論信息社會高校檔案管理的創新性

王穎

摘 要：隨著社會信息技術的不斷發展，高校檔案管理事業迎來了機遇和挑戰。其檔案管理工作的好壞在某種程度上直接影響著高校的建設水平，同時也是影響高校管理水平的重要因素之一。如何做好信息社會高校檔案管理的創新發展，是社會研究的重點。如何做好信息社會下，高校檔案創新性管理工作，轉變傳統的管理思想，將檔案作為信息資源進行教學與科研工作，將傳統的管理理念轉變為信息服務為主的管理理念，是做好高校建設和發展的重要環節。本文將高校檔案的的信息化管理作為探討的重點，對其進行了系統的探討。

關鍵詞：信息社會；高校；檔案管理；創新性

1 現今高校檔案管理的狀況分析

1.1 檔案的管理理念較為落后

傳統的檔案管理理念主要以藏為主，并且在使用檔案的過程中，常常為被動服務，影響檔案的管理效果。造成這種現象的原因主要為傳統的管理制度存在缺陷，同時也與檔案管理工作不受重視，工作投入較少有關。

1.2 較為單一的管理方式

現行的檔案管理方式以歸檔整理為主，涉及的資料主要有紙類資料、聲像資料、電子資料三類，且操作方式多為人工操作。因此，在檢索、查找、借閱等過程中，人工操作不足，導致工作效率較低，不能滿足大量操作的需要。

1.3 檔案內容較為孤立靜止

每個檔案的管理方式為傳統的檔案歸檔方式，并且各個檔案之間均為孤立的，及時彼此間有聯系，也多為縱向的聯系，較為有限。但實際上，各個檔案之間也存在橫向的聯系，傳統的檔案管理工作不能將其體現出來。

1.4 沒有彼此間的共享機制

國內高校間多有幾項或者相同類型高校，或者相同的專業設置。每年各個高校間都會存在數量較多的研究或課題工作。但現行的高校檔案管理方式多為封閉式的管理，導致高校間重復投入不同的課題或者研究，浪費了大量的人力、物力和財力。

1.5 較為單一的檔案呈現方式

目前我國高校檔案仍然是紙質資料為主，雖然，有些高校提出了數字化、電子化的理念，但如何做好信息化的管理工作，需要在前期投入大量的物力和財力，因而，這項工作不能再高校中廣泛的開展。

1.6 檔案管理專業人才較少

檔案管理是一項具有較強綜合性的工作，工作人員不僅需要充分了解相關的專業法律知識以及工作流程。同時，也需要了解計算機、數據庫、多媒體、網絡等信息技術。但實際中，這樣的專業管理人才較少，更不用說專業的技術人員了。

2 高校檔案管理工作創新性的探討

檔案管理的完整性與科學性能夠反映出高校的校園文化傳承以及在學校發展過程中跌宕起伏的經歷，同時，也能夠反應出學校在管理學生、教學以及科研方面的水平與質量。要建立完善的檔案管理模式，必須要打破傳統的管理方式，將現代化的管理理念引入到工作中，合理的建設檔案管理的信息化建設與服務工作。信息社會的檔案管理工作不單單是將檔案進行簡單的數字化歸整，而是要對檔案進行數字化處理后并進行綜合性的分析，將檔案聯動起來，由被動的服務轉變為主動的服務，可以從以下幾個方面進行干預。

2.1 改變傳統的管理理念

單純從概念上來說，檔案是指文字、圖像、聲音與各種形式的保存的原始記錄。但從信息學的角度來說，這些原始記錄內包含著大量信息，因而，需要將傳統的管理理念轉變為現代的信息化管理理念，將每一份檔案看做信息，以信息管理的角度進行檔案管理建設。

2.2 建立完善的檔案信息資源管理庫

高校檔案庫的優勢在于對大量原始檔案進行了保存。通過進行檔案信息化的管理，將檔案中價值較高的資料提取出來，并建立信息庫，在此基礎上，對其進行進一步的優化與利用，能夠為高校教學與科研工作提供信息服務支持。而信息庫建立的問題在于信息共享，解決這一問題，可以建立同類高校間的縱向聯系，維持信息間的共享，而后建立于本地圖書中心、數據中心、科技情報系統或者相關的企業之間的橫向聯系。借助縱向與橫向的共享機制，不僅服務了高校的自身也服務了社會，同時也符合國家信息化的發展要求。

2.3 將現代化管理方式納入到工作中

在人工管理的基礎上，聯合應用計算機與網絡技術，能夠有效提高工作效率。在檔案系統與用戶開展分級設置，并以用戶的級別為依據，開放相對應的檔案等級信息，并對其提供智能化查詢方式，增加信息間的交互聯系性。

2.4 建立動態化檔案管理系統

高校每年都有大量的學生入校以及大量的科研工作開展。而部分科研項目隨著學生的畢業發生中斷或者重復的現象較為常見，給高校人力、物力等造成了嚴重的浪費。因此，需要建立動態化檔案管理系統，為信息可追溯性的開展提供依據。

2.5 做好檔案管理者角色定位的調整

高校檔案管理系統以信息化為基礎，建立現代化的管理系統后，管理者的角色不單單是管理者，同時也是信息設計者、生產者與維護者。是檔案信息管理者與用戶之間進行溝通和交流的紐帶。而管理者的工作素質的高低、專業程度、工作的積極性都與檔案信息系統應用效果之間具有顯著的相關性。因此，需要對檔案管理者的角色定位加強重視，充分將檔案管理者的主體作用發揮出來。

3 小結

信息社會高校檔案的管理工作是組成數字化高校的重要部分之一，同時也是衡量高校的管理水平與教學水平的重要因素，同時也是高校檔案管理系統適應現代信息化發展的趨勢。高校檔案的網絡信息建設是全國高校建設的重要內容，同時也是未來檔案管理工作的發展趨勢。高校檔案管理系統的建立積極的推動著高校檔案管理工作朝著信息化的方向發展，因而，應當把高校檔案的信息化建設納入到高校建設的工作內容中，做好各項工作，以適應現代社會的發展。

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