試析事業單位檔案管理信息化的建設與發展

黃真

摘 要：檔案管理是事業單位發展的重要方法，也是確保我國未來經濟發展的重要資料。但是由于檔案管理相對來說比較復雜，所以在進行檔案管理的時候，需要使用較為先進的技術和方法。計算機網絡的出現對于事業單位檔案管理具有十分重要的作用和意義，計算機在事業檔案管理中的使用，改變了傳統的事業單位檔案管理的方法，并逐漸開始向信息化的檔案管理方面進行轉變。筆者通過對事業單位檔案管理中存在的問題進行深入的研究和分析，針對性的提出了相應的處理方法和對策，希望可以為我國事業單位檔案管理信息化發展鋪平道路。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；發展

1 事業單位檔案管理信息化的特點和任務

1.事業單位檔案信息化建設指引著事業單位信息化建設的方向

對于事業單位來說，其自身的檔案管理建設關系到整個單位的未來發展方向。檔案管理對于事業單位來說，是十分重要的，其中不但含有很多重要的信息資源，而且通過全面的數據資源共享，可以提升檔案信息的綜合共享。事業單位檔案管理資源共享，不但能夠實現信息的遠程化管理和控制，還能夠實現事業單位日常工作的全面公開，對于提升工作效率實現事業單位的相應改革，具有十分重要的作用和意義。目前電子設備在事業單位檔案管理中的應用十分普遍，而且對于電子檔案的管理和使用已經十分成熟。通過提升整體檔案的管理水平，能夠實現我國事業單位未來發展和建設方向的確定。

2.事業單位檔案信息化對于檔案價值的發掘和拓展有著重要作用

對于事業單位檔案來說，其自身的合理管理和控制，能夠實現檔案信息在時空上的突破，可以利用計算機網絡的共享特點，實現任意位置對相應信息的查詢，進而實現了對檔案信息地點限制的突破。對于目前事業單位檔案的管理，利用信息化的管理方法，能夠實現檔案資源利用率的提升，對于全面提升我國事業單位檔案的使用效率具有重要的作用和意義。

3.事業單位檔案信息化的建設從本質上改變了檔案信息管理的方式和途徑

對于檔案管理來說，在以往的時候，所采用的一般是紙質檔案的方式，隨著計算機的普遍使用，開始將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案。電子檔案的使用，可以通過網絡平臺以及相應的設備實現全面的檔案拓展和使用。對于傳統檔案的管理和保存，會由于載體和時間的影響，出現信息資源的丟失。采用信息化檔案管理，能夠提升檔案信息管理的綜合水平，對于我國檔案事業的發展和不斷進步具有十分重要的促進作用。

2 當前事業單位檔案信息資源建設的兩大任務

1.當前事業單位檔案的目錄數據庫和部分全文數據庫的建設

為了實現事業單位檔案的全面發掘和使用率的提升，需要根據事業單位檔案管理部門的自身工作水平和服務水平，對檔案的數據庫進行全面的建設和不斷的完善。在使用計算機進行檔案電子化信息化處理的時候，需要利用計算機的檢索軟件，建立全面的檢索系統，實現電子檔案的快速調取和檢索。在目前進行建設的時候，需要對檔案的資源進行全面的管理，然后對原有的檔案進行全面的錄入和入庫工作。對于特殊的檔案，容易損毀和使用頻率較高的，需要對其進行全面的時間控制，確保能夠進行合理的網絡查詢，實現信息的全面網絡化共享。

2.對事業單位電子文件資源的入檔以及電子檔案的管理

對于事業單位來說，自身檔案的電子化轉化是目前十分困難的工作。這主要是由于進行檔案入檔的文件必須要具有檔案的完整性，而且需要對其自身的有效性和規范性進行控制和管理。對于其中的很多原有檔案，需要進行自身信息的整理和錄入，然后對于整個電子檔案的錄入需要有全面的監督工作。進而完全實現電子檔案的合理保密，實現對電子檔案的綜合防護和管理。

3 我國事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題和原因的探究

對于我國的事業單位來說，目前以及開始了全面的檔案管理信息化建設，但是在進行建設的時候，其中仍舊存在很多相應的問題。現在對其中存在的問題進行全面的分析和總結。對于檔案管理工作來說，不管是領導者還是工作人員，對檔案管理的工作認識還不夠透徹。有的領導者和工作人員認為檔案管理工作并不是十分重要，而且對檔案管理中的相應經費也進行一定的推遲和擱置，導致檔案管理建設工作出現資金不足的相應問題。另外通過對事業單位檔案運作管理人員進行素質分析發現，很多工作管理人員自身的素質不夠高。很多檔案管理人員都不是檔案管理專業的人員，對于計算機以及軟件的使用和不熟練。再加上有的工作人員年齡比較大，對于計算機等高新知識的學習比較慢，在進行處理相應檔案的時候，容易出現難以快速找到對應檔案的問題。

4 針對以上提出的問題及原因的一些建議

1.加強對事業單位檔案建設相關人員的深入教育和啟發

為了全面解決事業單位檔案管理信息化建設中的相應問題，需要首先對相應的領導者和工作人員進行全面的深入教育。通過深入的教育，能夠讓工作人員認清檔案管理工作的重要性，對于檔案的分類和編目等問題，能夠有較為良好的認真的處理方式。另外還需要將檔案管理工作融入互聯網技術中，利用較為先進的軟件對檔案進行檢索和查詢，提升事業單位檔案管理工作的全面發展和不斷進步。

2.增加對事業單位檔案信息化建設資金的投入

對于事業單位檔案信息化建設的資金，一定要確保專款專用，防止出現專款挪用的現象，對于檔案管理中所需要的硬件和軟件設備，需要進行及時的配齊。只有這樣才能夠真正促進事業單位管理水平的不斷提升，進而實現事業單位信息化的快速建設。

3.加強對事業單位檔案工作人員的技術培訓的素質的提高

對于事業單位檔案管理工作來說，其整個過程都需要有較為專業的工作人員對其進行管理和控制。因此需要對參與檔案管理工作的相應人員進行全面的技術培訓，提升所有工作的素質，實現檔案管理工作水平的提升。對于每個參與事業單位檔案管理工作的人員，都要進行相應的崗前培訓，實現對事業單位人才水平的控制和提升，為事業單位檔案管理信息化建設，奠定人才基礎。

5 結束語

對于事業單位檔案管理來說，信息化是其發展的重要方向，所以事業單位的檔案管理水平，是決定事業單位本身未來發展的重要環節。對于事業單位的發展來說，需要對其自身的檔案管理引起相應的重視，確保檔案管理貫穿于整個事業單位組織建設和質量建設的多個方面。與此同時，還需要對檔案管理的信息化進行相應的管理和控制，確保對相應管理方法和管理信息的共享，推動社會和國家的快速發展和不斷進步。

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