檔案管理原理在檔案管理現代化中的運用與分析

賀迎芳

摘要：隨著現代化科學技術的不斷發展，傳統的檔案管理方式無法滿足現階段檔案管理機構的要求，檔案需要實現現代化管理。現代化的檔案管理打破傳統管理的束縛，使工作人員的工作效率更高，社會進步更快。本文就檔案管理原理在檔案管理中現代化的相關問題進行簡要分析。

關鍵詞：檔案管理；管理原理；現代化

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-9129（2017）12-0169-02

Abstract： With the continuous development of modern science and technology， the traditional way of file management can not meet the requirements of the archives management organizations at the present stage， and the archives need to realize modern management. Modern file management breaks the shackles of traditional management， making staff more efficient and faster social progress. This article briefly analyzes the issues related to the modernization of file management principles in file management.

Keywords： file management； management principle； modernization

前言：

信息時代的來臨，讓互聯網和我們的生活密不可分。檔案管理是個人或組織委托檔案管理機構將有效信息妥善保管的方法，使信息具有參考和記錄的作用，檔案管理不僅需要現代的管理技術，也需要遵守社會發展原則。不斷創新管理辦法，提高檔案管理的效率，維護檔案的安全是現代化檔案管理的基本主旨。

1 檔案管理原理現狀

科技發展迅猛，檔案管理越來越自動化、無紙化。檔案管理是長期的工作且工作速度較慢，且在實際的檔案管理工作過程中，展開管理對象的不同、管理對象的性質不同限制了檔案管理的實際工作，社會的發展速度加快暴露了檔案管理更多的不足，當今的檔案管理模式有以下幾點問題：

1.1 統一性差

檔案管理工作的工作目的是為了按某種特定的順序、特定的規定妥善保存文檔，方便日后的查找和運用。但現在各個管理檔案的部門使用的設備和系統都不相同且不互通，沒有既可以檢索文件又可以管理檔案的系統軟件，阻礙了檔案管理的工作效率，限制了檔案管理現代化的發展。

1.2 基礎管理標準化未建立

規范化及標準化的管理是檔案管理現代化的前提，但傳統的紙質檔案管理質量差，無法長期保存，系統軟件性能低，導致檔案丟失，檔案自動化管理缺少統一的標準化管理，造成檔案管理工作結果參差不齊。

1.3 管理人員素質需要提升

想要檔案管理現代化，首先需要現代化的管理人員，對管理人員掌握的知識和技術都有較高要求，不僅僅局限于打字和基礎操作。許多檔案處理部門缺少檔案整理能力和信息處理能力的雙向人才，管理人員責任意識弱，對工作不認真，沒有職業道德和良好的態度，有的連基礎的現代化設備操作都不會，更談不上檔案的信息化管理了。

我國人口基數大，檔案數量多，檔案丟失屬于常見的情況，管理人員不能做到檔案的歸類、整理，影響的檔案質量，為日后使用檔案留下隱患。

2 檔案管理現代化的重要性

檔案管理現代化就是指以科學管理、現代化管理為基礎，運用先進的管理方法、管理模式、科學設備等科學管理檔案。通過對計算機技術的合理運用，不僅提高了效率還規范了流程，對社會進步的發展提供基礎。計算機的網絡化和系統化可以使檔案分類更準確，歸檔及時；在工作中，管理人員能夠高效運用系統，提升管理人員的素質，讓檔案管理更高效[1]。

3 實現檔案管理現代化的方法

3.1 加強檔案管理的系統管理

在國家建設的過程中，建立檔案管理現代化的工作模式是重要的，因此想要做到檔案管理現在化就必須要建立一個全方位系統模式，讓管理人員有據可依，遵照統一的系統管理。部門整體由每個小區域組成，需要系統管理才能發揮每一個小區域的力量。保證檔案處理信息的安全性能，優化信息處理，減少實際工作出現的問題，通過建立現代化的管理的模式，實現可持續發展的檔案管理，保證了信息處理的過程。

3.2 注重檔案管理現代化的重要性

在傳統檔案管理向檔案管理現代化轉折的過程中，將處理信息和管理模式規范化作為工作重點。通過建立管理模式和整理檔案加快社會經濟的發展提供。檔案管理的主要作用是根據整理檔案信息，為社會發展提供信息和根據。加強檔案管理的現代化，開發成熟的檔案管理系統可以節省人力物力，用有限的資源發揮無限的能量。

檔案管理的自動化并不是要廢棄紙質檔案，紙質檔案和電子信息檔案是現代化檔案管理的兩個不可缺少的部分，但紙質檔案容易破損，保密性差，無法快速更新信息，由于紙質檔案歷史價值較高，所以先要做好紙質檔案的整理，將紙質檔案錄入系統，確保檔案無誤后將紙質檔案統一科學管理，做好檔案室的安全工作，保證紙質檔案的完整性。

3.3 外向和內向的功能結合

檔案管理在系統完成管理工作時同樣存在外向功能，外向功能是管理的準則之一，所以小部門在進行管理工作時，對外向功能的影響同樣需要注意，保證系統的良性運行，此外，檔案管理也是服務行業的一種，對群眾提供個人檔案管理功能，這也是檔案管理機構的價值體現。管理人員代表的是檔案管理機構，專業、熱情的服務態度，可以提升群眾的好感度，有益于檔案管理機構展開后期工作[2]。

3.4 反饋與整分合原理

檔案信息的反饋，實際上就是系統對信號提出傳輸指令，當信號輸出后將原來的信號當成結果回傳，可以鑒定檔案管理工作是否合理，通過反饋信息，可以進一步的改善檔案工作的不足，不斷收集反饋信息使檔案管理系統越來越完善。

檔案管理的高效工作離不開對整體工作規劃的合理安排，在整體規劃的基礎上，將整體分解為每個小區域，明確分工小區域職能，整合結果后得到高效的檔案管理工作，就是整分合原理，例如，檔案室-檔案館-檔案系統。為了能最大限度的發揮檔案部門的最大能力，各級別檔案管理部門需要制定周期工作小目標，隨著小目標的不斷實現，才能夠實現整個檔案管理系統自動化的大目標。

4 結論：

綜上所述，檔案管理是科學發展的基石。檔案管理對于個人和企業都有著重要的意義，通過建設規范、自動化的檔案管理系統，解決檔案管理的不足，在工作中運用計算機不斷創新，使檔案系統更加系統化，保證檔案的安心、安全，為國家發展貢獻出自己的一份力量。

參考文獻：

[1]張建芳.淺談檔案管理原理在檔案管理現代化中應用[J].管理縱橫，2016，02：102.

[2]王樹云.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析[J].管理論壇，2015，03：136.