社會保險業務一體化信息系統之檔案管理子系統初探

王海洋

[摘 要] 新版社會保險業務一體化信息系統（文中簡稱“新版信息系統”）按照計劃于目前已經在吉林省各地社會保險事業管理局進入了正式使用階段。文章就新版信息系統上線前的社會保險檔案管理情況、應用新版檔案管理子系統的方向及存在的問題做了初步的探討。

[關鍵詞] 社會保險；一體化信息系統；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 067

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0160- 02

1 社會保險檔案中心現階段應用系統概述

針對參保人員的增加，相關檔案信息存儲利用量快速增長，為適應和加強對相關檔案信息的管理。在吉林省社會保險事業管理局成立了處級部門——吉林省社會保險檔案管理中心，在各市州也分別成立了科級部門的檔案管理中心及縣區級相關科室或者中心，負責該地的社會保險退休人員檔案及業務檔案的管理和保存。各社會保險檔案管理部門雖然在省局檔案中心的管理下，但由于當地社會保險局的自身情況及對社保檔案管理的認識程度不同，各地社會保險檔案管理部門的力量配備和發展建設也不盡相同。以松原局為例：從1992年成立至2007年成立檔案中心之前，檔案室作為一個科室只有2個人，管理松原局所有社會保險參保的人事檔案及業務檔案。成立檔案中心后，配備了9名在編工作人員及相關電腦設備，引進了其他地區社保局使用的上海夏爾檔案管理系統，實現了檔案移交、管理規范化，檔案著錄、掃描、人工質檢、錄入、打印卷封皮、入庫上架等項業務流水線化。在內部專線系統初步實現了掃描檔案圖片的簡單查詢和調閱。

上海夏爾檔案管理系統的優點是該系統是專門開發的檔案管理系統，可以正規地完成檔案的電子保存流水線化及應用。缺點是維護能力較弱，維護周期長、費用高。發現問題需要聯系上海夏爾公司，由上海公司總部派出工程師來維護，每年要專門支付一筆不菲的維護費。由于經費不足等原因，許多縣區局只能把檔案存到庫里，制作Excel目錄查找，實現不了系統電子掃描影印版留存及查找。

2 新版信息系統及檔案管理子系統優點概述

為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案吉林省社保系統最新開發的新版信息系統依據現在應用的第二版社會保險業務系統，以柜員制為核心，在集成了老版的參保征集子系統、養老待遇子系統、失業待遇子系統、業務審計子系統、計劃統計系統等基礎上新建了檔案管理子系統。

首先，新版檔案管理子系統由原來五花八門的各種地方區域小系統首次集中整合在了大的社會保險業務一體化信息系統中。在社會保險業務系統內形成了統一使用檔案管理系統的規范模式，結束了從社會保險成立以來20多年的各自管理情況，有利于上級部門的統一部署及規范。

其次，簡化了售后服務，節約了大量的時間及費用。新版的集成，使檔案管理子系統由獨立的系統轉化為社會保險業務一體化的一部分。對于系統的應用與業務科室和軟件公司探討研究更加容易。該系統由全省統一開發，日常維護費用可以和市局共同處理，極大緩解了檔案中心支付壓力。

第三，新版檔案管理子系統運用后，業務方面將基本實現業務檔案前臺整理，直接錄入、保存到檔案管理子系統。原來業務科室把所有紙質的業務單據全部原封不動的移交檔案中心，檔案中心要進行二次整理掃描歸檔，將改為由業務窗口在經辦業務時直接使用高拍儀、身份證讀卡器等電子設備將業務所需材料錄入業務系統，由柜員把業務操作完成直至領導在電腦上網簽。當移交業務檔案時，檔案管理中心只需要把移交電子檔案和移交清冊進行核對，對移交的紙質業務檔案抽檢即可。省去了原來紙質業務檔案逐頁檢查，著錄，掃描等大量環節。業務系統與檔案管理子系統的無縫對接與融合，既方便了檔案管理，也為以后的機關事業單位參保時業務量增加，節省了大量時間。

3 新版檔案管理子系統面臨的考驗及可能出現的問題處理

3.1 如何導入兼容以前的檔案管理數據

包括社會保險檔案管理中心在內的幾家檔案管理中心已經使用上海夏爾檔案管理系統至少5年的時間，如果一個使用該系統的地方，每年形成業務檔案電子版約1 000卷，已全部掃描形成電子檔。如果想要找上海夏爾公司把數據導出，該公司會要一大筆費用。如果要自己導入數據首先要突破核心數據庫防護墻、然后把數據格式與新系統數據格式匹配、最后導入并應用，難度系數較大。所以應該集中力量盡快把這些數據安全完整的提取出來。

3.2 如何接收新的業務移交檔案

新版信息系統在前臺柜員處就基本形成了業務電子檔案，并自動生成了檔案號及卷內目錄。原來是以3號令為依據，按照申報、待遇、發放、關系、綜合等科室為單位這樣分門別類收錄管理。現在移交檔案中心時，因為各業務科室基本合并了，所以如何編碼，以經辦人還是經辦業務歸類，還是經辦業務時間為規則就是一個亟待解決的問題。所以應該盡快完善新的業務規范，讓檔案整理子系統在檔案移交接收時更加清晰明確。

3.3 存儲工具選擇應該以安全多樣為主

數據存儲應該以安全為主，實現多樣保存。現在的電子數據備份以刻光盤為主，筆者建議不僅要刻光盤，而且要應用大容量硬盤。把數據存入多種存儲介質、多備份、分室密封保存。這樣才能最大程度保證檔案管理數據的安全。

3.4 查詢應用方面要嚴格分級控制

除可以操作業務系統的柜員及領導正常發放系統Ukey、設置相關權限外，其他內部員工應只保留查詢賬號。針對現在系統的成熟度及安全系數，檔案管理子系統數據盡量使用內網專線不要連接外網，只能在內網使用并實時做好防毒殺毒措施。對于想查詢信息的外單位和個人應該實行區別對待。系統應在條件允許的情況下設置對外信息窗口及設備。單位勞資人員經社保局業務領導或檔案中心領導同意可以發放臨時查詢權限。個人可以使用身份證讀卡器或者人臉識別在大廳一體機上查詢自己的基本信息。需要打印或者修改的需要提請相關工作人員處理。

3.5 社保檔案中心要對社保檔案整理子系統擁有最高權限來管理社會保險檔案信息

社保檔案中心要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》及《社會保險業務檔案管理規范》等法律、規范來進行檔案管理工作及檔案管理人員的培訓和日常工作指導。按照工作人員接觸檔案工作的范圍發放相應的Ukey，并設置相關權限的最高權限。這樣才能使社保檔案整理子系統的數據更加安全。同時相應的歷史數據也需要擁有相關權限來完善整理。

4 總 結

新版信息系統集成檔案管理子系統是在社會保險業務經辦史上邁出的重要一步，改善了當前社會保險檔案管理的經辦流程，統一了當前社會保險檔案管理系統的應用。使社會保險檔案管理與業務更緊密地聯系在一起，能夠更科學地為社會保險參保人員服務。同時，作為社會保險檔案工作者也要好好學習，努力鉆研業務，盡快地熟悉和掌握檔案管理子系統，將知識轉化為工作成果。隨著對業務的深入開展，對檔案管理子系統的研究探討也會不斷加深，使其更加完整穩定，為社會保險參保群眾更好地服務。