電子會計檔案收集歸檔管理措施

陶銳

為進一步的提高會計檔案收集歸檔的管理水平，規范會計檔案的管理。財政部發布《會計檔案管理辦法》于2016年1月1日開始實施，此辦法針對會計檔案的范圍、收集歸檔、移交以及銷毀等有關會計的檔案的各個方面都做了新的規定，本文主要針對電子會計檔案的收集歸檔管理現狀與措施進一步的研究與論述。

基于信息化與全球化經濟的發展，企事業單位的會電子計檔案收集歸檔管理也在隨之不斷地發展。傳統的手工賬已不能滿足發展需要，越來越多的手工賬目已經被會計電算化所替代，電算化不但在某些程度上實現無紙化辦公，也大大提高了財務會計人員的工作效率，節約了資源，但電算化與手工賬相同的是，其會計檔案都應當按照《會計檔案管理辦法》進行收集與歸檔、按規范進行移交。構建好完整、合理的電子會計檔案的收集歸檔管理方法，才能使電子會計檔案可持續的發展。

1.電子會計檔案收集歸檔管理的內容

會計檔案包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬，年報、季報、周報以及一些有價值的信息圖表等等。電算化的賬務處理形式下同樣也會形成一套完整的電子會計檔案，電子會計檔案是存在于存儲介質中的會計核算資料，其內容與傳統的手工賬會計大同小異，但會計電算化比傳統的手工賬會計核算更加方便、快捷、智能。電子會計檔案隨著信息化的發展也在進一步的完善，這也順應了經濟快速發展的要求，傳統手工賬已經不能滿足法陣的要求，只有建立健全財務會計管理系統、加強電子會計檔案收集歸檔管理方法才能更有利于當前是事業單位的發展與進步。

2.電子會計檔案收集管理的現狀分析

2.1電子會計檔案的管理制度不夠完整

企事業單位中一些年齡稍大的會計人員對會計電算化的操作與使用還不夠熟練，在進行電子會計檔案的收集歸檔時仍然沿用手工賬時代的做法，不能夠完全的發揮出會計電算化的優勢。而且，會計電算化是一種新興的會計記賬方法，有些企業的管理者不能夠與時俱進，對引用電算化這一做法的必要性認識不夠，致使這些企業還處在手工賬時代。即使有些企業會計人員會要求使用會計電算化軟件，但因經營者要求形成一套完整的手工賬，以至于久而久之會計電算化就會被擱淺。這必然也會導致電子會計檔案管理制度不夠完整，使電子會計檔案的收集與管理不能很好地進行。

2.2電子會計檔案的歸檔材料不齊全

會計信息質量要求會計信息必須是連續的，很多企業在引進財務會計軟件系統、開始電子會計檔案收集歸檔整理之后，也會對會計電算化的系統進行升級與維護，但是針對以前已經形成的會計資料并沒有進行同步優化，很大程度上使得會計信息不連續，不能夠符合會計信息的質量要求，以及有的會計人員因為對會計電算化系統帶的不夠了解，是電算化的過程中只是形成了最為常見的會計憑證與財務報表，而忽略了其他的報表與財務會計信息，導致電子會計資料不能有效完整地進行整理與歸檔，隨著時間的推移，類似的問題越累越多，電子會計檔案信息的有效性與完整性就有待考量。

2.3電子會計檔案管理人員的素質偏低

很多單位引進會計電算化的時間都不長，管理者還沒有認識到會計人員的專業素質的重要性，認為只要能夠操作系統，有效進行登記憑證就可以了，并沒有對這部分電子會計檔案收集管理的會計人員進行專業的培訓，或者只是在安裝財務軟件系統時對財務會計人員進行表面的、淺顯的操作培訓，電子會計檔案收集歸檔管理人員的素質偏低，不能夠真正的掌握電子會計檔案收集歸檔管理的程序，這也在一定程度上導致電子會計檔案的收集歸檔管理工作不能按《會計檔案管理辦法》中的程序和要求完成。

2.4電子會計檔案管理存在安全隱患

電子會計檔案很多是被拷貝或者備份到U盤或者移動硬盤里，或是借用其他可儲存、可移動的介質當中存儲。但不可忽略的是這些儲存介質可能會出現失效、中毒的狀況，這會導致電子會計檔案的丟失與損壞，而且電子會計檔案的可移動性也有利于不法分子的盜取，使得電子會計檔案的儲存與保管有一定的難度。所以要有效的做好備份，定期對這些電子會計檔案進行檢查，以使得更早的發現問題、解決問題，盡量杜絕因電子會計檔案收集歸檔的安全隱患給企業帶來不必要的損失。

3.電子會計檔案收集管理的有效措施

3.1把好來源關，確保電子會計檔案真實性、有效性、完整性

把好關，主要是指把好電子會計檔案的來源，企事業單位在實施會計電算化記賬方式以后，會形成很多新型的會計檔案，主要以電子數據形式為主。而這些電子會計檔案主要儲存與電腦、U盤、移動硬盤、或者其他的移動存儲設備當中。會計電算化也要求會計人員形成紙質的會計檔案，這些資料與賬簿都有可以通過計算機和打印機打印得到，可見會計電算化形成的電子會計憑證和賬簿才是電子會計檔案的基礎。應當確保電子會計檔案的真實性、有效性與完整性，必須努力做好把關的工作，為了確保電子會計檔案的真實完整，電子會計檔案管理人員應當做好記錄，為電子會計檔案的收集歸檔管理的有序進行和健康發展提供了必要的前提條件。

3.2強化電子會計檔案的風險意識、防范安全隱患的發生

電子會計檔案主要儲存與電腦、U盤、移動硬盤或者其他的移動存儲設備當中，與其他的電子信息相同，它都具有可移動、可復制、可能會被病毒入侵等特點，這就使得電子會計檔案的存儲有一定的風險性。在會計電算化在企事業單位的全面實施之后，財務會計系統基本上代替了傳統的手工、紙質的會計核算。因為會計檔案一般存儲于電腦或者硬盤中，如果不幸發生失竊或者火災等情況很容易會使得電子會計檔案的丟失與受損。所以會計人員務必要加強電子會計檔案管理的風險意識，防微杜漸，提前做好電子會計檔案安全隱患的防范工作。一定要確保電子會計信息的安全問題，養成及時、有效備份電子會計檔案的好習慣。而且，要對電子會計檔案的管理有一定的方法，針對每一個電子會計檔案進行按時間的編號與排序，年度終了，將這一整年所收集的電子會計檔案進行整理與歸納，對其進行關盤刻制，分時間、分類別有效保存。另外，在對電子會計檔案的歸檔保存工作中，要做好防潮、防灰、防火工作，避免因潮濕等自然原因導致電子會計檔案的失效或受損。此外，更應做好防盜工作，對電子會計檔案儲存的檔案室有必要安裝監控防盜設備，在電子會計檔案失竊等突發狀況發生之后能夠進行有效排查，必要時，還可以選擇報警，為警務人員提供視頻證據。

3.3進一步完善電子會計檔案收集歸檔管理制度

建立健全電子會計檔案的收集歸檔管理制度，要根據《會計檔案管理辦法》的要求，對原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬，年報、季報、周報以及一些有價值的信息圖表等等進行分類整理，打印出相應的紙質材料進行立卷歸檔。而未打印出紙質材料的電子會計檔案也應當及時的進行備份副本，要做好防潮、防灰、防火工作，避免因潮濕等自然原因導致電子會計檔案的失效或受損。最后，應當制定適宜企事業單位自身的借閱使用制度，內部及本企業以外的人員借閱均應辦理借閱手續，內部借閱人應當得到會計主管領導的認可與批準方可借閱電子會計檔案，而外部人員借閱應當設置更加嚴格的借閱制度。保證電子會計檔案的安全與完整。

3.4企業應注重專業人才的培養，提升電子會計檔案管理人員的綜合素質

一部分企事業單位的會計檔案管理人員的素質偏低，不能夠真正的理解電子會計檔案收集歸檔管理的規范程序，使得日常工作中難免會出現一些紕漏，企業應當重視對專業人才的培養，定期對電子會計檔案收集歸檔的管理人員進行專業的培訓，提高他們的專業技能，使其在工作中得心應手。

總而言之，電子會計檔案較傳統手工會計有更多的優勢，但也存在一些不足之處，所以我們應當揚長補短，努力完善電子會計檔案收集歸檔管理措施。使電子會計檔案收集歸檔管理更好發揮其優勢，推動企事業單位的更好更快發展。

（作者單位：肇慶市疾病預防控制中心）