對干部人事檔案管理工作的幾點看法

姚桂芳

摘要：我國的干部人事檔案管理正在走向規范化，但在這個過程中仍然存在著一定的問題，如何認識和解決這些問題對于提高機關人事檔案管理水平很重要。我們各層面的涉及人事檔案管理的部門。都有責任在探究上想辦法、在管理上下工夫，以積極的行動來推進人事檔案管理工作的科學、有序、有效發展。

關鍵詞：干部人事檔案 管理工作看法

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2016）21-0137-01

多年來，我國干部人事檔案管理工作不斷探索有效途徑，建立了具有自身特色的干部人事檔案管理機制。對我國的干部管理和使用起到了積極的作用。但隨著情況的不斷變化和發展，現有的干部檔案管理工作確實還存在一些不盡如人意的問題，有些問題甚至已經妨礙了其他工作的深化開展。為此，我們各層面的涉及人事檔案管理的部門，都有責任在探究上想辦法、在管理上下工夫，以積極的行動來推進人事檔案管理工作的科學、有序、有效發展。現就此方面的工作，提出一些拙見。望能起到拋磚引玉的效果。

一、建立干部人事檔案管理專業隊伍

從我們現已建立的干部人事檔案的情況來看。可以說其中所存在的問題還是較多的。這里既有干部本人在填寫自身檔案時沒有引起足夠重視的問題。更為關鍵的是我們的檔案管理崗位上的工作人員還缺乏較真意識和責任態度。產生這種意識的主觀原因之一就在于缺乏檔案管理的相關知識，這是管理人員不專業所必然產生的不當結果。正所謂“無知者無畏”，如果仍任由此情況長期發展下去，那么，其所產生的后果，將會從“掣肘”變化為“羈絆”，現在就加大解決的力度可謂是“亡羊補牢，為時不晚”。針對這樣的一種狀況，我們的決策者們在具體工作中。一定要破除“檔案管理工作誰都能干”的淺顯的錯誤的想法。要考慮到檔案管理工作是一項科學，是需要有專門性知識來做支撐的專業化很強的工作。為此，在對檔案管理崗位的人員安排上。就需要積極考慮使用具有檔案管理專門知識的人員，達到“人盡其才、才促工作”的良好檔案管理工作局面。那么，招錄具有專業知識的新人投入到崗位工作中來。這是較為簡單的事情，關鍵是對已有的還不具有專業知識的在崗人員怎么辦的問題。而解決這個問題的關鍵就在于“想法是否正確、力度是否有力”的問題。一方面是要增強對做好干部人事檔案管理工作重要性的認識，這就會為排除一切困難形成思想上的堅定；另一方面是需要有“壯士斷腕”的決心和意志。采取統籌協調法。把不適應崗位工作的人堅決調出干部人事檔案管理崗位。把可能存在的工作于其他崗位檔案管理專業人員“收編歸隊”，使其達到“人盡其才、物盡其用”；最后是將雖然沒有專業的文憑。但是由于已經從事多年干部人事檔案管理工作。且有了一定工作能力的人員進行“專業化加強”培訓，使這部分人員能夠在“理論與實踐相結合”中獲取能力的強化與提高。

二、采取干部人事檔案定期復查制度

針對在干部人事檔案管理工作中所存在的“資料失真、更新緩慢、填寫不全、過于片面”等一些實際性的問題，在其他的改革方法還沒有落實的情況下，采用對干部人事檔案定期復查的辦法，將是一種最為有利的有效措施之一。在此方面我們應當強調以下幾種方式方法。

（一）怎樣復查、由誰負責

就是要對已有的干部檔案實行定期的檢查，以盡量減少問題的存在，確保檔案的嚴肅性、準確性。為此，我們要在每年的季度末，利用最后的十五天的時間，作為固定的干部檔案復查時間段。在此期間，要由科級用人單位的檔案管理負責人員，對所轄的干部檔案進行一次認真有效的梳理。對于存在問題的干部檔案，要在與本人核對清晰并確認準確無誤之后，負責將存在的問題予以糾正，確保干部檔案的準確、真實、完整；同時要將改正情況書面上報于上級機關主管部門備案。即使沒有發現問題，也要匯報復查工作的開展情況，作為今后工作的備查依據。

（二）如何監督、責任追究

對復查情況要形成有效的監督。應當采取這樣的幾個方式：第一，開展書面檢查，對各單位上報的情況積累；第二是節點復核，就是在某一名公職人員在被提拔、另用的時候。要有接收單位向上級機關主管部門反映情況；第三是隨機抽查，就是主管機關要對范圍內的干部檔案進行一年四次的情況抽查，并做好情況反饋和積累。對于發現的沒有被基礎單位及時改正的檔案信息，要立即責成相關部門予以糾正：第四是由干部人事檔案管理部門隨時接待來自于干部個人的情況反映。對于由上級主管部門發現而沒有被基層單位糾正的問題，要在記錄在案的基礎上，嚴肅追究有關人員的責任。在追責方式的促使下，督促干部人事檔案管理工作落地生根。

三、完善干部人事檔案網絡平臺建設體系

把計算機技術引入到干部人事檔案管理工作已經成為了一種主要手段，但是從目前的發展情況來看還存在“步子不大、有待提升”的顯著問題。比如說，我們的很多部門雖然已經將干部的檔案資料錄入到了計算機之中，實現了數據化的雛形，但是我們的網絡化的程度還較為薄弱。這其中不僅僅存在南北差距的問題，還存在著電子檔案與紙質檔案并存的現象。這樣的狀況不僅不利于對干部人事檔案資料的查詢、保管和使用，而且也由于電子文檔和紙質檔案并存產生了管理強度大和成本高的問題。為此，就必須加大對此項工作的投入。確保科學技術的使用能夠產生出實際的效能。

四、實現干部人事檔案歸口集中管理

我們要在專業隊伍作為智力支撐，大數據、高科技平臺成為有力支柱的前提下，對干部人事檔案建立以地級轄區為單位的大數據庫，讓縣級單位從具體的干部檔案資料的管理中解放出來，成為干部檔案使用、維護的客戶端，把散在于各縣級單位的干部人事檔案進行集中起來。由地市級的職能部門對轄區干部人事檔案進行統一管理。這樣既可以減輕我們有效資源的不當浪費。又有利于對干部檔案管理工作專業化的有效提升。

責任編輯：楊國棟endprint