淺析醫院人事檔案管理中信息系統的運用

官瑞霞 李冬盎

[摘要] 醫院人事檔案管理為人力資源決策提供依據，優化資源結構，便于制定員工培訓計劃，實現人力資源優化配置。該文對醫院人事檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并提出以人為本管理理念、提高檔案人員思想意識、強化信息化建設、提高信息化處理能力的幾點建議。

[關鍵詞] 醫院人事檔案管理；信息系統；運用

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2017）06（b）-0061-02

在醫院人力資源管理中，檔案管理可謂是一項重要的工程，是醫院管理的重要組成部分，其科學、高效的人事檔案管理，不僅可以實現資源的優化整合，而且能夠為人力資源的決策提供可靠的依據。所以，近年來，醫院開始逐漸提高了對人事檔案管理的重視度。尤其在醫療技術的不斷發展及醫院規模的不斷擴大下，醫院各部門的工作人員數量逐漸增多，在這種環境下，若是沿用傳統的人事管理模式，就會大大降低工作的效率，不能對檔案信息進行高效的運用，也導致人事檔案管理存在較大的滯后性，無法對優秀人才進行高效的整合利用，不能滿足醫院的發展需要[1]。所以，在醫院人事檔案管理中，進行信息系統的高效運用，以完善醫院的管理體系，并有效提高人事檔案管理的工作效率，降低工作難度，為醫院人事管理與決策提供可靠的依據，推動醫院的健康、穩定發展就顯得尤為重要。

1 醫院人事檔案管理的重要性分析

1.1 為人力資源決策提供可靠依據

當前，醫院規模逐漸擴大，而醫療人才的高效整合、運用便成為了醫院管理的重點。而要實現人才的高效利用，就需要對醫院各部門的工作人員有著全面、客觀的了解。而醫院人事檔案能夠在很大程度上直接反映出工作人員的專業技能、學習經歷、政治修養、工作經驗等，以便為醫院的人力資源決策提供相應的參考依據，讓每一位職工都能夠發揮其最大價值，加強醫院的人才隊伍建設。

1.2 優化薪資結構

在醫院人事薪資管理中，工作人員的學歷、工齡、績效、職稱等，均是薪資收入評定的重要標準[2]。而人事檔案能夠對該類信息進行客觀反映，讓醫院管理人員能夠結合國家政策，并依據每一個職工的專業能力、績效等，進行薪資結構的調整，并結合人事檔案管理資料，進行適當的收入分配改革，進而充分調動工作人員的積極性，使其專注于自己的工作崗位，推動醫院的長足發展。

1.3 便于員工培訓計劃的制定

為了優化人才結構，提高醫療水平與綜合能力，醫院幾乎每年都會定期舉辦人員培訓活動、知識講座。然而，由于醫院各部門工作人員存在較大的差異性，若是沒有對人員實際情況進行深入了解便盲目開展各項培訓活動，就會適得其反，并造成培訓資源浪費[3]。而結合醫院的人事檔案管理信息，并能夠了解每一職工的專業背景，科學安排培訓計劃，讓培訓工作更具針對性、優質性，進而大大提高了醫院工作人員的專業化水平。

1.4 實現人力資源的優化配置

當前，隨著外國資本、民營資本的進入，國內醫療環境得到了較大的改觀，但與此同時，其競爭也越來越激烈。而醫院要不斷提高自身的綜合實力，取得良好的社會效益，并贏得長遠、穩定的發展，就需要發揮每一個工作人員的價值，對人員資源進行優化配置，以便更好地對醫院現有的各類資源進行組合運用，從而整體提高醫院的運行效率、管理水平。而在這當中，通過對醫院人事檔案的高效利用，便可以充分挖掘人力資源的潛力，結合每一員工的特征、專業技能、工作意向等，將其作用發揮至最大，從而促使其工作能力、專業技能的提高，讓醫院人力資源更加的科學、合理。

2 醫院人事檔案信息管理的現存問題分析

2.1 重視度不足

由于醫院管理人員還沒有充分認識到信息系統對于人事檔案管理的重要作用，使得信息化建設程度不足，重視度不夠。甚至還有的醫院領導人認為人事檔案管理便是保管性事務，對于醫院整體管理水平的提高沒有較大的促進作用，只要檔案管理人員盡職盡責，不泄密、不作假、不丟失，能夠應對好“外調、查檔”既可[4]。因此，在醫院整體管理中，一直未將人事檔案信息管理納入其中，也沒有成立專門的信息管理部門，未形成合力，導致醫院的人事檔案管理信息化程度較低，管理效率低下。

2.2 檔案收集收集能力低下

在醫院的人事檔案管理中，由于收集歸檔工作機制欠完善，導致管理人員的執行不到位，而造成了收集歸檔不及時、不主動的局面，嚴重影響到人事檔案資料的完整性，且材料大多都大同小異，內容缺乏，無法真正反映出醫院人力資源狀況，并嚴重影響到檔案質量，造成檔案利用率較低。加之，人才流動性較強，使得人檔分離情況較為嚴重，無法對人事檔案進行高效的管理與利用。

2.3 管理形式落后

醫院人事檔案管理工作的專業性、保密性較強，需要設立專門的部門，獨立存放并由專人進行保管。然而，很多醫院的實際人事檔案管理中，由于沒有充分認識到該項工作的重要性，也并未設立專門的管理機構，且工作多采用手工檢索、手工編輯的方式進行，導致管理工作的時效性較強，工作效率低下，并容易出現檔案資料丟失、不完整等現象。再加上醫院的辦公條件有效，即便已經設立了人事檔案庫房，但由于沒有將檔案庫房與閱檔室、辦公室進行分類，也沒有配置溫濕度、防盜窗等硬件設施，導致人事檔案管理工作的真實性、高效性受到較大影響[5]。

2.4 管理人員綜合素養缺乏

醫院的人事檔案管理人員通常身兼數職，對于檔案工作的專注程度不足，也缺乏系統的理論知識作為支撐，對于該工作性質及重要性沒有足夠的認識，且信息技術水平較低，綜合素養缺乏，進而降低了檔案的利用效率。

3 醫院人事檔案管理中信息系統的運用分析

3.1 建立以人為本的管理理念

在醫院人事檔案管理中，要實現信息系統的高效利用，首先要求管理人員轉變自己的傳統觀念，加強對該項工作的重視度，并將醫院人事檔案管理工作納入醫院管理的重要議程上，從思想、人力、物力等方面予以支持，以保證人事檔案管理工作高效開展。同時，醫院管理人員還要注意對醫院人事檔案管理人員進行適當的引導，樹立以人為本的管理理念，以充分提升其檔案意識。同時，需要注意的是，人事檔案信息資料與醫院的每一位工作人員都息息相關。由于很多工作人員缺乏檔案意識，在人事檔案填寫過程中，多存在書寫不規范、數量不齊全、上交不及時等現象，而此類問題會對人事檔案資料的完整性、真實性造成較大的影響，并降低材料的利用率。因此，醫院要組織全體員工進行《檔案法》的學習，以提高每一位工作人員的意識，為人事檔案管理工作提供一個良好的環境。

3.2 提高檔案管理人員的思想意識

要提高醫院人事檔案管理人員的工作技能，首先還需要提高其思想意識，讓其轉變傳統的工作觀念，并充分認識到人事檔案管理在醫院經營管理中的重要作用，從而推動醫院人事檔案管理水平的逐步提升。同時，為了避免出現輕視人事檔案管理的思想，還需要進行人才的選拔，通過選擇具有一定檔案學習背景的專業人員擔任此項工作，來提高該工作的效率。同時，醫院還要定期組織人事檔案管理人員進行專業知識的培訓，通過理論知識、法律法規、職業道德等方面的系統培訓，來提高人事檔案管理人員的意識，并提高其工作能力，促使醫院人事檔案管理水平得到有效提高[6]。

3.3 強化人事檔案管理的信息化建設

醫院的人事檔案信息化建設是一項系統而長期的工程，具有一定的專業性、復雜性。尤其在當前辦公自動化水平的不但提升下，更需要在人事檔案管理中引入信息系統，實現資源的有效利用，從而提高檔案管理水平、利用效率。基于此，就需要強化人事檔案管理的信息化建設。而通過信息化檔案建設，能夠充分發揮電子檔案的應用價值，使得檔案實際存儲空間大大縮小，并提高了儲存量，使得信息分類更加的清晰、合理，以便人事檔案信息的微機檢索，為醫院人才的培養及職稱的評審、干部的晉升提供參考依據。

3.4 提高管理人員的信息化處理能力

當前，醫院在規模擴張、醫療技術發展的同時，也加大了信息化建設的投入力度。由于醫院的檔案管理信息化水平存在明顯的地域差異，不同級別、不同地域之間，其檔案管理的信息化水平還存在較大的差別。因此，醫院人事檔案的信息化水平依舊存在較大的提升空間。而醫院人事檔案的信息化管理，不僅可以降低檔案管理工作的難度，減輕其工作量，而且能夠結合檔案信息，為人力資源決策提供支持。所有，醫院要注意提高人事檔案管理人員的信息化水平，使其能夠利用各項先進的信息技術，高效完成該項工作，將醫院人事檔案管理水平提升至一個新的高度。

4 結語

醫院的人事檔案信息在醫院人事資源管理中起著不可小覷的作用，不僅是醫院人力資源決策的依據，而且能夠實現人力資源的優化配置，并結合檔案信息，進行薪資結構的調整，并調動醫院工作人員的工作激情，便于人才培訓計劃的制定。因此，醫院要注意提高自身的信息化水平，讓人事檔案發揮其應有的價值。

[參考文獻]

[1] 薛明霞，于健.利用人事檔案開發醫院人力資源信息管理系統[J].中國繼續醫學教育，2015，7（2）：21-22.

[2] 梅海燕.醫院人事檔案管理的數字化實現過程[J].中國衛生標準管理，2015，6（5）：2-4.

[3] 張惠君.探究如何發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].黑龍江史志，2015，12（5）：133，137.

[4] 韓瑩.發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].科技視界，2015，13（16）：224.

[5] 徐佳.醫院人事檔案管理中存在問題及改革措施的探討[J].當代醫藥論叢，2015，15（8）：173-174.

[6] 范瑩.大數據時代醫院人事檔案管理信息化實現方法探究[J].蘭臺內外，2015，8（5）：33.

（收稿日期：2017-03-20）