分析企業檔案管理的問題及優化措施

王雪

摘要：檔案管理工作是企業經營中重要的工作之一，隨著市場競爭壓力的不斷增強，檔案管理被重視程度逐步攀升。現今社會企業檔案管理工作正處于發展階段，大多數管理機制還不夠成熟，與企業的發展經營存在不適應性。本文結合現在企業檔案管理工作中所存在的問題，分析企業檔案管理問題產生的原因，并提出了合理的應對策略。

關鍵詞：企業檔案管理；問題；措施

檔案管理作為企業管理模式的重要組成部分，在企業管理中具有重要的作用。檔案記錄了企業發展的原始信息，見證了企業的發展，同時檔案管理工作也作為企業參加各項活動的指標而存在。要想提升企業的管理水平、提高檔案的利用率就必須完善檔案管理工作。

一、企業檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

大多數企業檔案的收集、保管、保護、保密等制度都是不健全的。一些企業對檔案的管理建立了一些制度，但執行卻不夠嚴格。如檔案管理工作者工作疏忽、責任心不強、工作懈怠；發生檔案丟失情況，資料收集不全；借閱檔案不遵守檔案借閱手續，有借無還，還有更甚者檔案長時間借出不知去向。

（二）檔案管理工作不規范

一些企業至今沒有意識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作中對檔案只進行了簡單的分類，有些并沒有設置負責檔案管理的相關部門，各部門的相關資料僅僅只是由各個部門直接負責，如此這般則容易產生檔案不透明的情況，并且嚴重影響了檔案的共享性。在歸檔保存檔案時不能形成規范的移交流程，極易導致檔案資料的丟失。

（三）檔案管理人員管理觀念薄弱

檔案資料與檔案資源的開發是密不可分的，在檔案資源的開發中具有重要的參考價值，同時檔案資料也作為檔案發展計劃的重要依據和參考資料而存在。然而，現今大多企業經營管理者還沒有意識到檔案管理對與企業發展的重要意義，檔案資料管理還沒能夠引起企業管理者的足夠重視，投入相對較少的資金、物力、人力在檔案管理部門，同時，檔案部門工作人員的檔案意識也非常模糊，無法確保企業檔案資料的完整與真實，因此無法很好地實施檔案管理工作的現代化建設。

二、企業檔案管理的優化措施

（一）加強企業檔案管理機制，強化工作責任

建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理工作的關鍵內容。檔案管理方式的更新和管理水平的提高必須緊跟科學技術的發展，所以必須建立與檔案管理相適應的科學的檔案管理體系，檔案管理部門必須明確職能，如此才能做到檔案管理與企業工作同步考核，同步發展。企業檔案管理必須依照相關法律法規，結合企業的基本情況滿足生產服務等方面的不同要求，制定適合企業的檔案管理體系，遵守“統一控制，分層管理”的管理原則。將檔案管理工作實效性放在工作的首位，保證檔案資料收集、保管、保密、保護等檔案管理相關工作嚴格按照檔案管理體系執行，保證檔案資源得到最大價值的利用。

（二）增強企業檔案管理重視程度

對檔案管理工作的重視體現在對檔案管理工作加大力度投入資金，大量的資金投入可保證企業檔案管理工作正常開展。此外，檔案管理工作人員還需要熟知檔案管理工作在企業經營管理中的實際作用。從企業管理者來講，應該重視檔案管理部門的建設，對檔案管理人員進行相關檔案管理知識培訓，強化檔案管理工作人員對工作的認知，提高管理人員工作素質，在管理中逐步完善檔案管理體系，規范管理流程，以促進企業檔案管理工作的順利開展。

（三）加強檔案管理人員素質

我國從事檔案管理工作人員專業普遍較弱，專業素質的欠缺導致檔案管理工作無法更好地進行。當今社會檔案管理工作變得越來越重要，成為企業良好發展的重要因素，現代化的檔案管理工作開展過程中，專業檔案管理人員尤為緊缺。為滿足檔案管理工作開展的需要，檔案管理人員應從雜業型向專業性轉變。人員是順利開展檔案管理工作的重要因素。針對我國綜合性檔案管理人員短缺情況，企業應加大力度對相關工作人員的培訓，從而進一步提高其隊伍的綜合素質。

（四）運用外部環境提升企業檔案管理

向檔案管理工作先進單位學習并與其交流檔案管理工作經驗，以促進和完善本單位檔案管理工作。聯合本地區各個單位開展檔案管理工作經驗交流會，將本企業在檔案管理工作中遇到的問題、難題與同行進行交流、討論，通過交流找到科學解決方案。除了與企業交流之外，還可以借助中介服務來進行檔案管理工作。檔案中介服務是快速解決企業檔案管理工作的辦法，將企業檔案管理工作委托給檔案中介進行管理，可節約管理成本，高效配置人力資源，但此方法不可作為長期解決檔案管理工作的方案。

總之，現如今，企業的發展面臨越來越多的挑戰。要保證企業的穩定發展，作為企業發展重要內容的企業檔案管理工作就必須建立完善的體系。企業穩定發展與檔案管理工作是相互促進的，為保證檔案管理體系的完善，企業應樹立正確的管理觀念，加強對檔案管理工作的重視，提升檔案管理工作人員的專業能力，完善檔案管理方式，建立完善的檔案信息系統，適應當前現代化建設的要求，從而實現企業的更好發展。

參考文獻：

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