淺談秘書工作中的“補位”

李韓嫣

摘要：秘書工作具有靈活性，這種靈活性不僅體現(xiàn)在秘書對各項工作的溝通協(xié)調(diào)中，更存在于秘書如何尋找自己適合的位置的學問中。中國人崇尚“中庸”，強調(diào)不偏不倚，恰到好處。“補位”要求秘書從專業(yè)領域、工作程序、性格上為領導“補位”，起到參謀輔助的作用，如何在知位、適位的前提下，靈活變通，懂得補位而不越位，是秘書在工作中的一種藝術。

關鍵詞：秘書工作；補位；參謀輔助

秘書工作與領導工作具有很強的關聯(lián)性，有人認為秘書工作相對于領導工作而言具有從屬性，這種說法，早在1990年就有學者提出了異議，并就秘書工作是否從屬于領導工作做了邏輯層面的分析，筆者認為秘書工作在協(xié)助領導工作之外，還應具有主動性和獨立性。所謂“補位”，即是秘書工作主動性的一個表現(xiàn)，指的是秘書在領導不能及之處，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，協(xié)助領導完成管轄范圍內(nèi)的所有工作。秘書工作，從某種角度來說，本身就是對領導工作的一個“補位”，一個好的秘書，在性格上，知識結(jié)構(gòu)上，工作分工上都能為領導“補位”，從而更好地輔助領導的工作。

案例1：領導雖然所處位置較高，但在知識結(jié)構(gòu)上也有較弱的方面，身為領導秘書的小劉，因其法律專業(yè)出身，具備良好的法律素養(yǎng)，在涉及法律相關的文件，看得都能比一般同事更透徹一些，所以在法律這一塊給領導提供了很大的幫助，受到了領導的賞識。這是小劉在專業(yè)知識上的一種“補位”。

領導的工作往往具有全局性，職位越重要的領導管轄的事務越多，光靠領導一人很難周全到各處，這時就要靠秘書“眼觀六路，耳聽八方”，在發(fā)現(xiàn)領導未能關照到的事務時，及時補位，自己主動做好協(xié)調(diào)工作，及時提醒領導，完成工作。

案例2：張秘書在安排好領導一天行程后，發(fā)現(xiàn)了一件因領導忙于其他工作而擱置下來的工作，領導近幾日會議不斷，更是無暇理會，張秘書根據(jù)以往的經(jīng)驗，先對該事務做出判斷，在領導開會期間提前擬出了幾個不同的方案，等領導回來定奪，會后張秘書根據(jù)領導所批的方案立即處理了這件已經(jīng)拖了好幾天的工作，很好地協(xié)助了領導的工作。

這種“補位”關系到秘書工作的主動性，秘書不僅要協(xié)助領導完成“看得見”的事務，還要能關注到領導容易忽視的工作，才能真正做到“補位”。如何做好“補位”工作，要注意以下幾點：

一、補位有心，同心同頻，多積累，把握工作進度和截止時間

“補位”的前提是要熟悉了解領導的各項工作，做到心中有數(shù)，才能萬無一失地配合領導完成工作，了解各項工作的進度和截止時間，及時察“漏”補“漏”。其次，在日常的工作中，不僅要與領導保持“同心”“同頻”，更要在領導顧及不到或者顧及較少的部分多留心，及時發(fā)現(xiàn)問題，并協(xié)助領導解決問題；第三，除了關注領導的工作，還要多留心積累各類有用的信息，掌握豐富的信息量，完善知識結(jié)構(gòu)；此外，還要學會在處理領導交辦的事務時，多留心領導處理事務的習慣，從平日的工作中吸收經(jīng)驗，這樣在遇緊急事務時才可從容應對。細心的秘書還可以提前對領導負責的常規(guī)工作，做一個deadline，什么時候應該完成什么事項，秘書應該要比領導更清楚，這樣才能在恰當?shù)臅r候提醒領導，在領導忽略某事的時候及時補位。

二、補位有為，分清主次，多反思，主動提供可行性方案

在補位時，首先，要特別注意事項的緊急程度和重要程度。分清緊急程度和重要程度，才能更好地安排工作；其次，要常反思。做好一件事，往往需要不斷反思，不斷優(yōu)化自己的工作方式，提高自己的工作能力，在工作時，要經(jīng)常總結(jié)自己在工作中容易遺忘之處，經(jīng)常反思工作中的小失誤，并提取經(jīng)驗，避免出現(xiàn)類似問題；第三，要有主動提供選擇方案的意識。在發(fā)現(xiàn)“漏掉”事項后，及時做出計劃，并根據(jù)事項的緊急程度，考慮先請示還是先著手準備，若是事項重要但不緊急，可以先提醒領導，并等待領導指示；若是事項緊急，秘書最好能提前拿出可行性方案，待領導決定后立即處理，完成一次完美的“補位”。值得注意的是，通常需要秘書“補位”的工作，大部分是領導無暇顧及，或有疏漏的工作，主動提供可行性方案，是秘書高素養(yǎng)的表現(xiàn)，讓領導做選擇題優(yōu)于做填空題，也能更有效地輔助領導決策。

秘書還應該在工作中注意細節(jié)，有流程意識，讓常規(guī)工作形成相對固定的工作流程，并在工作過程中不斷優(yōu)化，不僅可提高工作效率，還能避免在細節(jié)上出現(xiàn)差錯。可見，“補位”需要做的不僅僅是提醒上司在截止時間前完成某事，還需要在上司沒辦法關心到細節(jié)時，將負責的事務處理到細節(jié)處。這需要秘書在工作中不斷積累、不斷反思、不斷完善，以便在給領導出謀劃策時，有信息、有經(jīng)驗可參考。在領導無法照顧到細節(jié)時，將工作做細，完成細節(jié)處的“補位”。

三、補位有度，擺正位置，多自省，適當補位而不越位

“越位”在漢語詞典中，意思是越出所處的名位。秘書工作與領導工作關系密切，在補位時，要特別注意“度”，一旦過了“度”，便成了“越位”。秘書在“補位”時，要明確自己的身份，在工作上為領導解憂，而不是搶領導風頭，替領導出謀劃策，而不是借用領導的職權(quán)做決策，在參謀過程中秘書只是“提供方案”而不是“確定方案”，勿把協(xié)調(diào)當指揮，勿把參謀當決策，永遠將決定權(quán)放在領導手中。還要時刻擺正自己的位置，不要誤以為領導的權(quán)威就是自己的權(quán)力，更不可“二號首長”自居，利用領導的權(quán)力謀私。此外，在處理某些事務時還要多注意方式方法，提建議要“多獻可少加否”多從正面去闡述觀點，不要一味地反對領導的想法，挑戰(zhàn)領導的地位，要有上下級意識，說話有度，方式恰當。時刻牢記“補位”的目的在于更好地協(xié)助領導，發(fā)揮秘書的參謀輔助作用，贏得領導的信任，而不是為了出風頭。

秘書“補位”是一種工作的主動性，要“有心”“有度”“有為”，在知位、適位的基礎上，做好“補位”工作，才能充分發(fā)揮秘書的參謀輔助作用，替領導分憂。