論信息化數據化背景下的檔案管理工作

陳冬花

摘要：本文主要對檔案管理工作應用信息化、數據化所具有的優勢進行簡單分析，并針對提高檔案管理工作水平和效率提出了相關建議及改革措施，以期為相關的檔案管理人員提供借鑒意義。

關鍵詞：檔案管理；信息化；數據化

科技水平的進步使信息化和數據化被廣泛應用于各個行業。而檔案管理工作在信息化及數據化的背景下，使電子檔案在現實中得以實現，并以其具有的優勢將逐漸代替傳統檔案成為發展主流。如何更好的利用信息化、數字化提高檔案管理工作質量和效率，成為了眾多檔案管理人員值得思考的問題。

一、檔案管理工作在信息化、數學化背景下所具有的優勢

（一）使檔案管理信息保存的周期得以延長

傳統的檔案管理需要將所有的檔案信息都以紙質的形式進行體現并保存，但因紙質檔案很容易受到環境、溫度、濕度及天氣等多種因素影響，導致紙質的檔案易出現受潮發霉，使檔案信息遭到破壞，對查詢信息帶來一定困難，使保管周期大大縮短，直接影響了檔案管理質量。目前利用信息化、數字化技術對檔案進行管理，可以對檔案信息實現系統化、集成化、大規模的管理，有效提高了信息查詢效率，且受外界環境影響小，不僅能節約存儲空間，且能延長保管周期。

（二）使檔案信息查詢、提取工作更加便捷

傳統的檔案信息是以紙質作為媒介，信息量大，在查詢時只能按照時間等相關檢索信息在大量紙質檔案中進行逐本翻找，并且由于傳統檔案保管難度大，保管周期短，使很多久遠的信息很難進行查詢提取，為信息查詢、提取工作帶來極大難度。而信息化、數據化促使了檔案管理都被完整、系統的保存在檔案管理信息系統當中，在查詢所需信息時，只需要搜索關鍵詞就可以獲取系統中所有相關聯的信息內容，能避免因時間久遠而出現查詢困難的情況，使檔案管理、查詢等相關工作更具便利性[1]。

（三）有利于檔案信息價值得到提高

由于傳統檔案采用紙質媒介進行保管，很大程度上使信息查詢及索引頻率受到影響。而應用信息化和數據化的檔案管理可以使信息查詢不受時間、條件等限制，使信息利用率得到提高，使保管的檔案信息價值得到最大限度的發揮。

二、信息化、數據化背景下提高檔案管理質量和效率的相關措施

（一）提高信息化檔案管理工作的重視程度及過渡工作

在傳統檔案向信息化檔案過度期間，需對原始數據安全進行保護，安排專人進行妥善監管，以此來使檔案管理的安全性得到保證，而當檔案管理工作實現信息化管理后就可以使檔案信息安全通過網絡加密技術得以實現。

（二）對傳統管理過渡到信息化管理形成足夠重視

將傳統檔案管理過渡到信息化管理過程中需要循序漸進的開展推進工作，在過渡階段的工作中，需要將信息化技術逐步應用到檔案管理系統當中，并對檔案保管工作人員進行系統實施的相關培訓工作。使先進的信息化、數字化技術能夠逐漸被應用到檔案信息管理當中，通過熟練掌握信息化、數字化管理方法，使相關工作人員能夠避免在今后的管理工作中因為工作水平不高導致檔案管理工作出現漏洞和弊端。

（三）建立健全科學的檔案管理制度

在引進先進技術的同時，為了保證檔案管理工作能夠在信息化、數據化背景下順利開展有序的工作，由于每個企業、單位都具有獨特的工作流程和特點，所以需要建立與企業、單位相配套的檔案管理制度。

首先應當從企事業單位的實際情況出發，將績效考核、責權劃歸以及職稱評定等方面與檔案信息管理相結合，將整個企事業單位員工參與檔案管理制度積極性充分調動起來，只有通過將員工的切身利益與企業相關聯，才能夠使檔案管理制度成為全員參與建設的一項活動，也只有全員端正對檔案管理制度信息化、數據化的工作態度，才能更好的開展制度建立工作[2]，只有建立一套合理、科學、嚴格并且符合本單位管理的信息化檔案管理制度，才能夠對信息化改革工作的順利實施起到積極促進作用。

（四）完善檔案信息化的相關基礎建設

良好的基礎設施決定了高層建筑的質量，因此要使檔案管理工作能更好的實現信息化和數據化，就必須要做到且做好基礎制度建設工作的相關準備工作，也就是實施數字化檔案館的建設工作。

具體的方式是將原始的文字信息、視頻音頻資料以及相關的數據資料等檔案信息都轉化為數字化形式并傳輸到企業獨有的局域網中，以此作為數據基礎建立數據庫，保證信息能夠得到完整、長久的保存，使信息查詢更具便利性。通過建立數字化檔案館后，企事業單位的相關工作人員就可通過網絡查詢到自己所需的信息，且不會受到時間和空間的限制，為廣大基層的工作人員提供了便利。在建立數字化檔案館的同時需要由相關技術人員提高檔案管理系統的安全性，避免企業重要的機密信息被竊取、泄露。

三、結束語

當前，我國的各企事業單位需要儲存保管的數據量在持續增多，數據處理的工作量也越來越大，傳統的檔案管理方式已經不再適應當前的大數據時代，致使檔案信息的保存利用工作進行的越發困難。在數據化、信息化時代背景的促進下，利用信息化和數據化技術建立數字化檔案管理可以很好的實現檔案信息的保存和利用，不僅可以提高查詢效率，還可以使保存周期得到有效延長，使企事業單位提高檔案管理質量和水平的目標得以實現。

參考文獻：

[1]劉金華.淺談信息化數據化背景下的檔案管理工作[J].農技服務，2015（3）：126-126.

[2]馮興蘭.淺談大數據時代下的檔案管理信息化[J].菏澤學院學報，2016，38（3）：138-139.

（作者單位：國網福建南安市供電有限公司）