信息時代檔案管理工作的實踐與創(chuàng)新

徐曉蘭

【摘要】隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)的應用逐漸普遍化，進而對我國現(xiàn)代社會的發(fā)展起到了一定的促進作用，然而雖然信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)的發(fā)展提供了一定的便利性，但也帶來了嚴重的挑戰(zhàn)，促使市場競爭日益激烈化。因此企業(yè)若想得到更好的發(fā)展，就一定要加大創(chuàng)新管理力度，結(jié)合時代的發(fā)展背景，從而提高檔案管理的信息化建設水平。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；實踐；創(chuàng)新

一、檔案管理信息化的重要優(yōu)勢

（一）信息采集更便捷

在信息時代，檔案管理工作實現(xiàn)信息化發(fā)展與建設已經(jīng)勢在必行，而信息化的檔案管理工作在采集信息方面，能夠有效利用計算機網(wǎng)絡的高效性和強大的交互性、共享性等重要優(yōu)勢，用最短的時間搜集整理出海量的檔案信息，在有效保障檔案信息采集時效性的同時，進一步加快了信息的采集速度，為有效提升檔案管理效率奠定了良好基礎。

（二）檔案管理更高效

通過推動檔案管理信息化建設，在檔案管理工作當中積極運用包括電子計算機以及現(xiàn)代信息技術(shù)等，能夠?qū)⒃痉稚⒌臋n案信息進行集中處理，而通過將不易保存和運輸?shù)募堎|(zhì)版檔案匯總整理成電子檔案，并將其上傳至相關管理庫當中能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的永久、妥善保存。尤其是在借助專業(yè)管理軟件下，使得檔案信息分析、處理速度更快，準確性更高，對于提升整體檔案管理水平具有積極意義。

二、信息時代下檔案管理工作面臨的問題

（一）管理軟件缺乏通用性

隨著檔案管理信息化的發(fā)展需求逐年增加，現(xiàn)階段已經(jīng)有很多檔案管理系統(tǒng)無法滿足檔案管理與電子政務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)展的要求。此外，各地區(qū)檔案部門沒有統(tǒng)一的計算機型號和規(guī)格，均是自主開發(fā)的應用和檔案管理系統(tǒng)，所以不能相互協(xié)調(diào)通用，阻礙了檔案管理信息化、現(xiàn)代化前進的步伐。

（二）標準化、規(guī)范化程度偏低

在當前的信息時代，由于檔案管理系統(tǒng)都是個人開發(fā)，網(wǎng)絡檔案管理的基礎工作卻并未做到標準化和規(guī)范化。檔案信息管理系統(tǒng)的形式各有不同的情況非常明顯，這使得網(wǎng)絡檔案管理工作缺乏規(guī)范性、服務性、共享性，無法滿足信息時代下檔案信息資源共享的要求。由于種種因素的影響，大部分系統(tǒng)軟件的兼容性相對較差，而且至今為止尚未形成統(tǒng)一的標準化檔案。

（三）檔案的安全性和保密性有待加強

網(wǎng)絡給人們帶來了諸多方便，但不法分子也會通過網(wǎng)絡技術(shù)和計算機技術(shù)對原始檔案信息進行篡改、竊取，甚至是刪除和損壞。同時，電子檔案文件的存儲方式多種多樣，一旦遇到計算機系統(tǒng)癱瘓或者不法分子網(wǎng)絡攻擊以及進行病毒傳播時，就會使檔案遭到損壞，甚至造成不可逆轉(zhuǎn)的局勢。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，各級各類檔案管理機構(gòu)中的檔案工作者是以往檔案專業(yè)人員，雖然他們具備專業(yè)的檔案管理知識，但是否具備信息時代下應當具備的信息素質(zhì)是無法估量的，甚至有些年長的檔案管理人員無法適應網(wǎng)絡工作環(huán)境和計算機工作環(huán)境。

三、信息時代檔案管理工作的實踐與創(chuàng)新

（一）思想觀念的創(chuàng)新

一種是將有用信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐庾R的積極觀念。檔案管理工作十分復雜，檔案信息庫非常巨大，現(xiàn)實中各類檔案被分散保存在各個單體檔案中，在有需求時，將相關檔案文件尋找歸類，發(fā)揮其根本作用，所以講檔案信息進行編輯整理加工為更加直接的信息是檔案工作的關鍵。另一種是利用檔案更加便捷有效率的觀念。在檔案管理工作的過程中應該認識到管理檔案的根本在于將檔案信息有效的利用起來，從思想觀念方面入手，提高對工作的認識和重視程度，這樣才能更好的提高工作效率，對檔案信息加以有效的運用，這樣才能將檔案管理工作的價值發(fā)揮到極致。

（二）管理方式的創(chuàng)新

檔案信息存放的科技化使手工操作逐漸減少，立卷和檢索更加方便科學，也使保管和統(tǒng)計工作節(jié)省了更多的時間，檔案存放與物質(zhì)載體的分散更是讓檔案管理工作上了一個臺階。對檔案信息的進一步檢索和傳輸要通過更加獨立的科技儲存形式來實現(xiàn)，就要對檔案管理信息做到更深層次的利用。

（三）服務方式的創(chuàng)新

第一，豐富創(chuàng)新檔案服務的內(nèi)在。由于社會經(jīng)濟水平的提高，檔案服務的范圍愈加廣泛，內(nèi)容愈發(fā)豐富，因此豐富創(chuàng)新檔案服務十分重要。第二，由于科技的進步，信息化技術(shù)也有了長足的發(fā)展，檔案服務的方法隨著檔案工作條件的不斷變化和改進，也不斷進行創(chuàng)新。因此需要在現(xiàn)實中不斷對服務方式進行創(chuàng)新，在實踐中進行豐富及改善服務活動。工作過程中，必須不斷改善檔案服務的現(xiàn)狀，使其更加主動及時和有針對性，不斷加大對檔案工作各方面的研究，在了解檔案工作的需求方面更應重視，實現(xiàn)檔案服務障礙的進一步減少，創(chuàng)新服務。

（四）加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設

建立健全數(shù)據(jù)庫要從基礎細節(jié)一級級著手，在長時間的建立過程中，必須將計算機技術(shù)與各項檔案管理工作相協(xié)調(diào)，充分利用計算機技術(shù)的有效性，將數(shù)據(jù)與檔案目錄有機結(jié)合、協(xié)調(diào)發(fā)展。

四、結(jié)語

總之，若想使檔案管理工作實現(xiàn)最佳效果，就一定要順應時代的發(fā)展步伐，選擇科學合理的檔案管理模式，不斷創(chuàng)新自身的檔案管理理念，進而最大限度提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

參考文獻

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