淺析如何做好檔案管理工作

李佳媛

摘要：檔案是一種原始記錄，它見證各種事實關系，反映一個單位的歷史面貌。界定歸檔范圍和保管期限要根據各科室的具體情況、職能范圍來決定，越詳盡越好，就像一本說明書一樣，以適用于我單位人員變化快的特點。檔案信息化、一體化是新時代的特征。我們要加快知識結構的變化，要不斷“充電”，不斷補充“能量”，以求適應新時代的要求。

關鍵詞：管理制度 業務素質 管理水平

一、檔案管理存在的問題

隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場經濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規章制度條例無法解決新出現的問題，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現代社會發展的需要，亟待人們加以解決。

1.人事檔案管理混亂。人事檔案本身的缺陷就不斷突出，非規范化的操作，致使檔案的社會信度和效度大大降低，傳統人事檔案以控制人和制約人為根本出發點，強調的是“檔隨人走、人檔不分”的封閉式管理，舊式的管理模式中涉及的是個人的思想品質、家庭背景、社會關系等方面的內容較多，涉及工作能力、專業特長的方面較少。重學歷、輕能力、重歷史、輕現實，檔案材料收集不全、新材料補充不及時、不能反映個人的真實面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出。傳統人事檔案缺乏行政控制，加深了行政的“隨意性”。

傳統的人事檔案在某些時候成為了領導干部們壓制人的一種手段，人事部門只管人，不管事，在管人的過程中，全憑領導干部的偏好來進行人事的裁定，而對“單位人”的品行和工作鑒定處于極度的信息不對稱當中，更有甚者把稱職寫成不稱職，把不稱職寫成稱職，個人的隨意性大，因此檔案神圣化就變成了一種權力的象征，成為操縱人的一種手段，本身是屬于“公權力”，現在變成了“私權利”，至于個人的思想品德，更是領導干部一人說了算，全憑領導的個人專斷的“定性描述”，加深了行政的“隨意性”。

2.管理人員配置不足。管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是，由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。

3.人事檔案的“克隆現象”嚴重。一個人在正常的情況下只有一份檔案，重建檔案的前提是檔案的遺失或者損壞，如果在原有人事檔案存在的前提下，只因為無法轉檔而重建檔案，從嚴格意義上講是違背人事檔案原則的，有些人本想從正規的途徑調走檔案，但因為原單位不肯放人，不轉檔，新用人單位在“無奈良計”的條件下的緩兵之計，“檔案克隆”的現象源于對高級人才的爭奪戰，普遍存在于事業單位的技術人才，為了留住人才，不惜作“克隆檔案”，擾亂了檔案管理的正常秩序。

二、建立健全檔案管理制度

1.按照《企業檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規定，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序要做出明確規定，保證檔案管理沿著制度化、規范化的軌道運行。

2.檔案管理人員的業務素質直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。

我們要把提高檔案人員業務素質作為搞好檔案工作重要環節來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案：工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心，責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。

3.提高檔案管理水平，強化服務。要進一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業務檔案及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實現集中統一管理。要強化服務意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎工作是必要的，但目的是用檔案為現代化建設服務，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項重要任務。

4.企業的不斷改革和發展.檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路.使之更好地為生產服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。

5.建立完善網絡檔案管理。檔案工作具有點多、面廣、線長的特點，目前大多數檔案館室都面臨著人手不足，經費短缺的困境。建立網絡檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時也是“國家數字檔案建設與服務工程”項目建設的客觀要求。所謂檔案指導網絡，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網絡體系。通過檔案指導網絡的建設，有利于檔案工作的順利發展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經驗、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創建電子檔案管理時，要選拔那些網絡技術基礎好的工作人員，組成專門的指導與管理部門，以便從組織上保證這項技術含量高、復雜難度大的工作能夠準確落實。

結束語：綜上所述，隨著人事制度的改革深入，用工形式的多元化，人事檔案存在內容失真、材料不全等問題。因此，要從根本上解決目前的人事檔案管理問題，就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段等措施，探索和研究人事檔案管理新模式。endprint