信息化背景下如何改進書店檔案管理工作

王莉麗

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理帶來了巨大的壓力和前所未有的機遇。因此，探究信息化背景下如何改進書店檔案管理工作具有重要的意義。本文詳細探討了信息化背景下如何改進書店檔案管理工作，旨在改進書店檔案管理。

關(guān)鍵詞：信息化背景下；書店；檔案管理

目前信息技術(shù)的應(yīng)用早已滲透到生產(chǎn)生活的各個角落，為如今各項人類的社會活動提供了扎實的技術(shù)支撐，在無形之中使得社會運行方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案是人類社會進步到一定階段后誕生的，所以也一定會在后期的社會發(fā)

展中隨著社會的變化，通過自身形成、傳遞等自身運動而產(chǎn)生根本性的變化。在信息化的浪潮下，人們并不是簡單地改變檔案載體形式以及管理方法，而是站在更高的層面上，對信息技術(shù)的發(fā)展規(guī)律進行研究，基于此對管理理念和方法進行全面的革新。企業(yè)的管理工作覆蓋范圍十分廣泛，信息化建設(shè)即為其中之一。在如今信息時代背景下，過去的檔案管理模式的缺陷日益暴露出來，不能為數(shù)字化檔案管理提供足夠的支持，電子檔案已經(jīng)成為檔案最主要的存在形式，因為這種發(fā)展方向和管理工作面對的挑戰(zhàn)更加嚴峻。這種新的機遇和挑戰(zhàn)要求檔案管理工作將重點轉(zhuǎn)為怎樣從文件、圖紙之類的記錄中提取有價值的信息，并將其提供給相應(yīng)的部門和人員。因此，信息化背景下如何改進提高書店檔案管理工作具有重要的意義。

1 加大投入，強化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要搞好書店檔案信息化建設(shè)，就需舍得投入人力、物力、財力，配置與書店檔案信息化相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施。當(dāng)前，各級書店檔案部門的財力主要來源于書店自身，這就要求書店檔案部門要積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為書店檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造必要的條件，提供必要的軟硬件設(shè)施保障，以保證這項工作的順利開展。其中軟硬件設(shè)施主要包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)。計算機網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。只有建設(shè)先進的計算機網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮書店檔案信息化的整體效益，加快更新改造的步伐。

2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

3 完善信息系統(tǒng)，適應(yīng)電子檔案管理的需要

要實現(xiàn)書店檔案信息化，就必須結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)和計算機系統(tǒng)綜合分析與應(yīng)用的實際，建立有效的書店電子文檔管理計算機信息系統(tǒng)。首先，要合理地利用計算機技術(shù)，在計算機條件之下進行書店文件檔案的管理和控制流程，使之適應(yīng)書店電子檔案管理的需要；其次，依據(jù)當(dāng)前現(xiàn)代化的實際情況綜合進行分析，提高計算機系統(tǒng)軟件功能的設(shè)計方案和設(shè)計作用，保證工作中計算機軟件系統(tǒng)能夠滿足當(dāng)前書店電子檔案管理的要求。

4 要加大投入，增配軟、硬件設(shè)施

檔案管理在未來發(fā)展的主要目標(biāo)是信息化，在檔案管理方面逐漸趨向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為大勢所趨。檔案信息化建設(shè)不可或缺的基本條件是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟件以及硬件基礎(chǔ)設(shè)施，同時也是檔案信息資源開發(fā)利用以及應(yīng)用信息技術(shù)的前提，檔案信息網(wǎng)絡(luò)是其核心內(nèi)容。同時也是檔案信息傳送、交換等的必要方法，是檔案信息資源開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)前提和保證。要投入一定的財力增配軟件和硬件設(shè)施，使其與檔案管理現(xiàn)代化相匹配，加快檔案信息化建設(shè)效率。

5 提高人員素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案管理中需要有人來實現(xiàn)操作和控制，信息化在一定程度上可以滿足檔案管理的需求，但是由于其信息化性質(zhì)使得其在管理的過程中容易出現(xiàn)各種由于審閱問題而出現(xiàn)的缺陷問題。書店檔案管理人員必須具備多元化知識才能夠在當(dāng)前工作中滿足當(dāng)前書店檔案管理工作發(fā)展的要求。現(xiàn)代化知識將成為每一個書店檔案管理人員工作中學(xué)習(xí)掌握的重點，通過對各種相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，才能不斷提高書店檔案管理人員的素質(zhì)。因此，建立具有現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平的書店檔案管理隊伍是當(dāng)前工作的重點。書店檔案管理人員必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型人才群體和梯隊型人才結(jié)構(gòu)，這樣才能更好地做好書店檔案管理工作。

6 結(jié)束語

綜上所述，信息化背景下如何改進書店檔案管理工作對書店檔案管理的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進一步提高和完善信息化背景下如何改進書店檔案管理工作的措施，只有這樣才能促進書店檔案管理的發(fā)展。

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