人事檔案管理的數字化實現路徑初探

劉偉

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展，科學技術的不斷進步，信息數字化建設逐漸走入各行各業。作為檔案管理的重要組成部分之一，人事檔案管理也實現了數字化管理的過程，真正告別了傳統的只能在檔案室翻閱紙質檔案的方式，大大提高了查閱檔案的工作效率，同時對檔案原件也起到了保護作用。本文將對人事檔案管理的數字化實現路徑作簡要探析，以期能夠規范人事檔案管理流程，優化人事檔案管理工作。

關鍵詞：人事檔案管理；數字化；實現路徑

人事檔案記載了職工的工作、學習、政治面貌、家庭等個人信息，是單位對職工進行考核和使用的重要依據。人事檔案管理也是唯一一門貫穿職工整個經歷的工作，是人事工作的核心組成部分，對整個單位的上下層也有著承上啟下的作用。隨著人事制度的不斷改革，當前的手工管理檔案方式已不能滿足當今信息化時代的需要，人事檔案管理的數字化建設迫在眉睫。人事檔案數字化建設是對檔案材料的數字化管理，并能夠通過信息科學技術實現對檔案信息的共享，大大提高檔案的利用效率。

1 人事檔案管理信息數字化建設的重要意義

為規范人事檔案管理流程，優化人事檔案管理工作，管檔人員開始嘗試人事檔案的數字化建設。事實上，數字化時代的檔案管理工作也是對傳統人事檔案管理工作的創新。數字化是指將信息化手段、工具融入到日常的檔案工作管理中，以構成統一的資源管理，用戶管理，最終能夠以網絡為基礎將所有所有的檔案信息數字化，從而達到規范人事檔案管理流程，優化人事檔案管理效率的目的。另外，人事檔案管理的數字化對于整合人才資源，提高職工工作水平也有著重要意義。顯而易見，電腦檢索都比手工檢索的工作效率更高，在需要查找檔案人員的信息時，只需及時登錄管檔電腦或平臺，點擊檔案目錄就可以清晰準確的查找出所要找尋的信息，比逐頁逐字的查找，更方便快捷，省時省力。而且查閱電子檔案，也有利于對紙質檔案的保護，紙質檔案的翻閱使用量減少，破損的幾率也就會相應的減少。而且在使用數字化檔案管理模式后，也更容易進行錄入和歸檔的工作，當檔案系統內增加一個新的卷宗時，卷內文件目錄會自動顯示生成的卷宗，檔案人員只需掛接對應的原文即可，無需再進行逐字的審查，系統會自動檢測。這不僅可以節省檔案錄入、歸檔的時間，更可以提高檔案的利用效率，提升檔案工作人員的工作質量。

2 推動單位人事檔案數字化建設的可行路徑

人事檔案的錄入信息必須保證絕對的真實有效，這就要求建檔時，工作人員不僅要強化信息錄入，更要認真的檔案信息進行清查、核對，審核校驗，去偽存真。對于如何推動單位人事檔案數字化建設，筆者根據自身的工作經驗，總結出以下幾條：

2.1 強化檔案數字化管理意識

這要求檔案管理人員要具備檔案管理專業知識，能掌握當下信息數字技術的應用技能。管檔單位也應積極樹立數字化管理意識，提供和建設檔案數字化管理硬件環境，開展數字化管理的教育宣傳和交流活動。同時，要結合檔案工作實際，設定明確的檔案崗位職責，健全檔案資料，增加檔案的可用率。提高職工對人事檔案管理工作的認知，端正對檔案管理工作的態度，強化檔案管理意識，以確保檔案管理工作有序的展開。

2.2 健全檔案管理流程標準

檔案管理工作人員在進行檔案工作管理時，一定要健全檔案管理流程標準，以提高內部調檔查閱的效率。在推廣數字化人事檔案管理時，一定要結合工作實際。例如，在歸檔管理各類檔案時，工作人員需要保證電子數據全面查詢的暢通。同時，數字化人事檔案管理的建設離不開先進的數字電子技術，也離不開高效的工作設備。這就要求各單位要及時的配備各種所需的硬件設施。

2.3 做好數據庫的建設

隨著計算機技術的不斷發展進步，電腦在人們的生活中也扮演著各種越來越不可或缺的角色。人事檔案管理中的數據庫是最費時、費力的一項工作，但也是實現人事檔案管理數字化的最基本的一項工作。因為建立數據庫從一開始就必須保證數據庫的質量。這就要求技術人員擁有更高水平的技術標準，來完成對數據庫的設計。

3 人事檔案數字化創建工作措施

數字化是指將信息化手段、工具融入到日常的檔案工作管理中，以構成統一的資源管理，用戶管理，最終能夠以網絡為基礎將所有所有的檔案信息數字化，從而達到規范人事檔案管理流程，優化人事檔案管理效率的目的。普及信息數字化是單位實現自動高效運轉的有效手段，尤其在當今這個信息技術飛速發展的時代，更應該加強對信息數字化的建設，以適應市場和時代的需求，助力經濟蓬勃發展，科技迅猛進步。

3.1 抓好管理團隊建設

抓好管理團隊建設首先要抓好隊伍的培訓。提前有計劃的制定培訓計劃，分層次、有目的的展開培訓方式，明確培訓人員的從業資格，形成公平公正公開的培訓機制，提高人事檔案管理人員的工作能力和專業水平。其次，強化梯隊建設。分層次培訓現職和新入職的檔案管理人員，對于新入職的檔案管理人員可以為他們分發企業專門編制的人事檔案專業培訓教材，也可以定期的開展一些關于人事檔案管理實現數字化建設的論壇。而對于現職管檔人員，則可以根據他們的在崗年齡進行針對性的、選擇性的培訓。建立遞承機制，建設遞承有序的人事檔案管理人才梯隊。

3.2 抓好規章制度建設

雖然數字化的實現為人事檔案管理工作帶來了許多的便利，但我們還是不能忽視規章制度的建設，注重從制度上鞏固創建成果。政府也應該完善各項規章制度，明確職責任務，掌握管理流程，避免發生大的差錯。及時檔案管理過程中發生了差錯，也要確保有章可循，有法可依。

4 結語

檔案管理工作實現數字化管理，能夠規范人事檔案管理流程，優化人事檔案管理效率。普及數字化管理是單位實現自動高效運轉的有效措施，也是實現國家經濟飛速發展的有效措施。隨著人事制度的不斷深入，當前的手工管理檔案方式已不能滿足當今信息化時代的要求，人事檔案管理的數字化建設迫在眉睫。

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