大數據背景下事業單位檔案管理方式

楊洋

摘要：在事業單位發展過程中，檔案管理工作是一項較為基礎性的工作，其對于事業單位的發展具有極為重要的作用。在大數據背景下，事業單位檔案管理工作發揮著較大的變化。特別對于事業單位來講，其作為政府的職能部門，擔著從而各行各業的社會活動的服務。因此需要在當前大數據背景下，加大推動事業單位檔案管理工作的創新發展，打造高效的檔案管理方式，以此來全面提高事業單位檔案管理工作的效率和質量。

關鍵詞：大數據；事業單位；檔案管理；創新策略

隨著科學技術的發展和進步，當前我國步入了大數據時代，在大數據背景下，各行各業發生了較大的變化。特別是大數據技術在檔案工作中的應用，有效的推動了事業單位檔案的科學化管理，為事業單位檔案管理工作的創新帶來了良好的機遇，同時大數據時代也對事業單位檔案管理工作帶來了嚴竣的挑戰。因此在大數據背景下，需要充分的運行大數據來提高事業單位檔案管理工作的效率，全面提高事業單位檔案管理質量，為事業單位檔案工作的有序開展奠定良好的基礎。

一、大數據及對檔案管理工作帶來的挑戰

基于互聯網環境下，促進了大數據概念的產生，大數據作為較大的數據組，而且無法采用普遍數據處理工具進行儲存、管理和分析，屬于規模巨大的信息流。當前隨著存儲和運算硬件的不斷升級，大數據的標準也在不斷提高，通常大數據表現出多樣性、高速性和規模性等特征。大數據對于我們日常生活、生產活動和科學研究方式帶來了較大的改變，并在各個領域進行廣泛應用。將大數據技術與檔案管理工作相結合，為人們的生活、工作和娛樂等提供了新的契機，促使人們的生存方式發生了較大的變化。特別是在大數據時代環境下，檔案管理工作方式發展了巨大的變化，從紙質發展到電子，因此要求檔案管理工作要與時俱進，積極創新其管理方式，使其與時代發展步伐保持高度的一致性。

二、大數據背景下事業單位檔案管理方式的創新策略

（一）全面對檔案進行收集

在事業單位檔案管理工作中，需要及時轉變觀念，并將具有保存價值的文獻、信息、數據和視頻等都看作是檔案的重要內容，并將這些資料加快轉變為電子檔案。同時針對于事業單位文件數量不斷增加的情況，需要加快實現檔案的電子化管理，全面對事業單位的檔案數據進行保存，確保其能夠隨時利用，更好的發揮出事業單位檔案的價值。而且在事業單位檔案管理工作中，還要充分的運用云計算技術，實現檔案信息的分布式存儲和快速化檢索，積極運用大數據技術和云計算技術，提升檔案查準率和查全率，實現檔案信息的科學、全面收集，加快推動事業單位檔案管理工作的多元化和社會化發展。

（二）完善檔案信息化、數據化管理機制

在大數據背景下事業單位檔案信息化、數字化管理工作，要實現科學化的管理，需要建立健全檔案信息化、數字化的管理制度，如檔案數字化、信息化資料的收集、整理、歸檔制度，檔案數字化、信息化資料的查閱利用制度，檔案數字化、信息化資料的安全制度等，從而為檔案管理工作提供制度的保障；還要設立高標準的檔案管理部門和檔案管理人員，在完善檔案管理的數據庫使用上，事業單位領導要安排專職人員進行檔案管理的數字化和信息化建設，定時定期或不定時不定期地對檔案信息化、數字化資料的安全檢查，確保檔案數字化和信息化數據資料的安全。此外，事業單位還應明確檔案管理的職責，真正把檔案數字化、信息化管理工作落到實處，使檔案信息化、數字化管理工作更好地發展。

（三）加快推動檔案信息資源的共享

當前事業單位檔案存在條塊分割的弊端，部分事業單位過于擔心檔案安全，不愿意將檔案信息進行共享。檔案信息資源只有通過共享，才能發揮出最大化的綜合效應。因此各事業單位檔案管理部門，需要在日常工作中加強全科威特的力度，構建開放的檔案共享平臺，及時將可以公布的檔案和數據在網絡公共平臺上進行公布，并充分的借助于網絡技術的力量，進一步擴大檔案資源的擴散和共享。作為事業單位檔案管理部門，還要通守對各種公共資源進行整合和優化，在確保國家機密和知識產權的基礎上，加快推動檔案信息資源的開放力度，更好的滿足公眾的查閱和利用需求。

（四）對檔案利用進行準確的預測

大數據的核心是建立在相關關系法基礎上的預測。在現實生活中，通過對相關關系的分析可以幫助我們更全面地了解這個世界，為我們看待周圍的世界提供一個嶄新的視角，因此我們可以認為，事業單位的檔案利用不僅僅要滿足“記錄歷史、傳承文明和服務社會”的功能，還要延伸到“預測未來”。在傳統模式下，事業單位的檔案管理以查閱為主，檔案利用停留于被動層面，檔案的價值沒有得到充分發揮。到了大數據時代，事業單位檔案系統中不僅有海量的文獻，還有海量的數據。在這種情況下，事業單位檔案管理部門應該根據自己的實際情況建立數據模型，對各種數據進行分類和歸類，實施相關性分析，挖掘出檔案之間的聯系性，開發檔案中潛在的知識，并通過手機短信、微信等處理平臺，將有價值的信息推送給社會大眾，進一步凸顯事業單位檔案管理工作的價值，積極發揮出事業單位檔案信息資源的重要作用。

（五）提高事業單位檔案管理人員的綜合素質

由于事業單位的發展需要與時代的發展步伐保持一致，因此在大數據背景下，檔案管理工作要及時轉型和升級。在實際檔案管理工作中，事業單位需要重視檔案管理人員的培養。特別是在大數據背景下，檔案信息化建設和檔案數字化發展都離不開專業的技術人員，因此需要重視信息處理管理人才的招聘和培養，全面提高事業單位檔案管理人員的專業技術和綜合素質。一方面要有計算機專業知識和操作能力；另一方面還要有檔案管理的專業理論知識和檔案管理技術水平。在這樣的大背景下，對檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員不斷地加強學習掌握計算機知識和檔案管理知識，以及檔案管理的技能；還要有良好的政治素養和愛崗敬業的職業道德。只有全面提高檔案管理人員的綜合素質，才能在大數據環境下做好事業單位檔案管理工作，促進我國數字化、信息化檔案的建設，同時也推動事業單位檔案管理工作的科學化發展。

三、結束語

基于大數據背景下，事業單位檔案管理工作需要實現科學化管理，因此在實際工作中要做到與時俱時，充分的運用互聯網思維，依托于大數據時代的良好的契機，加快推動事業單位檔案管理方式的創新，更好的凸顯出事業單位檔案管理工作的價值，全面提升事業單位檔案管理工作的重要作用。

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