如何提升辦公室檔案文書管理工作

陳麗

摘要：本文首先從辦公室檔案文書管理工作特點(diǎn)分析入手，隨后在基于筆者研究及實踐情況下探討了一些提升此項工作的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案文書；管理工作；提升策略

一、辦公室檔案文書管理工作特點(diǎn)分析

（一）工作重點(diǎn)在于資料的收集與保存

檔案是對歷史資料數(shù)據(jù)的真實記載，給使用者借鑒與引用歷史資料提供了便利。此外，辦公室檔案文書管理主要是采用實質(zhì)或紙質(zhì)等載體來記載所發(fā)生的事、物、過程，以及管理有關(guān)書報、文件資料等。其具有安全性與完整性的特點(diǎn)，在實際管理過程中其主要手段是將檔案一一分類歸入檔案室，而其管理的重點(diǎn)在于對資料的收集、保存、管理、編目編冊、借閱。

（二）檔案文書應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作

文書管理工作內(nèi)容主要在于收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦文件等，后期工作在于對文件進(jìn)行整理、立卷以及歸檔。由此可見，檔案形成于文書工作，并以此為基礎(chǔ)來收集、統(tǒng)計、整理、鑒定、存儲、保管、檢索文件。所以可以看出檔案的工作質(zhì)量在很大程度受檔案文書質(zhì)量的影響。

（三）辦公室檔案文書種類多樣

辦公室檔案文書能夠?qū)⒃搯挝坏墓ぷ髑闆r真實、全面的記載下來，包括了會計檔案、科技檔案、行政檔案以及特殊檔案等內(nèi)容，因此其內(nèi)容多樣，具有多樣性的特點(diǎn)。不僅如此，還包括了該單位和上級有關(guān)單位下發(fā)的各類“紅頭文件”以及與單位有關(guān)的電子檔案、照片、責(zé)任書、協(xié)議以及各類合同等。

二、提升辦公室檔案文書管理工作的策略

（一）建立起規(guī)范的辦公室檔案文書管理制度

對任何一項工作來說規(guī)范的制度是確保其有效開展的重要舉措，辦公室檔案文書管理工作同樣如此。目前不少企業(yè)或單位在辦公室檔案文書管理中常常將其它們分成兩塊（檔案與文書），并由兩個不同部門負(fù)責(zé)。但從實踐來看，這種辦公室檔案文書管理模式存在一個很大的弊端，那就是檔案管理部門在文件前期管理中無法參與進(jìn)去，這樣一來會影響到辦公室文書地有效管理及其使用。對此在辦公室檔案文書管理規(guī)范制度建立上，首先我們需要將文件前期管理職責(zé)并到檔案部門工作中去，這樣一來有助于文件管理得以形成從出來、歸檔以及查閱使用全過程的統(tǒng)一化管理。其次在辦公室檔案文書管理其他制度建立上，各企業(yè)或單位務(wù)必要在充分結(jié)合自身工作內(nèi)容實際、檔案文書使用情況以及管理要求等分別就收集、整理、歸檔以及查閱等多個環(huán)節(jié)制定出針對性的制度。比如在辦公室檔案文書收集制度建立上，我們除了要限定好收集時間長短外，收集標(biāo)準(zhǔn)以及根據(jù)重要性或優(yōu)先度進(jìn)行分析都應(yīng)當(dāng)在制定中予以充分明確。

（二）重視收集檔案文書工作

在辦公室檔案文書管理工作中一項最為基礎(chǔ)，同時也是最重要的工作就是資料的收集。只有對收集檔案文書工作予以重視并加以規(guī)范，方可以獲得良好的管理效果。具體可從如下幾方面著手：第一，對檔案文書范文進(jìn)行規(guī)范，合理收集、分類與保管檔案文書。并且還需確保所收集文化檔案具有規(guī)范的格式，且字跡清晰，在整理、分類與保管檔案文書時必須要嚴(yán)格按照檔案文書類目來進(jìn)行。第二，對收文、行文程序進(jìn)行規(guī)范。應(yīng)當(dāng)要統(tǒng)一管理與保管辦公室檔案文書，所以要統(tǒng)一規(guī)范各類文化的文件選用、編號、主題詞、正文以及附件，且切實根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以落實，為整理與使用檔案文書提供便利。第三，目錄編號。建立合理的檢索，且有效運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)，建立計算機(jī)檢索體。同時還應(yīng)大力引進(jìn)各類管理軟件，實現(xiàn)并完善辦公室檔案文書管理的自動化。

（三）增加辦公室檔案文書管理工作投入

辦公室檔案文書管理工作地高效開展離不了諸如專業(yè)軟件、計算機(jī)設(shè)備以及存儲場地等軟硬件設(shè)施，因而這就要求各企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)適當(dāng)增加此方面的投入。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室檔案文書管理的認(rèn)識及重視，這樣一來才可以使得此方面的投入增加得以保障。其次，各企業(yè)或單位要根據(jù)自己辦公經(jīng)費(fèi)情況以及檔案文書管理工作高效開展的需要列出基于經(jīng)濟(jì)能力范圍內(nèi)所能采購的錄入設(shè)備、管理軟件等軟硬件設(shè)施，之后進(jìn)行購買安裝調(diào)試。這樣一來通過基于辦公經(jīng)費(fèi)承受范圍內(nèi)適當(dāng)增加辦公室檔案文書管理工作投入為其高效地開展打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）對檔案文書管理模式進(jìn)行創(chuàng)新

部分檔案文書管理人員傳統(tǒng)觀念較強(qiáng)，沒有和時代發(fā)展相同步，其往往是被動收集檔案，在實際工作開展過程中常常都是等待、整理，有些部門不能將資料檔案準(zhǔn)時送至相關(guān)部門，在一定程度上造成資源流失。在新時代發(fā)展背景下，應(yīng)當(dāng)要對檔案文書管理模式進(jìn)行積極創(chuàng)新，將以往的被動方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?，主動對檔案資料進(jìn)行收集，且在領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)下增進(jìn)和其他部門的交流與聯(lián)系，定期整理與分類檔案資料，并對其歷史性與連續(xù)性進(jìn)行了解與掌握，防止出現(xiàn)資源失真與收集不完整的情況。不僅如此，檔案文書管理工作是一項發(fā)展性工作，在事件不斷發(fā)展過程中其也會出現(xiàn)相應(yīng)變化。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可合理增加人力與資金的投入，建立起去企業(yè)需求相符的管理系統(tǒng)，以切實防止由于人為因素而引起的疏漏，進(jìn)而保證能夠充分發(fā)揮出檔案資源的價值，為服務(wù)中心各項業(yè)務(wù)的有序開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（五）提升辦公室檔案文書管理人員專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)

辦公室檔案文書管理人員作為此項工作實施的主體，他們的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)高低會對此項工作開展的效率性以及質(zhì)量等有著很大的影響，為此各企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)從以下兩個方面做好其專業(yè)技能及綜合素質(zhì)地提升。首先，各企業(yè)或單位管理者要根據(jù)各辦公室檔案文書管理工作人員所負(fù)責(zé)的內(nèi)容以及此項工作的要求分別制定出包括職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法以及技術(shù)培訓(xùn)等計劃，之后定期組織他們開展教育培訓(xùn)。與此同時，為了確保所制定的教育培訓(xùn)計劃能夠切實地提升辦公室檔案文書管理人員專業(yè)技能，筆者建議各企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)建立起與績效相掛鉤的成績考核機(jī)制，如此一來在激發(fā)他們學(xué)習(xí)積極主動性情況下確保其專業(yè)技能得以提升。其次，由于辦公室檔案文書牽涉到企業(yè)或單位的機(jī)密信息，因而這就要求工作人員必須要有良好的良好道德素質(zhì)以及保密意識。為此，各企業(yè)或單位在教育培訓(xùn)中應(yīng)當(dāng)增加諸如《檔案法》等方面的法律法規(guī)宣傳教育，這樣一來為提升辦公室檔案文書管理人員良好道德素質(zhì)及保密意識奠定基礎(chǔ)。

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