山洪氣象保障工程項目檔案規范化管理探討

劉霄++楊濤++龔夢瑤

[摘 要] 山洪氣象保障工程項目檔案記錄和反映了項目新建、擴建、改建及技術改造的歷史印跡和真實面貌，是山洪氣象保障工程項目持續發展的重要依據，它不僅可以指導現實工作，而且能夠為日后查考提供重要的佐證。因此，加強山洪氣象保障工程項目檔案管理，尤其是規范化管理勢在必行。

[關鍵詞] 氣象檔案；山洪工程；規范化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 073

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0171- 03

1 前 言

根據《國務院關于切實加強中小河流治理和山洪地質災害防治的若干意見》（國發〔2010〕31號）要求，中國氣象局按照“統一規劃、統一標準、統一建設”的原則，在全國范圍內啟動了山洪地質災害防治氣象保障工程建設項目（以下簡稱山洪工程），在此過程中形成的具有保存價值的，應當歸檔保存的項目文件材料，包括整個項目建設活動中形成的文字、圖表、聲像等不同形式的文件，即為山洪地質災害防治氣象保障工程建設項目檔案，簡稱為山洪工程項目檔案，它記錄和反映了山洪工程項目的新建、擴建、改建和技術改造的歷史印跡和真實面貌，是山洪工程項目持續發展的重要依據，它不僅可以指導現實工作，而且能夠為日后查考提供重要的佐證。因此，加強山洪工程項目檔案管理，尤其是規范化管理勢在必行。

2 山洪氣象保障工程項目檔案規范化管理的重要意義

2.1 有助于推動項目檔案工作順利開展

規范化管理必須依賴于一定的規章制度和技術標準來推行。有了規章制度和技術標準的約束和指引，可以提升項目管理人員和檔案工作人員對項目檔案工作的重視程度，能夠確保項目檔案的及時收集、規范整理、安全保管和有效利用。

2.2 有助于項目檔案的科學管理與信息共享

隨著信息、網絡技術的發展，檔案信息化、管理數字化、檢索網絡化是今后檔案管理發展的趨勢，也是山洪工程項目檔案管理工作能否取得實效的關鍵。所以，非常有必要整合部門職能、明確人員職責，統一檔案的收集、歸檔、保管、利用等流程標準，使山洪工程項目檔案工作有法可依、有章可循，推動山洪工程項目檔案管理走上科學化、制度化、規范化的軌道。

2.3 有助于項目順利開展以及項目建成后的運維與發展

山洪工程項目檔案是氣象檔案的重要內容，是國家檔案的重要組成部分，它既具有科學技術檔案的共性，又有其鮮明的獨特性。山洪工程項目檔案管理是以山洪工程項目建設為中心，為項目建設提供文件、資料保障服務的一項重要工作，是整個山洪工程項目管理工作的重要組成部分。項目檔案收集是否完整齊全，分類整理是否準確規范，直接影響到項目檔案管理的水平，不僅關系到工程項目完成質量，而且在很大程度上影響到日后的業務運行、工程維護和改擴建工作。所以開展山洪工程項目檔案管理規范化研究，對高標準、高質量地完成氣象部門山洪工程項目的建設，以及對項目建成后的運維與發展，都具有十分重要的意義。

3 山洪工程項目檔案管理現狀

3.1 項目文件類多量大，涉及面廣

山洪工程項目建設內容涵蓋監測、預報與風險評估、預警信息發布與服務、信息網絡支撐、裝備保障、技術培訓及配套基礎設施等氣象業務的各個方面。由于山洪工程項目工程周期長、投資大、范圍廣，逐年積累的山洪工程項目檔案包括立項文件材料、采購實施文件材料、項目管理文件材料、項目技術文件材料和項目財務文件材料等等，類多量大，具有一定的復雜程度。

3.2 項目檔案管理制度不健全，檔案意識不濃

山洪工程項目啟動前以及建設過程中雖然也出臺了一些的檔案管理制度，但針對性不強，也不夠健全，缺乏檔案工作長遠規劃，整個山洪工程項目以項目建設和防災減災為主，各地各級建設單位不同程度地存在著“三重三輕”現象。即重項目建設和防災減災，輕檔案管理；重檔案收集，輕檔案整理；重紙質檔案收集，輕電子檔案歸檔。“三重三輕”導致項目檔案與項目建設不同步，該歸檔的文件材料不能及時收集齊全，收集到手的文件材料不能合理分類整理，一定程度上影響了項目檔案管理水平的提升，進而影響到其利用效果。

3.3 項目檔案管理人員多為兼職，良莠不齊

氣象記錄檔案保管體制“四改二”后，國家級和省級氣象檔案館軟硬件條件得到極大改善，管理水平也大幅度提升，但市、縣級氣象部門在檔案管理方面的職能大大削弱，缺乏專職檔案管理人員。山洪工程項目檔案管理人員都是臨時指派，且具有較大的流動性，加上基層氣象業務繁雜，兼職檔案管理人員無暇或不愿深入學習和掌握檔案管理工作的基礎業務知識和基本業務技能，也就較難適應檔案管理這項專業性、技術性較強的工作，甚至認為檔案工作無關緊要，這樣就無法保證項目文件材料的收集、整理、歸檔、編目等立卷質量，必將給以后的檔案工作帶來不利和隱患。

4 實現山洪工程項目檔案管理規范化的途徑

實現山洪工程項目檔案規范化管理，一是要通過健全的檔案管理制度強化檔案意識，二是要通過統一技術標準規范檔案管理業務操作，三是要通過建設人才隊伍保證各項管理制度和技術標準的貫徹落實。

4.1 建立規范化的山洪工程項目檔案管理制度

一項工作，一份事業要做好，制度建設是保障。山洪工程項目檔案管理工作同樣如此。要把山洪工程項目檔案管理工作做好，必須在《檔案法》及其實施辦法、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《氣象部門重點工程項目檔案管理暫行辦法》、《氣象部門基本建設檔案歸檔管理辦法》等法律法規和規范的框架下，結合山洪工程項目實際，建立一套適合山洪工程項目檔案管理的專項制度，包括項目檔案收集歸檔制度、移交制度、保管制度、崗位責任、獎懲制度等等，對分管領導和檔案管理相關工作人員進行職責劃分，深化檔案意識，從而使檔案管理工作符合法律法規要求和相關技術標準，達到檔案管理的規范化效果。同時，制度的建設和實施，應該遵循持久性和穩定性的考慮，不可因人因事而半途而廢。

4.2 統一山洪工程項目檔案管理技術標準

作為氣象檔案的組成部分，山洪工程項目檔案既具有科學技術檔案的共性，又有其鮮明的獨特性。鑒于此，可以綜合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822_2008）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28_2002）、《氣象檔案分類表》等國家標準和行業標準相關條款內容，對山洪工程項目文件歸檔與檔案整理要求和方法進行細化，使檔案工作人員在文件收集、整理、裝盒、編目等一系業務操作時能夠標準統一、步調一致，易于上手操作。

4.3 建設好一支山洪工程項目檔案管理人才隊伍

山洪工程項目檔案管理的相關制度和標準規范能否真正貫徹落實，一要看項目檔案工作人員綜合素質是否良好，二要看其隊伍能否保持相對穩定。為打造好山洪工程項目檔案管理工作，一方面必須由國家級、省級氣象檔案館和相應的山洪工程項目辦聯合組成專家技術組對來自市、縣級從事項目檔案管理具體工作的專兼職人員進行思想教育、技術培訓和業務指導，增強其檔案工作意識，從整體上打造一支專業性強、具有高度責任心的山洪工程項目檔案管理隊伍。另一方面，通過一定的激勵措施，使山洪工程項目檔案管理人員無后顧之憂，能夠愿意和安心此項基礎性工作。

5 結 語

山洪工程項目檔案，是伴隨氣象業務新發展出現的氣象檔案的一個類別，雖然可以歸為氣象基本建設檔案類，但與一般的氣象基本建設檔案又有很多不同之處，在健全山洪工程項目專項檔案管理制度的基礎上，各省級氣象檔案館和山洪工程項目辦公室有必要結合本省項目建設實際，制訂可操作性強的山洪工程項目文件歸檔要求與檔案整理細則，以方便基層氣象部門專兼職檔案人員收集、整理，從而達到山洪工程項目檔案規范化管理目的。

主要參考文獻

[1]王曉麗.加強水利檔案規范化管理的思考[J].檔案，2016（11）：60-61.

[2]趙輝.水利檔案規范化管理淺議[J].理論研究，2016（3）：91.

[3]曾晴.試論地質勘查單位檔案工作規范化管理[J].四川地質學報，2006（6）：115-116.

[4]宋鵬燕，馮紅麗.食品安全檔案規范化管理淺析[J].山東檔案，2016（2）：56-57.

[5]劉丹.淺析綠色食品安全監管檔案規范化管理[J]. 黑龍江科技信息，2016（17）：294.

[6]倪先友，胡剛.檔案規范化管理在檔案事業發展中的作用[J].四川檔案，2004（6）：24.