電子文件的管理與思考

羅瑩

摘要：伴隨著互聯網的快速發展，計算機已經普遍存在于我們的生活當中。同時，電子文件也作為一種檔案的載體在我們的生活中是被廣泛運用。這種文件管理的新型方式對傳統方式的檔案管理帶來很大沖擊，并成為當今文件管理工作者普遍關注的問題。本文就電子文件的管理展開分析思考。

關鍵詞：電子文件；管理；思考

隨著互聯網技術的快速發展，互聯網+、大數據、智能制造等對不同行業產生了巨大的影響，在提升效率的同時也更關注安全，用互聯網管理文件和檔案是大勢所趨。本文就電子文件的管理做了如下分析。

一、電子文件與電子檔案的界定

電子文件（electronic records）指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

電子檔案是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應的軟件、參數和相關數據。這一含義有四層意思：

一是電子檔案是已歸檔的電子文件；

二是電子檔案具有保存價值；

三是電子檔案須按照規定的方法進行統一管理；

四是電子檔案還應包括與之相適應的軟件、參數及相關數據，否則就不能使用。

二、電子文件所帶來的好處與挑戰

電子文件主要是保存已經歸檔的有價值的文件。必須是可以被電腦系統自動識別處理的，能夠儲存在光盤、磁帶、U盤等媒介上，并且能夠在網上傳輸的“數字代碼序列”。文件的類型通常有圖片、數據、文本、程序等等形式。

（一）電子文件為檔案管理的好處

相比于傳統的紙質文件，電子文件管理的成本大大降低，而且查找方便，檢索速度更快，方便了用戶利用，使工作效率大幅度提高。并且實現了資源共享，檔案的查找速度、準確率和查全率都能有效的提高。與此同時，文件歸檔材料相比于紙質文件對庫房空間的占用也大幅度減少了。

（二）電子文件的出現對檔案管理工作的挑戰

通常情況下，文件管理工作者在使用電子文件的時候必須要有電子文件的保護觀念。假如硬件的設備需要更新，而我們沒有做好文件保護，那么電子文件信息就可能會丟失。正因如此，文件管理人員的專業素質對于文件管理工作來說也是一個很大的挑戰。同時文件電腦管理系統和辦公系統的不兼容問題也經常會出現，這對于文件管理工作也是一個重要的隱憂。文件管理系統和辦公網絡系統的環境和設計單位不一致，會造成他們之間的數據不容易轉換，使他們之間的系統不兼容。

三、電子文件檔案的管理

（一） 電子檔案的整理

電子檔案的整理工作需要在電腦上對文件進行目別匯分，是一個讓文件有規律的呈現出來的過程。

首先，從電子檔案在其產生、管理、存檔和檔案室接受的整個過程綜合考慮，需要進行系統化整理。這有利于各個階段的進行，對光盤歸檔和網絡歸檔這兩種歸檔方式都很適宜；另外，當前的網絡計算機檔案管理系統一級目錄中包含的文件是有限的，所以這便需要按照文件的分類進行分別管理。需要的時候還可以把分類后的文件進行加密處理控制，根據文件的類別分別進行組盤。

除此之外，面對本單位收到的技術文件，需要經過掃描處理，形成影像文件后進入網絡，各種類型的技術文件都需要在網上進行擬辦、傳達和督促辦理；業務部門把握控制電子文件的存檔工作，然后由承辦部門對處理后的文件根據其關鍵程度來確定文件的密級和保管時限，之后在轉到檔案部門審查，添加分類號或者檔號這樣的管理信息后進入文件檔案數據庫。需要查詢的時候，便可以通過各個網絡終端進行查找。

（二）電子文件的鑒別

鑒別電子文件和鑒別紙質文件相同，都是對文件保存價值的估計和預判。準確來說，電子文件的鑒別是對電子文件整理的繼續和補充。在電子文件存檔的時候，電子文件在形成部門和檔案部門的協作工作下，對存檔電子文件的實質價值進行鑒別；與此同時，對文件的內容、介質進行檢測，確定是否保存；對其保存環境進行說明。在文件管理的過程中進行電子文件的鑒別，主要任務其實是對已經到達保管期限的電子文件進行重新的審查，對于沒有保管價值的文檔刪除銷毀，以免使有價值的文檔淹沒在沒有價值的電子文件當中，使電子檔案存儲機制更加完善。

（三）電子文件的保管

電子文件是以脫機的形式保存的，在使用時要把大批的電子文件移動儲存到U盤或者光盤上。他們結構比較穩定并且具有很好的抗干擾能力，對于電子文件的長久保存很有利。電子文件的保管除了要具有紙質文件的保管要求外，還要根據光、磁等介質的特點，運用一些特別的保管方法。

四、對電子文件管理的思考

紙質文件管理的時代顯然已經過去，而以電子文件形式的管理已經成為當今社會的必然發展趨勢。但是在目前的電子文件管理中，面對不斷顯現的新事物和新問題，也需要文件管理人員緊跟時代的腳步不斷思考，不斷進步。

（一）提高管理人員的綜合素質

電子文件管理人員首先必須要提高電子文件信息安全的意識。電子文件具有一定的特殊性，電子文件的管理不同于紙質文件并且要比紙質文件的管理難度大很多，很多工作人員文化素質水平不達標并且缺乏實際管理的經驗，很多時候不能實時的發現問題并解決，導致文件丟失。所以加強檔案管理人員的信息安全意識和信息技術的學習是必須要重視的。

（二）在電子文件中應用“前端控制”理論

在傳統的文件檔案管理模式中，檔案和文件的管理是分開進行的。根據電子文件的特點，中國檔案學研究人員提出把“前端控制”理論應用到電子文件管理的中，把檔案管理的要求運用到文件管理的前端。包括從電子文件的產生、運行到存檔管理，指定專門的工作人員或者機構負責。在電子文件整個形成過程中及時對數據和設備環境進行備份，用統一的軟件進行存檔管理，來保證電子文件歸檔的質量。之后，再把需要長久保存的電子文件和起對應的紙質文件復制歸檔在一塊，確保電子文件的完整性以及高效性。利用計算機定期的把適合歸檔的電子文件進行聯機傳遞，并且按照檔案管理格式保存到可以長期保存的介質上，脫機保存。并且與此同時，有些需要保密的電子文件必須要有安全密保處理，上網的時候必須確保電子文件的安全性。

（三）加強電子文件的安全防護以及辦公自動化系統

通常情況下，要想做好加強電子文件的安全防護以及辦公自動化系統工作，可以通過以下三點來進行：

1.需要對文件信息儲存的介質，特別是有磁性的儲存載體定期的進行復制 載體的質量，確保有效提高電子文件的保存年限。

2.要保證網絡的安全性。可以對文件的權限以及網絡登陸進行限制，在一定限度上對服務器的文件數據有效進行保護。

3.所謂“有備無患”，確保文件的信息安全一定要做好數據的備份，以免丟失重要文件。

4.預防計算機病毒，有效防止網絡被侵襲。可以在電腦系統中安裝360、安全管家等防毒軟件，或者利用其他的先進防毒工具來抵擋病毒入侵。與此同時要禁止隨便使用外來的U盤、光盤等。嚴格的進行病毒檢查，安全無誤后才能使用。

（四） 加強電子文件安全保管

在現實生活中，受自然環境影響，時常會有很多不可抗力的災難發生。為了保證電子文件的安全，在條件允許的情況下可以對電子文件信息進行異地的備份保存。這樣一來，即使一個地方出現問題，我們的文件材料也不會同時發生意外丟失，使文件保管更加安全。但與此同時需要注意的是，異地保存的文件更需要進行加密措施來保證其安全。

五、結語

綜上所述，電子文件隨著時代的發展成為了如今最先進的文檔保存方式。但是在文件的整理以及保存上還存在著很多需要學習的地方，想要提高電子文件的安全性，需要從管理、技術等多個方面選取有效措施，確保電子文件的安全以及保存壽命。

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