大數據時代的三甲醫院檔案管理

蘭青+曾梅

摘 要： 當今時代，大數據等互聯網技術被越來越多的行業認識和運用，作為三甲醫院的檔案管理工作，理應跟隨國家導向、跟上時代潮流、滿足醫院和群眾需要，深入學習大數據等互聯網技術，創建實體與電子相結合的檔案管理資源數據庫，為醫院的正常運行、人事的合理調配、未來醫院的發展夯實人力資源的基石。

關鍵詞： 大數據；三甲醫院；檔案管理

2016年5月25日，李克強總理在中國大數據產業峰會暨中國電子商務創新發展峰會上，提出：“大數據等新一代互聯網技術深刻改變了世界，也讓各國站在科技革命的同一起跑線上。中國曾屢次與世界科技革命失之交臂，今天要把握這一歷史機遇，搶占先機，贏得未來。”結合李克強總理的指導思路，處于當下這樣的大數據時代，在三甲醫院，在同樣是科技工作大量聚集的特殊行業，醫務工作者的專業能力一直緊貼專業前沿、科技前沿，醫院的檔案管理也應該利用先進的硬件設施和信息技術，有效推動人事檔案信息化管理的效率發展，大力促進信息化技術與人事檔案管理各業務環節的有機結合，通過信息化的靈活運用，提升人事檔案管理水平，實現人力資源管理信息化的改革和進步，使醫院的檔案管理工作能切實貼合所需，反應真實，滿足需求，跟隨上醫院日新月異的發展。

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。然而，三甲醫院檔案存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題，要解決這些問題最好的辦法是結合當下大數據時代的熱潮，利用新型技術實現三甲醫院檔案管理的信息化迅捷式管理。如何才能實現檔案管理的信息化迅捷式管理呢？必須從提升檔案管理工作人員的職業意識、培養新型檔案管理人才、積極引進新設備新技術新理念、加深職工對檔案管理的認知和組合新模式、形成新全面的管理方案這五個方面進行整改。

1.提升檔案管理工作人員的職業意識

在三甲醫院，能否將大數據應用于檔案管理工作，首先取決于院領導對這一新領域的理解和支持，接下來是各行政部門、各科室主任、全院醫務工作者及其他人員的全方面積極配合？在相關負責的院領導對大數據的深入學習、理解和認知下，由院領導帶頭在全院推進，才能在三甲醫院實現檔案管理的現代化？信息化，如若不然，該項工作將無法推動？例如，在我院（襄陽市第一人民醫院），有專門主管檔案管理的院領導，重點抓現代化醫院的檔案管理，并長期主持檔案管理的培訓工作，工作對象既可以是從事檔案管理的人事科、醫教科等，也常常是一線的大量醫務工作者，從而提升專業和非專業的檔案管理認知？通過近幾年的努力工作，檔案信息化建設已經成為我院醫療信息化改革和建設的重要內容并取得優異成績，逐步構建起檔案信息平臺，為全院職工提供更高效、更準確的服務工作？

2.培養新型檔案管理人才

現階段，大部分三甲醫院的檔案管理工作并不是專業人員從事，而是由其他行政科室的工作人員調配或兼任，工作效果差強人意，不能有效的滿足醫院龐大工作體系的需求。為了滿足醫院和職工所需，新型檔案管理人才必須具備操作與大數據相關的新技術新設備的能力，并能不斷自我提升，能跟上信息化產業的發展和變化，而不至于使醫院的檔案管理工作停滯于當下，止步不前。新型檔案管理人才是務實型、運作型、創新型人才，要有突出的決策能力、溝通能力、開拓創新能力、操作能力，必須具備很強的創新意識、服務意識、更新意識。

3.積極引進新設備新技術新理念

現在，愈來愈多的醫院認識到，醫院要想提升管理能力必須要加強大數據的分析與數據挖掘，必須利用計算機和網絡技術、數據倉庫技術，深層次地挖掘、分析當前和歷史的醫院業務數據，以及相關環境的相關數據，自動快速獲取其中有用的決策信息，為領導提供快速、準確和方便的決策支持，在允許范圍內為職工提供迅速有效全面的檔案信息。通過對醫院各業務系統的數據進行多角度、多層次的分析，以使醫院的決策者及時掌握醫院的運行情況和發展趨勢，并對了解醫院的運營情況和長遠規劃提供理論指導，提高醫院的管理水平和競爭優勢。加強內部科學化管理的要求將人、財、物納入計算機系統管理，做到資源共享、減輕相關人員的工作量，同時，可以靈活多面多維地展現醫院實力。將各業務數據整合，提供全面合理的綜合分析，避免信息孤立。我們可以充分的利用醫院歷史數據，使趨勢分析更方便，也可通過即席分析，滿足突發的數據分析要求。

4.加深職工對檔案管理的認知

加深職工對檔案管理的認知，積極配合管理工作。實現檔案大數據時代的管理，需院領導牽頭，深入各部門各科室宣傳推廣，提升全院職工對檔案管理重要性的認識，以達到積極配合檔案管理工作之目的？當前社會的三甲醫院檔案管理系統，絕對不能缺少擁有新型管理知識和能力的職業檔案管理人才，否則，醫院的檔案管理工作很難滿足日益增長的醫院運行業務的需求，難以跟上醫院業務發展和行政工作發展的腳步。醫院的檔案管理，不僅要求業務人員擁有專業的檔案管理的知識儲備和技術能力，，還要深諳大數據時代管理檔案的長處和短板。時至今日，仍然有部分院領導和相當數量的職工認為，所謂檔案管理，不就是將各項目各材料統一分類整理歸納，所謂檔案管理人員，不就是收取醫院職工的各種材料資料，分門別類的保管或者上交，他們所從事的不就是普通的行政工作？大部分人不知道檔案管理是何其專業、精細、重要，良好高效準確切實的檔案管理是實現醫院工作規范化？制度化？科學化？效率化的高標準系統工程，是決定醫院正常工作運營和綜合發展的必要前提。檔案管理現代化的形勢，迫使檔案工作人員發奮工作刻苦學習新業務、新知識、新技術、全面掌握科學管理檔案的綜合技能？

5.組合新模式、形成新全面的管理方案

醫院的檔案管理不僅需要引進新設備新技術新理念，還必須依托大數據時代為管理方式制定一套標準方案。針對醫院的檔案管理工作，其獨特的標準方案包含內容極其廣泛，泛指了醫院從臨床到行政的檔案管理都要符合檔案的各項標準化內容？分類？編號及案卷目錄等等。有了標準方案的依托和實施，檔案管理工作的每一步都必須有章可循、有法可依，從初步收集、整理、歸檔、存入數據庫，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整、避免漏失檔案的記載內容？尤其是醫院檔案管理工作，要做到多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，使檔案為醫院各項工作，特別是為醫療、教學、科研服務。編制多種檢索工具是提高管理水平和開發利用檔案信息的重要手段，從而提高檔案信息利用率，更好地為醫務人員、患者及社會的公眾服務，要多角度層次地為整個社會服務。

醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求醫院檔案工作者不斷學習、不斷進取，以完善的專業知識和豐富的信息處理、計算機操作等技能，提高新時期下檔案工作者的自身素質修養，以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理的不斷提高的要求。■

參考文獻

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