相互作用

（一）知識管理提升檔案管理

正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識管理介入，現代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識管理的作用。知識管理通過其自身先進的理念來推動檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識深化，形成檔案管理的知識及管理體系。同時隨著知識管理的不斷深入，數字信息技術的引進也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。

（二）檔案管理推動知識管理

檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開展，有助于知識的沉淀和積累，形成的知識理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對知識的傳播與交流都起到了推動作用，并在此過程中，知識管理可以得到深挖，通過新一輪的理解和完善，知識管理體系會更為深化和系統(tǒng)。

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