互聯網時代的企業差旅管理研究

[摘要]在我國，仍有很多企業使用傳統的差旅管理模式，差旅成本高，操作流程麻煩。如今，在信息化全面發展的時代，互聯網給予了企業差旅管理更多的提升機會。利用互聯網來節約企業差旅費，精簡企業差旅操作流程，能夠大大提高企業差旅管理的效率，推動企業更快發展。文章就互聯網時代下的企業差旅管理研究發表相關評論，給企業的差旅管理提供可參考意見。

[關鍵詞]網絡時代；企業發展；差旅管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201729168

1引言

在企業所有日常支出里，差旅費用仍有很大的管理和壓縮空間，目前差旅費占到企業運營成本的30%以上的公司仍然不在少數，差旅費用高、差旅過程復雜是亟待解決的問題。針對這些問題，許多一線工作者、專家都有提出一些解決的方法，但是大部分針對表面的制度、審計問題，沒有涉及優化差旅管理流程、利用互聯網優勢進行創新改革等方面。互聯網差旅管理系統相比于傳統的差旅管理有其獨特的優勢。

2傳統差旅管理的現狀與存在的問題

差旅管理是指企業在專業的差旅管理服務團隊指導協助下，對企業的差旅活動進行整體規劃、全面執行、后續監控，優化差旅管理流程與政策，在不影響企業人員進行業務外出和出行體驗的前提下，整體采購資源，降低差旅成本，提高出行和辦事效率。第一，傳統的差旅流程包括企業人員出差前的審批、出差后的費用報銷兩大方面，這兩大方面的完成全部由手動完成。大體的流程是需要出差的員工填寫出差申請，待領導審批，審批完成之后將申請單遞交給財務部門，在出差完成之后，員工將差旅過程中產生費用的收據單提交專門人員，進行核對確認之后再進行費用報銷。可以看得出，整個差旅的流程十分麻煩，且效率低下，涉及多方面人員許多次的步驟。部分企業在操作時也有運用計算機，例如用Excel進行數據的收集，但這只是提高了收集數據的速度，并沒有在根本上對提高差旅管理做出改變。第二，差旅流程的復雜和長時間性易導致許多不可控和難以監管到的事件發生，往往在出現問題后才能進行審計。第三，除了整個操作流程消耗大量的人力、時間資源等問題之外，在差旅過程中還存在許多問題：交通費用難以實現最優化，例如出差人員乘坐飛機外出工作，一長串的審核流程往往耽誤了買最便宜機票的時間；易出現員工虛報報銷數目從中牟利的情況，企業往往難以發現，增加了企業不必要的財力支出；難以將差旅活動數據化，形成可優化、可推廣經驗，手動的差旅管理各環節的數據都沒有進入信息系統，無法運用各種數據分析的方法對歷史差旅活動做出分析，更加無法總結經驗教訓，為以后差旅活動的優化提供有價值的參考；企業在進行集中的資源采購時，無法利用數據進行談判，不利于降低差旅成本。

3降低差旅成本的建議

降低差旅成本、壓縮差旅支出不代表降低差旅標準。基于傳統的差旅管理流程來看，依然有很大空間可以作為，例如盡量減少不必要的差旅活動；變全手動化審核反饋流程為自動化、網絡化的管理流程；企業集中采購訂制等方式。降低差旅成本的具體措施有以下建議：第一，減少不必要差旅活動的次數。例如，大型企業公司各個部門間需要相互溝通交流探討問題，不是特別緊要、特別重要的會議，完全可以變出差會面為視頻會議，在企業內部通過互聯網的運用，組織群體視頻會議同樣能達到交流的目的，相互合作的企業間也可以適當采用視頻會議的方式，減少不必要的出差活動。第二，將差旅管理網絡化，提高管理效率。變手動操作流程為在線錄入、輸出過程，不僅可以簡化差旅行為的審批流程，減小人力資源的浪費，提高差旅管理的效率，還可以避免員工虛開發票的行為，更好地整合各環節的資源，最重要的是在網絡上能夠對數據進行全面完整的分析。第三，企業直接與差旅各環節供應商進行價格談判，降低收費標準。企業根據自己的實際情況，派遣相關部門、相關人員直接與差旅各環節涉及的單位如航空、火車站、客運站、酒店進行談判，以集中定時、定期、大批量人員的優勢集中采購，獲得價格方面的優惠，然而這一策略的實施需要有足夠有力且能說服人的數據資料支持。第四，培養員工提前制訂外出計劃的意識，鼓勵員工提前預訂酒店機票等，在企業差旅大數據的支持下減少差旅支出。

4現代化互聯網支持下企業差旅管理的優化措施

41互聯網差旅管理的數據分析功能

在互聯網時代，從最初的出差申請到最后的費用報銷，全部流程都可以在互聯網中完成。簡化差旅管理的流程、降低差旅費用、實時監控等功能都需要在互聯網的數據分析功能支持下操作。[1]企業員工的每一次外出，全部完整錄入互聯網，企業的差旅管理系統要有全部的數據記錄并可供查詢分析。大數據的運用在如今很多行業都很常見，企業要善于借鑒學習這一工具，對企業的差旅數據進行多維度、多層次的分析，并將分析結果整合起來，對將來的總體差旅起到參考和提醒作用，整個企業內部形成良好的互相反饋的企業差旅系統。企業差旅數據的逐年增加、分析的熟練度逐漸增加之后，大數據對將來的形勢預測就會越來越準確，企業就可以制訂更加詳細的差旅計劃，降低差旅成本，提高企業整體效率。

42各管理系統相互交合產生作用

企業的差旅管理系統涉及多方面的系統資源，有企業內部的人事管理系統、考勤系統、財務系統，企業外部的差旅供應商等。[2]人事管理系統中要匯總員工的完整信息，當員工在線提交出差請求時，系統可自行判斷是否符合一定要外出的條件并給出大概的可報銷費用。差旅管理系統要及時將外出人員的數據傳送到考勤系統內，精準考勤，不可馬虎。差旅管理系統要定期將差旅數據傳輸到財務系統中，財務需要與外部的差旅供應商進行費用方面的結算，同時也要分析是否要對員工發放差旅補貼。企業外部，差旅系統要將外出人員的具體實時信息發送至供應商系統中進行精準對接，在差旅完成之后差旅供應商也要將信息及時反饋回去，包括人員、費用、時間等，兩者實現相互的全自動化在線對接。

43基于互聯網技術的全自動化差旅管理示范

在以上兩點措施落實之后，需要打通整個過程的操作系統，基于互聯網技術和大數據分析的完整差旅流程大致如下：員工直接在線登錄差旅管理系統進行登記和提交出差申請，系統接收之后直接以電子郵件等形式傳達給相關領導，領導可以在線同意批準、給出意見，系統在收到同意之后直接錄入信息，給出大致預算，并在大數據的分析下預訂最合適的酒店和機票，并將出差人員的信息傳至差旅供應方，完成預訂工作。員工在快速地收到申請反饋后查詢酒店機票信息之后，在酒店和機場直接憑借身份證件進行消費，整個過程中自己不需要實際支付。在差旅結束之后，供應方將員工的實際消費等信息發至企業差旅管理系統，再發至企業財務系統，財務系統在進行分析之后，一方面給出供應商費用結算；另一方面確定要不要給員工發放差旅補貼。這就是完整的基于互聯網的企業差旅管理系統的操作流程，可以看出，不同于傳統的企業差旅管理辦法，它完全擺脫紙質化和煩瑣的手動操作過程，大大地提高企業差旅管理的效率，節省差旅活動的時間、金錢和精力支出。

5結論

互聯網為企業差旅管理提供了新的思路和方法，有助于企業綜合水平的提高，減少冗余成本，減小出差人員的麻煩和負擔，避免了不必要的虛假報銷。在企業差旅的進一步發展、完善、成熟之后，企業可以向其他企業公司等單位提供自己獨特有優勢的差旅管理業務，不但可以為企業減少成本，又可以創造一筆新的財富收入。綜合采用互聯網和大數據分析技術有助于企業綜合長足地發展。

參考文獻：

[1]楊占坡，劉春宇基于移動互聯網的企業差旅出租車費管理——以D出行公司為例[J].中國總會計師，2017，2（23）：120-121

[2]羅潔琳有效降低企業差旅管理成本[N].深圳商報，2015-06-18（A12）

[作者簡介]譚鴻宇（1974—），男，漢族，湖南人，中國石油化工集團公司機關服務中心企業管理處副處長，研究方向：企業經濟。endprint