淺析如何實現檔案管理的現代化

鮑菁菁

摘 要：在當前檔案管理工作中，現代化是重要發展方向。在社會經濟、政治等方面都離開檔案資料為其提供服務，因此，在檔案管理工作中需要不斷加強硬件基礎設施建設，同時把握好服務方向，為檔案管理現代化創造良好外部環境。本文主要以檔案管理現代化的概念為切入點，探討實現現代化管理的有效策略。

關鍵詞：檔案管理；現代化；措施

伴隨社會經濟發展水平不斷提高，各行業現代化進程不斷加快，推動檔案管理工作現代化，能夠充分發揮檔案資料的社會價值，為用人單位提供必要參考資料及歷史證明。就其本質而言，檔案是一項重要信息資源，而在快速發展的背景下，檔案數量急劇增加，載體也逐漸趨于多樣化，增加了檔案管理工作難度，因此需要促進檔案管理現代化，充分利用信息技術，不僅能夠提高檔案管理工作效率，也實現了管理質量的提升與優化，最大限度利用檔案信息資源，為社會經濟發展服務。

1 檔案管理現代化簡述

1、檔案管理現代化的特點

一是數字化。借助各種現代高新技術，實現檔案資源數字化存儲、加工、流轉、利用與控制。包括檔案資源數字化整理、建設檔案數字化信息資源庫。二是網絡化。借助計算機與網絡技術，實現不同檔案保管單位之間以及用戶之間的信息檢索與共享。

2、檔案管理現代化的內容

（1）現代化的管理思想。在檔案管理工作中，需要利用現代化的管理思想，及時對傳統思維觀念進行轉變，及時對現代化檔案管理理念進行更新，做到與時俱進，從而在檔案管理工作中利用現代化管理方法和思想來加快推動檔案事業的健康發展，強化對現代化檔案管理的深入認識，使其更好的為社會發展提供服務。

（2）現代化的管理人才。在實現檔案管理現代化的工作中，現代化的管理人才不可或缺，也是實現檔案管理現代化的重要保證。作為現代化的檔案管理人才，不僅需要扎實的掌握現代化的檔案專業知識，還要對各種現代化的技術和管理技能進行熟悉掌握。因為在科技快速發展的今天，單一技能已無法適應社會發展的需求，所以檔案管理部門需要加快引進和培養現代化新型檔案管理人才。

（3）現代化的管理手段。現代化管理手段是檔案現代化管理得以實現的重要標志，需要在檔案管理工作中，通過熟練的對現代化管理設備和軟件進行使用，從而提高檔案管理的現代化水平，加快推進檔案管理現代化的實現?，F代化管理方法是檔案管理現代化的重要組成部分部分，需要通過建立健全檔案規章制度，利用現代化的管理理念和方法來實現對檔案的現代化管理。

2 實現檔案管理現代化的必要性分析

1、社會經濟發展的必然要求

知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大，檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案價值的主要參數，而檔案信息載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，避免檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

2、檔案管理發展的必然趨勢

由于我國經濟的快速發展，增強了我國的綜合實力，從而帶動了我國檔案管理事業的快速發展。在近些年來，多種檔案管理機構對自身檔案事業的發展制定了相關的目標，為實現這一目標應當加強對檔案管理的整體性，可以將檔案資料作為指導性規定，根據檔案科研、教育的發展，把培育人才作為檔案管理發展的基礎，利用現代化管理模式來實現檔案管理機構所制定的目標。打破傳統的檔案管理模式，積極創新管理模式，在一定條件下可以借鑒其他國家的檔案管理模式，結合我國的實際情況來實現檔案管理的現代化，這樣不但可以保證我國檔案管理現代化發展的合理性，還可以提高檔案管理現代化的質量，增加檔案管理工作的效率，從而促進我國檔案管理事業的發展。而且，隨著教育事業的不斷發展，人員素質的教育也不斷得到提高，檔案干部隊伍觀念也在發生著變化，對檔案管理的方式也有所改進，以及檔案管理條件的改善，均體現了檔案事業自身的發展。

3 實現檔案管理現代化的對策

1、加強檔案管理標準化

檔案管理標準化，是實現檔案管理現代化的重要前提。積極推行檔案管理標準化，是檔案管理的重點工作，檔案管理現代化，是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范。如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，并形成檔案管理標準體系。國家已頒布的標準《CDA電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》是CDA電子文件收集、歸檔與利用的統一規范，《電子文件歸檔與管理規范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規范。

2、注重數據庫的建設

數據庫的建設是檔案管理現代化的基礎工作，也是實現檔案管理現代化的根本。由于檔案資源的數量不僅多而且復雜，要把檔案資源進行歸類、整理并輸入到數據庫系統中，沒有一套科學、合理的方法，將會耗費大量人力、物力，嚴重影響檔案管理的現代化進程。因此，必須要在原檔案管理的基礎上，進行分門別類的分級著錄：對于內容單一、使用價值比較低的卷宗實行案卷著錄；對于涉及內容相同的則實行組合級著錄；對于涉及到重要或龐大、復雜內容的卷宗，則實行文件級著錄。減少一些不必要的著錄環節，提高了數據庫建設的速度。

3、樹立現代化管理觀念

為實現檔案的現代化管理，就必須加強現代化管理意識，這樣才能使現代化管理意識逐漸深入到檔案管理人員的管理理念中，有效的規范工作態度和行為，從而有效的提高檔案管理現代化水平。在檔案管理工作中，現代化的管理理念是有效實現檔案管理現代化的重要提前和保障，所以，作為檔案檔案管理人員，必須樹立現代化管理觀念，加強工作嚴謹性。因此，在進行檔案管理現代化中，管理人員一定要樹立正確的價值觀和價值取向，并且提高自身的專業知識和職業素質，此外，還要科學有效的從國外引進先進的科學技術以及管理方式，只有不斷的提高工作效益，才能促進檔案管理現代化的健康穩定發展。

4、建立高素質人才隊伍

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質起著關鍵性作用，因此要注重實現管理人員素質的現代化。隨著計算機等現代化設備的廣泛應用，檔案管理方法和技術的不斷改善，為了更好地應對各項挑戰，檔案管理人員應當積極主動學習，不同知識結構和年齡結構的人員應當及時交流，從而各顯其能，發揮各自的優勢，揚長避短，使檔案管理工作能夠達到最優的狀態。此外，還要注重對管理人員進行培訓，并且建立公平健全的績效考核機制，鼓勵員工進行學習，從而不斷提高自身的素質，實現檔案管理的現代化。

4 結束語

綜上所述，檔案資料作在社會經濟發展中占據中重要地位，隨著信息技術發展水平不斷提高，在各個領域中得到廣泛應用，為檔案管理現代化創造了良好外部環境。為了實現檔案管理工作的現代化，必須明確其特點及主要內容，從管理觀念、手段、人才等多方面入手，建立起科學完善的數據庫，進而提升檔案管理工作質量與效率，更好的為用人單位服務，以滿足社會經濟發展需求。

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