淺談基層檔案管理現(xiàn)代化和專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高

劉影

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)成為制約基層檔案管理工作效率的重要問題，只有不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)施有效的檔案管理策略，才能提高檔案管理工作效能。

關(guān)鍵詞：基層；檔案管理；人才素質(zhì)；工作策略

本文主要研究基層檔案管理工作存在的問題，以及檔案管理現(xiàn)代化的有效措施，提高檔案管理人員素質(zhì)的主要做法，從而有效應(yīng)對當(dāng)代檔案管理工作需要。

1 基層檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作重視不足

基層單位對檔案管理工作認(rèn)識不到位，沒能樹立起先進(jìn)的檔案管理工作意識，存在著檔案管理理念落后，檔案管理方式陳舊，檔案管理工作不符合形勢發(fā)展需要的問題。首先，基層檔案管理與其它工作不匹配，沒能發(fā)揮出檔案的服務(wù)作用和支撐作用，無法有效的給各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)信息支援。其次，檔案管理工作普遍停留在數(shù)據(jù)信息的機(jī)械性收集方面，檔案管理關(guān)注紙制檔案較多，對數(shù)據(jù)信息和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的電子文檔收集效率不高，檔案管理往往也只起到檔案保管的作用。第三，還有的些單位把檔案管理工作長期放置于次要的工作地位，不僅領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，而且也沒能配備必要的檔案管理人員與設(shè)施設(shè)備。

1.2 檔案管理制度不健全

制度化的檔案管理是保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的前提，有些單位檔案管理工作不注重制度建設(shè)，沒能設(shè)計(jì)出符合檔案管理工作實(shí)際要求的工作制度，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，檔案管理效率較低，而且檔案管理質(zhì)量低問題。首先，隨著檔案管理自動(dòng)化與信息化時(shí)代到來，現(xiàn)有檔案管理制度已經(jīng)嚴(yán)重不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，基層單位檔案管理制度已經(jīng)嚴(yán)重落后與現(xiàn)實(shí)工作需要。其次，基層單位現(xiàn)有檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格，檔案管理制度措施形同虛設(shè)，基層單位人員不按照檔案管理制度執(zhí)行，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失，檔案數(shù)據(jù)被篡改等嚴(yán)重的問題。第三，檔案管理制度對檔案管理人員和相關(guān)人員缺乏必要的約束力，沒能起到督促和指導(dǎo)檔案管理人員的作用，檔案管理人員不重視檔案管理制度。第四，針對性的制度建設(shè)不足，例如，信息時(shí)代的檔案管理制度與收集信息制度都必須與單位的實(shí)際情況掛鉤，但是現(xiàn)有的檔案管理制度在制度針對性方面較低，沒能體現(xiàn)出單位檔案管理的特色。

1.3 檔案管理現(xiàn)代化水平不足

檔案管理是項(xiàng)與時(shí)俱進(jìn)的工作，必須站在時(shí)代的前沿，才能全面準(zhǔn)確的收集各種數(shù)據(jù)信息，保證檔案管理工作能夠全面反映和記錄單位工作的全貌，做到為歷史負(fù)責(zé)，為未來提供發(fā)展依據(jù)。但是，有些單位的檔案管理工作現(xiàn)代化不夠，沒能實(shí)現(xiàn)檔案管理與單位發(fā)展的緊密結(jié)合。首先，有些單位辦公自動(dòng)化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但是檔案管理自動(dòng)化與信息化發(fā)展速度較慢，還沒有配備必要的信息化設(shè)施設(shè)備，存在著檔案管理工具落后的問題。其次，檔案管理日益依賴網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理軟件系統(tǒng)，但是基層單位檔案管理軟件系統(tǒng)往往只安裝了上級要求的基本軟件系統(tǒng)，沒能實(shí)現(xiàn)行業(yè)性的檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)，導(dǎo)致檔案管理軟件建設(shè)效率低。第三，在檔案數(shù)據(jù)日益多樣化，檔案文件類型多樣化的今天，檔案管理急需出臺有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)長期落后，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)際需要。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)較低

信息化時(shí)代的到來，意味著檔案管理的專業(yè)化，只有配備專業(yè)的檔案管理人才，才能做好基層單位的檔案管理工作，保證實(shí)現(xiàn)檔案管理再上新臺階。首先，有些單位檔案管理人員素質(zhì)較低，缺乏專業(yè)的檔案管理工作能力，檔案管理人員多為兼職，從事日益繁重的檔案管理工作壓力較大。其次，基層單位檔案管理工作培訓(xùn)體系發(fā)展的速度較慢，但是現(xiàn)有檔案管理人員不能接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)發(fā)展欠缺，影響了檔案管理工作的效率。第三，當(dāng)前缺乏必要的檔案管理人員約束激勵(lì)機(jī)制，不僅無法調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，而且無法提高檔案管理人員的責(zé)任意識，導(dǎo)致檔案管理工作效率長期較低。

2 基層檔案管理現(xiàn)代化的途徑

2.1 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，滿足當(dāng)代檔案管理工作的需求，必須注重引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，依靠強(qiáng)有力的技術(shù)保障推動(dòng)檔案管理工作再上新臺階。首先，相關(guān)部門必須重視檔案管理工作，保證檔案管理工作的人力物力支持，提高檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備水平，大力引進(jìn)現(xiàn)代信息化和現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施設(shè)備，配備良好的檔案管理工作辦公環(huán)境，滿足檔案管理現(xiàn)代化的基本條件。其次，開發(fā)先進(jìn)的而且符合行業(yè)需要的檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的對接，這樣可以對基層往來的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的收集，而且可以提高檔案管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效傳遞，滿足檔案使用的實(shí)際需求不，例如，根據(jù)檔案管理需要，開發(fā)自動(dòng)編程和自動(dòng)檢索目錄系統(tǒng)。第三，全面提高檔案管理人員的信息化與現(xiàn)代化水平，加強(qiáng)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化培訓(xùn)，使檔案管理走向良性發(fā)展軌道。

2.2 建立現(xiàn)代檔案安全管理模式

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須保證檔案資源的安全，有效應(yīng)對新形勢下檔案管理出現(xiàn)的安全問題，著力在信息媒介環(huán)境下保證檔案數(shù)據(jù)資源的安全性。首先，圍繞著檔案管理現(xiàn)代化要求，改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理安全模式，圍繞檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)檔案管理的安全保護(hù)體系，形成依靠防火墻，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、殺毒軟件為綜合體系的檔案管理防護(hù)系統(tǒng)，切實(shí)保證檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)行使用安全。其次，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)信息的備份工作，保證信息化環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)資源的存儲可靠安全，保證原始數(shù)據(jù)的安全性。第三，實(shí)現(xiàn)紙制檔案管理與現(xiàn)代化檔案管理方式相結(jié)合，這樣才能滿足傳統(tǒng)向現(xiàn)代的過渡需要，符合基層檔案管理發(fā)展趨勢。

3 檔案管理人員素質(zhì)提高策略

3.1 豐富檔案管理人員學(xué)習(xí)途徑

為了全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使檔案管理人員可以有效的提高自身能力素質(zhì)，必須使用多種途徑來提高檔案管理人員的能力水平。首先，形成完善的檔案管理人員的培訓(xùn)體系，注重制度科學(xué)的檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)長期培訓(xùn)與短期針對性培訓(xùn)相結(jié)合，有計(jì)劃的全面提高培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)。其次，注重使用網(wǎng)絡(luò)慕課教學(xué)環(huán)境，為檔案管理人員訂購知名大學(xué)的檔案管理專業(yè)慕課資源，引導(dǎo)檔案管理員運(yùn)用零散時(shí)間自覺。第三，實(shí)現(xiàn)課題式檔案管理技能技巧的研究工作，在課題帶動(dòng)下促進(jìn)檔案管理人員圍繞基層檔案管理業(yè)務(wù)需要深入研究業(yè)務(wù)知識。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員的管理

為了做好基層單位的檔案管理工作，有效防止檔案管理人員出現(xiàn)工作疏忽大意問題，必須全面提高檔案管理人員責(zé)任意識，使檔案管理人員深入做好本質(zhì)工作。首先，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識和安全意識，使檔案管理人員具備高度的責(zé)任感。其次，注重結(jié)合檔案管理工作的正反面經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)對檔案管理人員的績效考核，使檔案管理人員的工作業(yè)績得到及時(shí)反饋，這樣可以促進(jìn)檔案管理人員更主動(dòng)的完成具體工作。第三，加強(qiáng)引進(jìn)專業(yè)人才的力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理崗位的輪換制度，給檔案管理人員提供必要的發(fā)展空間，全面提高檔案管理人員的積極性。

4 結(jié)論

基層檔案管理現(xiàn)代化必須從基層檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，按照現(xiàn)代化的檔案管理事業(yè)工作原則，依靠先進(jìn)的檔案管理人才，全面提高檔案管理效率，解決檔案管理工作中的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性目標(biāo)。

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