檔案管理信息化建設的現狀及對策

付振萍

【摘要】本文主要從當前檔案管理信息化建設的現狀出發，分析當前信息化建設存在的問題，并提出應對措施，以推動信息化建設的進程，促進檔案管理信息化的發展。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；對策

一、企業檔案信息化的作用

企業檔案信息化建設需要利用互聯網信息技術，對企業檔案進行智能化管理。企業的檔案管理需要進行統一的規劃和組織，以便提高企業檔案管理效率，讓企業的檔案和資料能夠快速地被調用，極大程度地節約人力資源和提高辦事效率。讓以往紙質的檔案變成電子檔案，以更加便捷查閱的方式面向用戶，同時優化檔案管理的過程。企業檔案信息化可以用更加科學的思想和方法作為保障，運用現代化的技術對檔案資料進行管理，優化管理的效率。企業檔案管理信息化建設旨在隨時為企業提供高價值的信息和資料，讓檔案的利用率更高。

二、檔案管理信息化建設現狀分析

（一）信息化基礎設施薄弱

檔案本身的性質決定檔案信息化建設必然需要一定的軟硬件基礎，比如局域網、性能良好的電腦、檔案數據庫以及大容量服務器等等，同時還需要開發檔案管理專用軟件，加強檔案網絡日常維護管理工作等。然而，檔案管理部門本身不具有盈利水平，無法通過提供社會化服務獲得相關的收入，資金方面的撥付往往難以滿足信息化建設的資金投入，導致檔案管理信息化基礎設施較為薄弱。

（二）檔案本生性質的影響

對于檔案的原始記錄性，其表現為在檔案的內容上和檔案的形式上，由于目前當事人的親筆手稿、單位蓋章及領導的親筆簽名等原始記錄才有相關法律憑證作用。然而在現今檔案管理的信息化中，檔案主要以數字化、電子文檔等新形式保存，所有內容的修改在電腦上進行，導致作為檔案原始記錄性的內容不存在。如何判斷其是否具有法律憑證作用，已成為檔案工作的新課題，起到數字、電子文檔能否轉變為檔案的關鍵環節。

三、檔案管理信息化現狀的應對措施

（一）加強信息化人才隊伍建設

當前，信息化建設已成為大趨勢。有關部門應加強對檔案管理信息化的重視，聘請專業人員對學校檔案管理人員進行培訓，加強檔案管理人員對檔案管理信息化建設的重視，擯棄傳統思想觀念，主動樹立正確的服務觀念，更好地投入到檔案管理信息化建設中去。加強人才隊伍建設，建立合理的人才選拔標準，提升檔案管理人員的綜合管理素質，以繼續教育、講座、崗前培訓等形式對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的信息軟件使用能力、信息處理能力，以促進學校信息化建設的發展。

（二）做好基礎性工作

企業檔案信息化建設的基礎工作是一切工作的前提，只有在前期做好信息的采集和歸檔的工作，才能讓企業檔案信息化建設穩步發展。在進行基礎工作時要對企業檔案資料進行分類，將核心資料和檔案妥善處理，加強信息的安全，防止檔案和信息的丟失。針對企業檔案建立其強大的檔案和信息資料庫，并且與其他部門進行工作的對接，做好檔案和資料的歸檔工作。

（三）加快標準規范的制定

企業檔案信息化建設需要制定標準和規范，這是檔案信息化建設的必要條件。很多企業的標準還不明確，所以企業的檔案部門要加快這一標準的制定。企業檔案信息化建設對數字檔案的信息和標準都有較高的要求，所以在檔案的接收和保管上都應該有規范性的原則和標準，讓企業檔案的傳遞和利用更加有序，企業檔案信息化建設的運行更加有章可循。

（四）有效整合檔案信息化建設與電子政務建設

檔案信息資源作為電子政務建設當中不可或缺的公共信息資源，要想進一步保障檔案信息化建設的成效，應當有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。這就需要將檔案信息化建設納入政府電子政務建設的層面去進行規劃，使得檔案信息化建設、信息資源開發能夠與電子政務進行有效的整合。對檔案部門來說，應當主動加強與電子政務建設機構的交流，統一協調信息化建設，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務建設當中，依托我國電子政務內網建設，構建部門網，建立檔案管理主頁，積極發布檔案政務相關的信息資料。除此之外，檔案管理機構應當加大網站方面的建設，在互聯網中主動實施現行文件服務中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務，以便于相關資料的共建共享。

（五）保障網絡安全，完善數據庫建設

因檔案的特殊性、保密性，為避免用戶信息流失，必須加強檔案管理的安全措施。檔案管理人員應根據用戶信息的不同，進行等級劃分，并設置相應的權限管理。電子設備應采取一定的安全維護措施，如定期進行殺毒，完善系統漏洞等，防止不法分子攻擊。在管理過程中，應制定嚴格的管理方案，提高檔案信息化建設的標準。

四、結語

綜上所述，檔案管理信息化建設是一項系統、繁雜的工程，其不僅關系到檔案管理工作的質量與效率，并且還關系到事業單位未來的發展。這就需要各個事業單位高度重視檔案管理工作，正視當前檔案管理信息化建設存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎設施的建設力度、統一制定檔案信息化規范標準以及有效整合檔案信息化建設與電子政務建設，全面促進檔案管理信息化建設的有序進行。

參考文獻

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