檔案的信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

楊易木

【摘要】：現(xiàn)在檔案管理最顯著的特征是信息化，它代表了未來的發(fā)展趨勢，檔案的信息化有利于長期保存內(nèi)部檔案資料并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的融合共享。因此檔案的信息化建設(shè)與檔案管理顯得非常重要，直接影響到檔案管理的水平。本文根據(jù)檔案的信息化進(jìn)程存在的問題提出了相應(yīng)的解決策略，希望能夠引起廣大同行的思考。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理；信息化；建設(shè)

1. 前言

檔案管理工作把核心是轉(zhuǎn)變檔案管理的方式，以前檔案管理的方式是實(shí)物保存，隨著信息化時(shí)代的來臨，要逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘮?shù)字保存，這樣能夠使得檔案管理的有效期得到顯著的延長。檔案管理的信息化有利于檔案的分享，而且方便了檔案的使用，查找對應(yīng)的檔案也變得很容易，節(jié)約了相應(yīng)的時(shí)間，提高了檔案管理的相應(yīng)的能力。目前來講，大多數(shù)的單位都已經(jīng)實(shí)施了信息化的檔案管理措施，但是由于檔案管理的數(shù)字化的建設(shè)仍然屬于探索的階段，因此影響檔案管理的信息化的建設(shè)的因素還有很多。本文主要研究的是對于檔案管理的信息化中存在的問題進(jìn)行思考。提高單位對于檔案管理工作的質(zhì)量，盡最大程度合理的利用檔案。

2.影響檔案管理的因素分析

2.1 從思想上對于檔案管理的建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識

由于數(shù)字化時(shí)代的來臨，也改變了檔案管理的方式。數(shù)字化的檔案管理方式是對檔案服務(wù)方式的改變，但是很多的檔案管理人員對此缺乏比較足夠的認(rèn)識 ，對于檔案管理的信息化建設(shè)并沒有深刻的領(lǐng)悟到其中的變化。新的技術(shù)對于傳統(tǒng)的檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在以下的三個(gè)方面：第一個(gè)職能部門利用信息化對檔案進(jìn)行管理，能夠有效地提高檔案管理的效率；第二個(gè)是，檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效的提高檔案的利用率，方便民眾的查閱；第三個(gè)是，檔案管理的信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)檔案的共享，有效的提高公共資源的利用。如前文所言，很多檔案管理工作者并沒有認(rèn)識到數(shù)字化，信息化對于檔案管理工作所帶來的深刻變革，這樣就影響了檔案管理工作的效率。所以檔案管理工作者要正確認(rèn)識信息化對于檔案管理工作的重要性。

2.2 對于如何利用檔案資源存在誤區(qū)

對于檔案資源的如何使用你是影響檔案信息化的因素 之一。以前的檔案管理的做法是將檔案進(jìn)行整理放入檔案館進(jìn)行保存，如果有需要的話就去檔案館進(jìn)行查閱。隨著現(xiàn)在信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的核心也發(fā)生了變化，提倡資源共享，以便于更好的利用檔案資源。這樣更好地以服務(wù)大眾為目的，發(fā)揮檔案管理的作用與實(shí)際的價(jià)值。只注重檔案的保存而并不注重檔案的使用，就會造成檔案管理工作的效率的低下。

2.3 地區(qū)檔案管理部門之間新化差異明顯

由于各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一樣，檔案管理的信息化程度也并不一致。有些部門的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，有的部門還是需要人工操作，對于檔案資源的共享造成了極大的阻礙，就無法正常合理的利用檔案資源。

3如何加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

3.1 對電子文檔加強(qiáng)管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，越來越多的文檔等做成電子文檔上傳到電腦上，因此對于電子文檔的加強(qiáng)管理就有特別重要的意義。只要做到以下幾點(diǎn)：一是部門之間的電子檔案要規(guī)范化，建立統(tǒng)一的電子檔案制度，對于電子檔案的有效性要進(jìn)行確認(rèn)；二是對于電子檔案要進(jìn)行合理的保存。相對于文本文件，電子檔案的形成時(shí)間比較短，能否進(jìn)行保存還需要長期的觀察，因此，在實(shí)際的工作中要做好電子檔案的保存工作，及時(shí)對電子檔案進(jìn)行復(fù)制或者備份，這樣可以有效的避免電子檔案出現(xiàn)的丟失的問題。

3.2 要在網(wǎng)絡(luò)中建立文件夾

建立網(wǎng)絡(luò)檔案的好處是可以有效的提高檔案管理的效率，這樣起到了良好的效果。建立網(wǎng)絡(luò)檔案主要做到以下幾點(diǎn)：首先要建立好保存檔案的網(wǎng)站，對于內(nèi)部和公眾的服務(wù)力度都需要加強(qiáng)，要大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案，便于檔案的合理利用；檔案管理的硬件設(shè)備也要跟上，要及時(shí)采購最新的檔案管理設(shè)備，這是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案共享的物質(zhì)條件，可以顯著的提高檔案管理的有效性和安全性。

3.3 提高檔案管理的信息化手段

提高檔案管理的信息化手段主要有以下兩點(diǎn)：一是要建立檔案管理的制度，做到有章可循，提高檔案管理的效率；二是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展的理念，用現(xiàn)代化的思維方式去解決檔案管理問題，信息化手段來組織檔案管理工作；

3.4 提高檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作能否有成效，檔案管理從業(yè)人員具有決定性的作用，因此我們要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，主要需要做到以下幾點(diǎn)：檔案管理人員的選擇上要具有專業(yè)化的素質(zhì)，檔案管理人員不僅僅從事的是檔案的保存工作，還需要在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進(jìn)行合理有效的保存加工和進(jìn)行整理，有的時(shí)候還需要對檔案的實(shí)際的格式進(jìn)行修改，檔案管理人員除了要具備一般的檔案管理知識，還要具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)的知識，所以這就要求檔案管理人員具有綜合的業(yè)務(wù)素質(zhì)才能適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理工作的要求。第二個(gè)是對于單位的檔案管理人員要組織定期的關(guān)于檔案管理工作的實(shí)際的培訓(xùn)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的知識也是日新月異，因此我們檔案管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)不斷的學(xué)習(xí)新的檔案管理的知識，這樣就能夠極大的滿足社會上對于檔案管理人才的需求。經(jīng)常性的進(jìn)行技能上的培訓(xùn)可以對于檔案管理人員的知識的架構(gòu)進(jìn)行合理的梳理，積極的提高檔案管理人員的素質(zhì)，這樣才能更好的開展檔案管理工作。第三個(gè)是檔案管理的競爭機(jī)制的設(shè)置，對于優(yōu)秀的人才，要主動的設(shè)置合理的崗位，不要拘泥于具體的形式，充分發(fā)揮人才的帶頭作用。這樣可以有效的發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性。

4 總結(jié)

檔案管理的信息化的建設(shè)對于未來檔案管理工作的發(fā)展具有十分重要的意義，可以在實(shí)際的工作中國積極的轉(zhuǎn)變檔案管理的發(fā)展模式，使得民眾能夠充分利用檔案，提高檔案的使用效率。本文主要探究了在檔案管理的信息化建設(shè)所面臨的問題，并由此提出解決問題的策略，通過與時(shí)俱進(jìn)的不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對檔案管理工作的了解，提高在實(shí)際工作當(dāng)中，信息化管理的檔案的能力?？傊?，檔案管理的信息化技術(shù)對于整個(gè)檔案管理工作具有深刻的變革影響。

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