信息時代如何做好檔案管理工作

樊淑梅

[摘 要] 21世紀是信息快速發展的時代，檔案管理的工作也需要乘著信息時代的浪潮去開拓創新，需要一些新的技術和管理形式，這對于傳統的檔案管理是一種挑戰。文章主要從實施檔案管理的意義入手，闡述了檔案管理面對信息化的困難和挑戰，以及在互聯網的時代如何做好相應的檔案管理的工作。

[關鍵詞] 檔案管理；信息化；互聯網時代

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 065

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0157- 02

1 前 言

檔案的功能是記錄在人們在日常的活動中生成的、具有一定保存價值的相關的文獻資料和圖表以及影像資料等等。這種資料是企業進行科學決策的寶貴資源和相關依據。為了充分發揮檔案管理在經濟民生的作用，結合當今的信息時代的潮流，以及服務型政府的理念，打造一個數字型的政府，檔案管理的信息化對于政府以及民眾有著重要的社會效益。

2 檔案管理信息化的重要意義

在一般的印象中，傳統的檔案管理是以紙質為主進行檔案的存儲與整理。這些檔案最大的特點是有專門的部門放置在特定的地點，以紙質為主。這些檔案分屬于不同的部門進行管理，如果民眾想要調取自己所需要的檔案，就必須要去檔案存放的地址進行相關的人工查詢，這樣在浩如煙海的資料里面尋找到與自己有關的資料是一件不容易的事情。即使能夠找到相關的資料，也是耗費了很多的時間。人工進行檔案查詢的效率是非常低的，并且不一定能夠找到自己想要的檔案，達不到預期的效果。

現代社會是互聯網的信息時代，多數家庭聯通了網絡，如果將相關的掛案資料擋在互聯網上供人們進行查詢，就能夠充分發揮互聯網的相關的優勢。對資料進行快速的查閱，能夠極大地提高檔案管理的效率。顯而易見的好處是任何人都可以通過任何地方接入相關的網路進行查詢，這樣就減少了很多時間上的條件限制，更加方便。

信息時代，互聯網的相關的技術以及數據庫技術的不斷的應用，給了檔案管理工作新的思考，機遇與挑戰并存。這種新的技術給傳統的檔案管理帶來了很大的沖擊。值得進行深入的研究。

3 信息時代進行檔案管理信息化的工作難點

信息時代進行檔案管理的工作，需要把收集到的相關的資料重新錄入數據系統中，并轉換成網絡存儲的信息公布給民眾，信息的實效性比較高，這樣可以方便人們快速的看到自己需要的檔案信息。但檔案的管理工作有很多不容易實現的地方。

3.1 檔案管理者對于相關的管理工作重視程度不足

檔案管理工作是一種復合型的工作，需要既懂得檔案管理知識又對檔案的信息化以及計算機信息了解比較透徹的綜合性人才。但是檔案管理工作在大多數的企業里面重視程度是不夠的，所需要的人和財務也沒有很充足的供給，使得的檔案管理工作出現了疲于應付的局面。

3.2 要提高檔案管理人員整體的素質

信息化時代的檔案管理人員需要比之前工作更綜合的高素質，業務能力上相較之前的管理也有了比較大的提高。傳統的檔案管理人員的思路已經跟不上時代的潮流，需要更完善的知識基礎體系進行管理。

3.3 檔案管理的信息化存在著很多的隱患

互聯網是一個虛擬的社會，在安全上存在著很多的漏洞。比如相關的木馬病毒等等。如果這種病毒感染了相關的檔案，就會使得檔案管理系統損壞，有些檔案有可能被不法分子盜取用于非法牟利，或者進行惡意的篡改相關的數據。隨著時代的發展，要加強檔案管理的信息防護，防止系統被病毒入侵。

3.4 對相關硬件的要求是比較高

相關的電子文檔的保存，需要有一定的媒介來實現，龐大的數據系統必須有穩定的媒介來進行傳播，電子信息的內容也是比較豐富的，需要一個系統進行相關的管理。

4 如何做好檔案管理信息化建設

4.1 應該樹立檔案信息化的觀念

對于檔案的資源性質，過去存在著一種誤區，將檔案資源只單純的認為是一種文化資源。應該把這種資源看做是一種經濟的資源，這樣就能夠發揮檔案的隱藏的作用。要抱著對歷史負責的態度，為了更好的為未來進行決策服務而進行檔案管理的信息化工作。對于所有的檔案信息要進行相關的數字化，做好錄入工作，利用高科技的數碼設備，比如相關的數碼掃描儀以及數碼相機等。檔案管理工作難點不在于高科技的實施，而是檔案管理人員思想觀念的更新，高科技的應用只是提高檔案管理工作的效率，需要提高的還是個人的素質與專業相關的知識與文化水平。

4.2 檔案管理的信息化需要建立相關的制度

檔案管理的信息化需要有制度上的保證，要完善檔案管理的制度，其對于檔案管理的人員素質要求就相應提高。這就要求檔案管理人員除了有本專業的檔案管理知識外，還要具有相應的的計算機業務的水平。

首先，檔案的信息化使得人們對于檔案人才的需求也變得不同，現在需求的檔案管理人才是懂得如何推進檔案管理現代化，將其作為相關的管理者進行培養；第二，進行專門的檔案相關管理系統研發的人才培養，這是需求的技術型人才；第三，對檔案的管理和開發具有相應的實踐基礎的人才。除了以上的這幾種人才的需求，還需要檔案管理人才具備相關的業務以及扎實的技術，具備全方位的的知識體系。要建立健全相關的檔案管理制度，明確相關的內容，確保整個檔案的管理工作規范，工作中主要的依據檔案管理法規以及相關的條例有序的進行。

4.3 相應的制度要進一步完善

在檔案的管理工作中，制度建設是一個極其重要的內容。在檔案管理工作中首先要確保整理的整個檔案的準確性與相關資料的完整性，對于檔案管理的標準要進行統一。一個嚴格并且統一的標準是檔案管理工作的必備的條件。檔案管理的人員要明確自身的任務和相關的要求，認真地履行職責，遵守相關的法律和法規。一定要設立專門的檔案管理人員來進行相應的管理工作，對檔案進行整理時要按要求規范操作，要對檔案管理的系統進行定期的檢查，對其中檔案管理的漏洞要進行特別的處理，對于每一個細小的環節都不放過，爭取做到安全有保證的處理檔案的管理系統。

4.4 要對檔案管理的硬件工作進行相應的保障

對于檔案管理人員，對其使用的相關的設備要配備齊全，比如相關的刻錄機和掃描儀以及相關的打印機和數碼相機等設備等，并且進行定期的更新維護，用以確保整個系統的穩定性。同時，要對整個檔案管理的工作進行相關的升級改造工作，完善整個檔案管理，最大限度對檔案管理進行規范化以及科學化的運作。

4.5 檔案管理工作服務的內容與內涵都要進行相應的拓展

對于檔案管理工作，要始終認清，檔案管理是為人民服務的。因此，進行檔案的管理工作需要增強檔案管理人員為人民服務的意識，檔案管理工作對人民是有所用的行業。人們能夠利用檔案，說明檔案管理工作具有相關的價值，互聯網的出現使得人們可以在網上查詢自己想要了解的資料。檔案管理部門要想到群眾的切實利益，積極的開展檔案管理的在線服務，對于用戶不同的需求，進行個性化的差異服務，互聯網的在線服務是繼續相關的服務的重點。檔案管理部門的檔案要全部實現相關的網絡化以及數字化的方式，使得人們能夠方便的進行檢索資料。

5 結 語

總之，信息化是當前檔案管理工作的必由之路，相關的檔案管理人員需要認清信息時代對于檔案管理的新的要求，不斷地提高個人綜合的素質，推動檔案管理信息化的工作有效地前進。

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