關于城市網格化綜合管理中心檔案管理工作的幾點思考

顧佳

摘 要：城市網格化綜合管理中心的職能主要涉及與群眾基本生活直接相關、可巡查發現的城市管理、市場監管、街面治安、人口管理等方面。在城市網格化綜合管理中心建設的進程中，如何做好相關業務資料的收集、整理、歸檔工作，更好地服務于“12345”市民服務熱線、網格化管理、應急處置等工作，是檔案工作人員必須思考的問題。鑒于此，本文主要針對城市網格化綜合管理中心檔案管理工作的重要性進行淺要的分析，并針對當前城市網格化綜合管理中心檔案管理工作中存在的問題和不足進行簡要的闡述，在此基礎上提出加強城市網格化綜合管理中心檔案管理工作的幾點措施。

關鍵詞：城市網格化綜合管理中心；檔案；思考

城市網格化綜合管理中心主要承擔巡查發現轄區內各類城市綜合管理問題，對各渠道發現的問題進行派單調度、督辦核查等工作。城市網格化綜合管理中心的檔案主要包括在城市管理活動中形成的涉及不同層面的原始記錄，在城市管理、應急處置、聯動聯勤等方面有著較大的應用價值，并且為城市管理、市場監管、街面治安、人口管理等工作的開展提供重要依據和材料支持。城市網格化綜合管理中心的檔案管理工作為加強城市綜合管理，整合公共服務管理資源提供重要保障。

在看到城市網格化綜合管理中心檔案管理重要性的同時，還需發現檔案管理工作中存在的不足，分析出現問題的原因，以便能夠結合城市網格化綜合管理中心運作的實際情況提出針對性的措施，用高質量的檔案管理來為提升城市綜合管理能效服務。

1 城市網格化綜合管理中心檔案管理工作中存在的不足

1.1 檔案管理意識有待加強

根據《深化拓展網格化管理提升城市綜合管理效能》（滬委辦發〔2014〕46號）的要求，各區縣、街道（鎮）成立城市網格化綜合管理中心。城市網格化管理中心主要依托一條熱線（“12345”市民服務熱線）和一個平臺（城市管理領域網格化監督指揮體系平臺），對各渠道發現問題具體事項的受理派單、處置、監督及考核。目前城市網格化綜合管理中心的工作重心主要集中在業務方面，對于檔案管理工作重要性的認識還有待加強。一方面，由于城市網格化綜合管理中心的主要業務基本上是依托信息化平臺來完成的，日常管理中產生的紙質檔案較少，也就導致中心負責人及工作人員對于紙質檔案的留存、整理、歸檔的意識較為薄弱。另一方面，由于城市網格化綜合管理中心是街道辦事處下屬的事業單位，日常事務性的工作主要由街道辦事處統籌管理，中心的日常管理工作主要集中在業務方面，也就導致了中心負責人和工作人員對檔案工作重視程度不夠，檔案管理意識不強。

1.2 檔案管理制度有待完善

檔案工作規范化、標準化，是實現檔案管理的根本保證，建立健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。現階段城市網格化綜合管理中心針對檔案管理工作尚未形成統一的認識，也未能制定出系統化、標準化、科學化的管理制度，不利于檔案管理工作的有序推進。一方面，城市網格化綜合管理中心作為推進上海基層治理法治化，促進上海治理體系和治理能力現代化背景下成立的事業單位，由于成立時間短，對于檔案管理制度方面還處在建立的階段，各項檔案管理制度尚不健全，還需在實踐過程中不斷完善。另一方面，作為新成立的事業單位，上級業務主管單位和其他兄弟單位的檔案管理工作也尚在起步階段，檔案管理方面積累的經驗有限，可借鑒的方法和手段也不多。

1.3 檔案管理人員專業水平有待提高

檔案管理工作服務于單位的日常管理工作，要求檔案管理人員既具有較高的專業技能，還要具備良好的綜合素質。雖然城市網格化管理中心大都配備了檔案管理員，但是與檔案管理科學化的要求相比，還是存在一些差距的。一方面，由于編制有限，城市網格化綜合管理中心的檔案管理員大多為兼職，部分兼職的檔案管理人員也沒有接受過專業的檔案管理業務知識的培訓，不能夠滿足檔案日常管理工作的需要。另一方面，城市網格化綜合管理中心作為基層事業單位，檔案管理人員流動性較大，而專業檔案管理人員的培養需要一個較長的周期，檔案管理人員頻繁的調動，導致檔案管理工作的連續性和質量都不能得到保障。

2 加強城市網格化綜合管理中心檔案管理工作的措施

2.1 全面增強檔案管理意識

檔案管理工作對于城市網格化綜合管理中心的持續健康發展和工作質量的整體提升都具有十分積極的作用，高質量的檔案管理工作也有利于城市網格化綜合管理中心管理效率的提升。提高檔案管理意識可以從以下幾個方面入手：

一是，納入議事日程。城市網格化綜合管理中心負責人應當充分認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作作為一項基礎性、經常性的工作列入議事日程，嚴格做到定期分析、定期研究、定期檢查。在全面推進自身的業務建設的同時，將其和檔案管理工作進行同步的發展和規劃。

二是，加強宣傳教育。檔案管理工作不能僅僅依靠兼職檔案管理人員，除了要有中心負責人的支持外，還需有其他成員的積極配合。因此要定期組織全體工作人員學習檔案相關法律法規，學習檔案管理方面的業務知識，使全體工作人員樹立起檔案工作人人有責這一意識，從而在工作中積極配合檔案管理工作。可以以《檔案法》 頒布周年紀念及地方志法律宣傳等活動為契機，全面提高城市網格化綜合管理中心工作人員的檔案管理意識。

三是，增強責任意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有扎實的管理檔案的基本技能，更要有高度的工作責任感、良好的職業道德、細心辦事的工作態度、樂于奉獻的工作精神。因此，檔案管理人員不但需要優化知識結構，提高綜合素質，更要增強對檔案工作的責任感和使命感，才能更好地服務于檔案管理工作。

2.2 健全完善檔案管理制度

健全完善檔案管理工作的規章制度，有利于更好地實現檔案管理工作規范化，提高檔案管理工作的效率。城市網格化綜合管理中心應采取積極有效的措施，健全和完善檔案管理工作制度，建立起一套科學合理的工作體系，制定出嚴格的檔案管理工作流程，實現檔案管理工作標準化和系統化。endprint

一是，明確崗位職責。進一步明確檔案管理人員及各條線檔案管理員的工作職責，做到責權清晰。確保檔案管理各個流程步驟都落實到人，發現問題能夠找到具體負責的工作人員，從而增強檔案管理人員的責任意識，提高檔案管理質量。

二是，科學合理規劃。根據城市網格化綜合管理中心的實際情況制定出科學、合理的規章制度，從而確保檔案管理工作的有序開展，同時提高檔案管理工作的效率和質量。建立的制度必須具有可操作性，制度的建立應以方便實用、簡便易行、可操作性為目標，更好地發揮制度的指導和規范作用。

三是，制定應急預案。建立有效的檔案管理安全應急制度，制定檔案工作突發事件應急處置預案，堅持統一領導、綜合協調、分工負責、迅速反應、果斷決策、合作互助的原則，確保在突發事件發生后，應急處置工作有序進行，重點是針對檔案管理工作安全預警機制以及損壞檔案資料的恢復工作，盡可能將損失降到最低限度。

2.3 切實提高檔案管理人員專業化水平

新時期的檔案工作對檔案管理工作人員的崗位技能、崗位意識等提出了全新的要求，檔案管理工作需要相應的理論知識和操作技能的支持。因此，要切實提高檔案管理人員的專業水平，掌握專業的檔案管理知識技能，高質量、高效率地開展工作，保證檔案管理工作的規范性及有效性。

一是，引進專業管理人才。城市網格化綜合管理中心負責人要充分認識到檔案管理工作在日常管理工作中的重要作用，適當加大檔案管理工作經費的投入。在工作人員的招錄過程中，優先考慮接受過專業檔案管理教育培訓的人才，并對新招入的工作人員進行相應的業務培訓。

二是，加強繼續教育培訓。從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地對檔案管理人員定期開展崗位培訓和繼續教育，以增強管理人員的檔案管理知識和專業技能。 檔案管理人員可以通過與其他檔案工作先進單位的交流，借鑒其他單位先進的檔案管理經驗，認真總結在工作中出現的問題，從而提高檔案管理水平。

三是，提高檔案管理技術。伴隨計算機信息技術在社會各個領域的廣泛應用，檔案管理領域也開始借助這一先進技術來提高自身管理效率和管理水平。檔案管理人員除了需要掌握現有的檔案管理知識外，還應在此基礎上不斷地學習新的管理技術，熟練地掌握檔案管理信息化操作系統和平臺，并與數字化、智能化、科技化的手段相結合，不斷提高和完善檔案管理技術。

3 結束語

在城市網格化綜合管理中心的日常管理中，檔案管理工作也是極其重要的組成部分，檔案管理工作的質量和效率會影響整個中心的工作質量。城市網格化綜合管理中心應通過全面增強檔案意識、健全完善檔案管理制度和切實提高檔案管理人員專業化水平等措施，積極探索創新檔案管理模式、提高檔案管理水平、提升檔案利用效率，使檔案管理工作更好地為整合城市公共資源、加強城市管理效能服務。

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